Копиране на протоколи или правене на извлечения от протоколи - Тази инструкция е разработена в
| Име | Тази инструкция е разработена с цел подобряване на документацията за управление на държавна образователна институция за висше образование. |
| страница | 9/12 |
| Тип | Инструкция |
| Копиране на протоколи или изготвяне на извлечения от протоколи.Извлечения от протоколи се копират от секретаря на колегиалния орган в размер, съответстващ на броя на изпълнителите и заинтересованите лица. |
Поставяне на оригиналния протокол и оригиналните административни документи (заповеди) в досието.Завеждането на протокола в досието се извършва от секретаря на колегиалния орган в съответствие с номенклатурата на делата. Заедно с протоколите могат да се подават само материали, които са неразделна част от протокола: например списъци на присъстващите на срещата, резюмета и текстове на доклади, изказвания, особени мнения на участници в срещата, които не са съгласни с мнението на мнозинството и т.н. Оригиналната заповед, заедно с приложенията, се завеждат в делото от служител на отдела DOW.
При еднолично решение документите се публикуват от ректора. По правило това са административни (заповеди, заповеди) и организационни документи (наредби, инструкции и др.).
Движението на документи при едноличното вземане на решение включва следните стъпки:
Обосновка на необходимостта от издаване на документ.Като документи, иницииращи решение, могат да бъдат документи, издадени от по-висши органи и организации, или издадени преди това документи науниверситет. Решението може да бъде инициирано и от вътрешни документи като становища, бележки, актове, протоколи и др., Ако съдържат информация, обосноваваща решението. Решението на ректора за изготвянето на документа се изразява под формата нарезолюциявърху документа, иницииращ решението, или устна заповед. Изготвянето на проект на документ може да бъде инициирано от ръководителите на структурни подразделения въз основа на техните длъжностни характеристики.
Изготвяне на проектодокумент.Проектодокументите се изготвят от специалисти на структурни подразделения. Ако проектът на документа засяга интересите на различни структурни подразделения, представители на тези подразделения участват в изготвянето на проекта. За изготвяне на проекта с решение на ректора може да се създаде временна работна група. Отговорността за навременното и качествено изготвяне на проект на вътрешен документ се носи от длъжностното лице, на което е възложено неговото изпълнение.
Подаване на проектодокумент за съгласуване.Необходимостта от съгласуване е особеност на документите, издавани с еднолично решение. По правило се извършва вътрешно одобрение на проекта на документа. Вътрешно одобрениесе издава с виза, поставена в долната част на последния лист на проекта на документа (в заповеди, заповеди), на гърба на последния лист на документа (в правилник) или на отделен лист за одобрение. Външно одобрение се извършва в случаите, когато проектодокументът засяга интересите на други организации. Външното одобрение се извършва след вътрешно одобрение исе издава с печат за одобрение, който се поставя в долната част на последния лист на проектодокумента или на отделен лист за одобрение.
Препоръчително е да се извършивиза в рамките на два до три работни дни.
Процедурата по одобрение приключва с връщане на проектодокумента на изпълнителя.
Редакция на проектодокумента според коментарите(ако е необходимо). След завършване проектодокументът се изготвя от отговорния изпълнител на стандартни листове хартия А4 с шрифт N 13 в съответствие с правилата за издаване на съответните видове документи (като се посочва статусът на документа: ПРОЕКТ).
Ако проектодокументът е изготвен от името на организацията майка, той се изпраща на организацията майка с мотивационно писмо. В същото време проектът на документа се одобрява от ректора.
Повторно одобрение на проектодокумента(ако е необходимо). Повторното одобрение е необходимо, за да могат всички заинтересовани служители да поставят визи върху екземпляра от документа, който ще бъде предоставен на ректора за подпис.
Финализиране на документа. Проект на административен документ (заповед, инструкция), съставен в съответствие с изискванията на тази инструкция с всички приложения, се предава на отдела на предучилищната образователна институция за окончателна обработка заедно с електронна версия на проекта на документ и приложения (на дискета), където документът се съставя под формата на заповед (инструкция) в съответствие с правилата за деловодство и се предава за подпис на ректора.
Контролът върху правилното изпълнение на административните документи се извършва от служители на отдел DOW.
Окончателното изпълнение на други вътрешни документи се извършва от отговорни изпълнители в съответствие с правилата за изпълнение на съответните документи, установени с тази инструкция.
Отговорността за правилното изпълнение на вътрешните документи се носи от ръководителите на тези структуриотдели, където са изготвени документи.
Подписване на документ (вземане на решение). Подписът на ректора превръща проектодокумента в пълноценен, правно обвързващ документ. Подписът на ректора се полага или върху печата за одобрение, или под текста на административния документ и се съставя в съответствие с правилата за издаване на тези данни. По правило се подписва едно копие от документа, което става оригинален документ.
Регистриране на документ. Заповедите и инструкциите се регистрират в отдела на предучилищната образователна институция за съответните групи (заповедите за персонала на служителите се регистрират в отдела за персонал). Други вътрешни документи се регистрират на мястото на съставяне в съответствие с номенклатурата на делата на университета.
Репликация на документи. Копирането на административни документи се извършва от отдела на предучилищната образователна институция в размер, съответстващ на броя на изпълнителите и заинтересованите страни.
Издаване на копия и извлечения от документи. Копие е пълно и точно възпроизвеждане на съдържанието на документи на хартиен носител или в електронен вид, извършено по установения ред и правила.
Копие от документа се прави и издава с разрешение на ректора (заместник-ректорите по контролираните въпроси) или ръководителя на структурното звено, където е съставен документът.
Допуска се копиране на документи, издадени от други институции, при решаване в съответствие със законодателството на Република България на дела, свързани с приемането на граждани на работа, обучение, задоволяването на техните трудови (жилищни и др.) права, както и при оформяне на личните им досиета (копия от дипломи, удостоверения за получено образование).
Когато правите копия на документи, свързани с правата и интересите на гражданите, върху документ сна което е направено копие, да се отбележи от кого и кога е издадено, а върху самото копие - бележка, че оригиналът се съхранява в университета.
Копие от документа се възпроизвежда машинописно, чрез оперативен печат (включително компютърен). Когато правите машинописно копие, текстът на документа се препечатва изцяло, включително елементите на формуляра (с помощта на конвенционални символи - „отпечатък на печат на организация“ и др.).
В горния десен ъгъл на копието е изписана думата "Копие". При издаване на копие от копие напишете "Копие от копие".
За да придаде законна сила на копие, то трябва да бъде заверено от длъжностно лице, което удостоверява пълното му съответствие с оригинала. Маркировката за заверка на копие се прави в съответствие с правилата за издаване на този реквизит.
В опростен вид, без да се посочва длъжността на свидетеля и датата на заверка, може да се завери копие от изходящия документ, който остава в университета.
Позволено е да не се поставя маркировка върху заверката на копие върху копия от заповеди и инструкции, издадени от отдела на предучилищната образователна институция за работа в структурни подразделения.
При изпращане на копие от документа на друга организация или предаването му, завереното копие се заверява допълнително с печат, потвърждаващ съответствието му с оригинала.
Извадката е точно възпроизвеждане на фрагмент от съдържанието на документ на хартиен носител, съставен в съответствие с установената процедура и правила.
Извлечение се издава в случаите, когато по една или друга причина копирането е невъзможно (например поради поверителността на информацията, съдържаща се в документа) или неподходящо (например поради значителен обем на съдържанието на документа).
Всъщност извлечението действа като копие на документа. В нормативната правнаизискванията за извлечения не са определени в актове, поради което е допустимо да се изготвят в съответствие с изискванията за копия на документи.
Реквизитите на извлечението са: наименованието на документа; заглавие на текста (сочи към изходния документ, формулиран в родителен падеж - „от.”); текст (фактически извлечение от документа, точно възпроизвеждащ неговия фрагмент); заверителен надпис.4.2. Регистрация на документиРегистрация на документи- запис на пълномощия за документ в предписаната форма, фиксиране на факта на неговото създаване, изпращане или получаване.
Регистрацията на документи се извършва в съответствие със следните принципи.
Всички документи, изискващи оформяне и използване за справочни цели, подлежат на регистрация.
Регистрирани документи, постъпващи от други организации и лица, както и създадени - вътрешни и изпратени.
Документите се регистрират независимо от начина на тяхното доставяне, предаване или създаване.
Документите се регистрират еднократно, т.е. веднъж на едно място.
При прехвърляне на документ от един отдел в друг, нов регистрационен номер не се поставя върху документа.
Входящите документи се регистрират в деня на получаване, в краен случай на следващия работен ден; изходящи и вътрешни - в деня на подписване или одобрение.
Регистрирането на входящи, вътрешни и изходящи документи се извършва на местата за изпълнение и създаване на документи. Документи, получени от органи и ръководство на всички нива, висши организации, подчинени организации (клонове, представителства), представени за разглеждане от ректора на университета, административни документи и кореспонденция, подписана от ректорарегистриран в DOE. Документи, създадени в областите на дейност на университета, могат да бъдат регистрирани в структурни подразделения.
Документите, изпратени или получени по факсимилни канали, се регистрират в структурните звена, които ги приемат и предават.
Правила за регистрация на документи:
01 - индекс на отдела на предучилищната образователна институция според класификатора на структурните подразделения;
02 - номер на дело "Заповеди и инструктивни писма на Федералната агенция по образованието, изпратени за информация" съгласно номенклатурата на делата;
65 е поредният номер на документа.
Регистрационният номер на административния документ (заповед, инструкция) се състои от поредния номер на документа и буквата според класификатора на административните документи.
Например номерацията на поръчка 125-З1О означава:
З1О - код на заповедта за персонала на студентите, получаващи първо висше образование в основната програма в стандартните срокове за задочно обучение;
125 - пореден номер на поръчката.
За регистриране на входящи документи се използва печат, който се поставя в долния десен ъгъл на лицевата страна на първия лист на документа. В регистрационния печат се посочва датата на получаване на документа и неговия регистрационен номер (входящ).
Регистрацията на изходящи документи се различава от регистрацията на входящи документи всъщност само по едно нещо: серийният регистрационен номер се поставя върху формуляра на специално определено място.
При регистрация информацията за документа се въвежда в специални регистрационни форми. В университета се препоръчва да се използват регистрационни дневници или регистрационни и контролни карти (RKK) за регистрация на документи. Възможно е използването на компютърни формуляри за регистрация, при условие че са дублиранихартиен носител.
При създаването на система за извличане на информация за документи трябва да се вземат мерки за осигуряване на безопасността на данните в системата.
По време на регистрацията в дневника информацията за регистрираните документи се въвежда в специални колони на дневника. Всеки лог масив има своя собствена лог форма. Формуляри на дневници за регистриране на входящи и изходящи документи са дадени вПриложение № 18. Препоръчва се използването на специален дневник (Приложение № 19) за регистриране на факс съобщения.