Клиент-банка“ и документооборот

Има ли нужда една банка от система "клиент-банка"?

В зависимост от внедряването на системата "клиент-банка" те могат да решават различни задачи - от организиране на обмен на информация като "платежно нареждане - извлечение по сметка" до пълна автоматизация на целия документооборот между клиент и банка. Според нас, за да бъде ефективна, системата „клиент-банка“ не трябва да се ограничава само до предоставянето на възможност за обмен на прост набор от документи като едни и същи платежни нареждания и извлечения по сметки, но и да пропуска през себе си огромното мнозинство от клиентските документи.

Отговор на въпроса дали си струва внедряването на системата банката може да получи, като разгледа предимствата и недостатъците на подобно внедряване за себе си и своите клиенти (Таблици 1 и 2).

Таблица 1. Предимства и недостатъци на внедряването на системата "клиент-банка" за банката

Предимства недостатъци

Спестява време на касиерите за получаване и обработка на клиентски документи	Изисква разходи за придобиване или създаване на система, нейното внедряване и обучение на служителите
Позволява ви да обедините работата с документите на клиентите и да им предоставите разнообразна справочна информация	Изисква разходи за поддръжка (включително комуникационни канали с висока честотна лента при обслужване на голям брой клиенти)
Действа като мощен фактор в конкуренцията за клиенти
Позволява ви да получавате допълнителни средства под формата на такса за използване на системата от клиенти

Таблица 2. Предимства и недостатъци на внедряването на системата "клиент-банка" за клиента

Естествено, в зависимост от конкретното изпълнение на системата, горните "плюсове" и "минуси" могат да бъдат както допълвани, така и намалявани, и очевидно,че от него до голяма степен зависи дали системата ще оправдае първоначалните разходи.

Друг важен въпрос за банките е дали да напишат системата сами или да използват разработката на трета компания. Има много примери за неуспехи на проекти на „самоизработени“ системи, тъй като дори опитни разработчици на банков софтуер не винаги са в състояние да вземат предвид всички характеристики на работата с различни клиенти и различни документи. От друга страна, производствените фирми на IIU не са в състояние да вземат предвид спецификата на всяка конкретна банка (това е особено вярно за големи банки с голям външен документооборот с клиенти, кореспондентски банки, клонове, клонове и т.н.) и внедряват системи не под формата на „опаковани“ продукти, а под формата на гъвкави модулни системи, което понякога изисква значително време за инсталиране на системата в конкретна банка, но в същото време гарантира, че той ще получи точно продукта, който това е той.

Следователно правилният отговор на този въпрос, според нас, е изборът на готова система, но съзнателен избор, особено след като в допълнение към системите, предлагани от производителите на ABS, днес има достатъчен брой разработки на независими производители, които не им отстъпват на пазара - от обичайния тип "клиент-банка" до по-общи системи за автоматизация на отдалечен работен процес, които осигуряват, като специален случай, автоматизация на работния процес с клиенти, клонове, кореспондентски банки и др.

Общи изисквания за организация на отдалечен работен процес

За разлика от пощенските системи, системите "клиент-банка" работят с документи като с взаимосвързани обекти. Следните свойства отличават документ от обикновена бележка:

определена логика на обработка (всеки документ в ясно определени случаи трябва да генерираопределен нов документ или да бъде архивиран);
фиксирана форма (това е удобно за автоматизирана обработка на документи);
конфиденциалност (като правило) и защита срещу подправяне чрез подпис, печат или други средства.

Естествено, системите "клиент-банка" трябва да поддържат всички тези свойства:

В същото време електронен документ в неподписана (т.е. незащитена) форма не трябва да се съхранява на никакъв носител на информация.

Не бива да се забравя, че електронният документ се признава за автентичен, ако е подписан и криптиран само със заверен електронен цифров подпис (ЕЦП) и система за криптографска защита на информацията (CIPF). На практика няма съмнения относно автентичността на електронните подписи, базирани на ключове с дължина най-малко 512 бита, съставени в съответствие с алгоритми на ниво RSA.

Целият процес на преминаване на документа трябва да бъде достъпен за контрол и (на определени етапи) управление.
Да се поддържа пълен архив от документи с контрол върху тяхната автентичност, удостоверяване на лицата, които имат достъп до него и лесна навигация.
Трябва да има ясен механизъм за обработка на грешки при преминаването на документи, дължащи се на повреда в пощенската система, повреда в хардуера или други причини.
Трябва да е възможно да създавате нови типове документи и да изтривате/променяте стари.
Трябва да се осигури стабилност и видимост на работата на системата за произволен брой отдалечени клиенти.

Основни изисквания към системите "клиент-банка".

"Инсталация" - системи и улеснена работа с неяСистемата "клиент-банка" се състои от най-малко две части, които се различават съществено по своите функции - сървър, инсталиран в банката и работна станция на клиента.Транспортната част или идва със системата, или осигурява удобен интерфейс с някаква външна комуникационна система.

За да може банката наистина да почувства ползите от въвеждането на системата "клиент-банка", е необходимо тя автоматично да извършва всички действия по получаване, контрол, предаване и изпълнение на документи, както и други обслужващи функции (например актуализиране на общи указатели), които не изискват намеса на оператор.

Сървърът на системата "клиент-банка" трябва автоматично да извършва всички действия, които не изискват участието на оператор.

Връзката между системния сървър и основната банкова система на банката може да се осъществи или онлайн (което, за съжаление, не е възможно за никоя основна банкова система), или чрез междинно съхранение (офлайн достъп). За да се осъществи който и да е от тези видове комуникация с ABS, системата трябва да осигури проблемно-ориентиран език, който осигурява възможност за работа с най-често срещаните бази данни, както и логически механизми за импортиране и експортиране на информация.

Всички упълномощени лица в банката трябва да имат възможност по всяко време да видят текущото състояние на документа, да контролират и при необходимост да управляват преминаването му.

Изпълнението на това изискване значително повишава използваемостта на системата.

Тъй като повечето от клиентите на банката не са достатъчно напреднали потребители на компютър, клиентската част на системата трябва да бъде максимално лесна за инсталиране, да осигурява удобен интерфейс и да не зависи от оборудването, инсталирано при клиента. Освен това, тъй като служителите на клиента, в много по-малка степен от служителите на банката, са в състояние да разрешават проблеми, възникващи по време на работата на всеки софтуер,мястото на клиента, с цялата си простота, трябва да бъде възможно най-надеждно и "защитено от глупака".

Работното място на клиента на системата "клиент-банка" трябва да бъде възможно най-просто и надеждно при инсталиране и работа.

Ако клиентската част на системата не е инсталирана на компютъра, който се използва от клиента за счетоводство, тогава няма да е излишно да се осигури онлайн комуникация между клиентската част на системата и неговата счетоводна програма (като правило такава комуникация се осигурява с най-разпространените счетоводни системи или е специално "доработена" за големи клиенти и банки кореспонденти).

МащабируемостКолкото повече документи се обработват с помощта на системата "клиент-банка", толкова по правило е по-удобно за банката. Проблемът се крие в съществената разлика между банковите клиенти: те могат да имат различни комуникационни системи (например комуникацията с клиент може да се установи както чрез модем, наета линия, така и чрез електронна поща) и криптографска защита, да извършват различен набор от операции и да получават разнообразна информация от банката. „Сресването“ на клиенти с една четка по правило не е взаимно удобен изход и намалява границите на приложимост на системата.

Системата "клиент-банка" трябва да има модулна структура и да бъде настроена за почти всеки механизъм за работа с клиенти.
Процесите на въвеждане на нови клиенти, както и изтриване и модифициране на съществуващи, трябва да бъдат удобни и да не се ограничават значително.

(Последните две твърдения, повече от останалите, изразяват нашето лично мнение и са отворени за дискусия.)

С увеличаване на броя на документите, обработвани от системата "клиент-банка" (известно е, че някоиклиенти, дневният документооборот е повече от петстотин документа), има нужда от тяхната пакетна обработка. означава:

Необходим е удобен механизъм за групова обработка на документи. В същото време „съдбата“ на всеки документ все пак трябва да бъде „прозрачна“ в рамките на правомощията на клиента.

Допълнителни функцииДокументооборотът между банката и клиентите не се ограничава само до работа с документи. Най-честите спомагателни обекти, използвани при работата на системите "клиент-банка" са указатели и мемо (съобщения). При работа със справочна информация основният интерес представляват така наречените „общи директории“, като банкови идентификатори или валутни курсове. Промените в такива директории или се изпращат централно до всички абонирани клиенти, или стават достъпни за приемане по тяхна инициатива.

Ако обемът на директориите е значителен, тогава когато те се съхраняват в банката, осигуряването на навигация на клиента през тях изисква стабилна връзка за дълго време, което не винаги е възможно. Пълното им прехвърляне след всяка промяна не изглежда разумно. В тази връзка изглежда целесъобразно да се използва механизмът за репликация, когато пакетите с промени в съответните директории се изпращат автоматично на клиентите според даден график.

Интересна е и възможността за репликиране на бази данни за салда по клиентски сметки и документи по тях – в този случай всяко осчетоводяване по клиентски сметки в банката инициира едно и също осчетоводяване в клиентската база данни и е възможно да се генерират извлечения за произволен период директно на работното място на клиента със съгласуването им, ако е необходимо, с обобщеното извлечение, идващо от банката в края на деня.

Централизирано управлениеС увеличаването на броя на клиентите на системата "клиент-банка" и документооборота през нея се постига удобството на управление на системата чрез предоставяне на изключителни правомощия на банката да управлява своята клиентска част, форми и логика на обработка на документи, общи директории и допълнителни услуги. Доскоро в повечето системи "клиент-банка" имаше трудности с централизирана промяна в набора от услуги, предоставяни на клиентите, въвеждане на нови документи и промени във формулярите на съществуващите.

Нуждаем се от удобен механизъм за централизирано дистанционно управление на клиентските работни станции от банката.

Едно от решенията на този проблем е да се постави цялата логика на системата на нейния сървър (например клиентът взаимодейства със сървъра, използвайки стандартен браузър през Интернет). Съществуват обаче решения, базирани на модулността на клиента и широкото използване на механизма за репликация, които позволяват на банката бързо и централно да управлява структурата на клиентските места офлайн.

В същото време клиентът трябва да има достатъчно права в "своята градина" и, разбира се, необходимото централизирано управление на системата от банката не трябва да ограничава свободата му. означава:

Желателно е да има ефективен механизъм за разграничаване на правата на банката и клиентите в рамките на системата "клиент-банка".

Онлайн или офлайн?

Според нас, въпреки бързото развитие на интернет технологиите, онлайн взаимодействието през WWW все още не отговаря напълно на изискванията за електронни системи за управление на документи поради следните причини:

в уеб браузърите няма надеждни системи за криптозащита и електронен подпис;
проблемът със сигурността и поверителността по време на комуникационната сесия не е решен;
няма законово основание за предаване на документи по интернет и контрол на тяхната автентичност;
онлайн въвеждането на документи изисква висококачествена комуникация за доста дълго време, което все още е трудно постижимо в България;
не е възможна пакетна обработка на документи;
организацията на гарантирана доставка на информация е значително усложнена;
организирането на пълноценен достъп на клиента до архиви на документи изглежда проблематично.

Напротив, правилно организираното офлайн взаимодействие по правило включва онлайн като специален случай на постоянна комуникация за известно време,

Казаното в никакъв случай не означава, че всички опити за внедряване на системата "клиент-банка", базирана на Интернет, са обречени на провал - вече съществуват системи за информиране на клиентите с достатъчно висока степен на конфиденциалност за наличностите и движението на средствата по клиентските сметки. Освен това, въз основа на скоростта на развитие на интернет технологиите, след година или две трябва да очакваме появата, поне в Москва, на напълно функционираща система "клиент-банка" през Интернет.

Тъй като проблемът беше обсъден на доста абстрактно ниво, всичко казано за системите "клиент-банка" се отнася за повечето от тези системи за дистанционно управление на документи (с банков клон, отдалечена каса, клирингов център и т.н.).