Лекции Изучаване на системи за управление

Система за управление: концепция, структура, насоченост

СИСТЕМЕН ПОДХОД КЪМ ИЗСЛЕДВАНЕТО НА УПРАВЛЕНИЕТО НА ОРГАНИЗАЦИИ

Съвременните научни изследвания в областта на управлението на организациите са системни изследвания.

Обикновено системният подход се разглежда като един от редица методи за изучаване на управлението на организация. Традиционно системният подход се разглежда в триединство с процесния и ситуационния подход.

Въпреки това едва ли е разумно да се разглежда системният подход като едно от многото направления, което е алтернатива или допълнение към други подходи към изучаването на управлението.

Системният подход предполага, че всеки изследван обект е:

първо, цялост, която има възникващи свойства, породени от взаимодействието на съставните й елементи;
второ, елемент от макросистемата, позицията в която до голяма степен определя нейното собствено състояние.

Ако тези основни положения на системния подход не бъдат взети предвид, тогава други области на изследване на управлението няма да позволят получаването на наистина обективни научно обосновани резултати.

Следователно процесният подход може да бъде научен само при условие, че процесът се разглежда като динамична система, която е набор от взаимосвързани и съставляващи едно цяло етапи. Ситуационният подход също може да даде резултати само когато ситуацията се анализира като цялостен набор от взаимосвързани фактори, които имат единно интегрирано въздействие.

Системният подход е общата методологическа основа на всички други подходи за изучаване на управлението, които съществуват и не се прилагат заедно с него,но в неговите рамки и в съответствие с неговите принципи.

Основата на системния подход е общата теория на системите, която е инициирана от австралийския биолог Л. Берталанфи. Той вижда целта на тази наука в търсенето на структурно сходство на законите, установени в различни дисциплини, въз основа на които е възможно да се изведат общосистемни модели.

В тази връзка системният подход е една от формите на методологично познание, свързано с изучаването и създаването на обекти като системи, и се прилага само за системи (първата характеристика на системния подход).

Втората характеристика на системния подход е йерархията на знанията, която изисква многостепенно изучаване на предмета: изучаването на самия предмет е „собствено“ ниво; изучаването на предмета като елемент от по-широка система - "висшето" ниво и изучаването на предмета във връзка с елементите, които съставляват този предмет - "по-ниското" ниво.

Следващата характеристика на системния подход е изучаването на интегративните свойства и модели на системи и комплекси от системи, разкриването на основните механизми за интегриране на цялото.

Системният подход изисква да се разглежда проблемът не изолирано, а в единството на връзките с околната среда, да се разбере същността на всяка връзка и отделен елемент, да се направят асоциации между общи и частни цели. Всичко това формира специален метод на мислене, който ви позволява гъвкаво да реагирате на промените в ситуацията и да вземате информирани решения.

Такасистемният подход е подход към изследването на обект (проблем, явление, процес) като система, в която се идентифицират елементи, вътрешни и външни връзки, които най-съществено влияят върху резултатите от нейното функциониране, и целите на всеки от елементите се определят въз основа на общата целобект.

На практика за прилагане на систематичен подход е необходимо да се предвиди следната последователност от действия:

формулиране на изследователската задача;
идентифициране на обекта на изследване като система от околната среда;
установяване на вътрешната структура на системата и идентифициране на външни връзки;
определяне (или задаване) на цели за елементите въз основа на проявения (или очаквания) резултат от цялата система като цяло;
разработване на модел на системата и провеждане на изследвания върху нея.

В момента много работи са посветени на системните изследвания. Общото между тях е, че всички те са посветени на решаването на системни проблеми, в които обектът на изследване е представен като система.

Принципи на системен подход към изучаването на управлението.

1. Принципът на целостта. Състои се в наличието на нови възникващи свойства в системата, генерирани от взаимодействието на елементите, които съставят системата. Това е причината за принципната несводимост на свойствата на системата към сумата от свойствата на съставните й елементи.

2. Принципът на съвместимост на елементите на цялото. Една система може да съществува като цяло само когато съставните й елементи са съвместими помежду си. Именно тяхната съвместимост определя възможността и наличието на връзки, тяхното съществуване или функциониране в рамките на цялото. В същото време съвместимостта трябва да се разбира не само като свойство на елемент като такъв, но и като негово свойство в съответствие с позицията и функционалния статус в това цяло, отношението му към системообразуващите елементи.

4. Принципът на лабилизация на функциите. В процеса на развитие на системата за управление, нейните функции се променят, придобиването на нови функции с относителна стабилност на статикатахарактеристики (състав и структура). Това явление характеризира понятието лабилност (нестабилност) на функциите на системата за управление. В действителност лабилността на контролните функции се наблюдава доста често.

5. Принципът на итерацията. Всяко изследване е процес, който включва определена последователност от операции, използване на методи, оценка на предварителните, междинните и крайните резултати. Това характеризира итеративната структура на изследователския процес.

6. Принципът на вероятностните оценки. При изучаването на управлението не винаги е възможно да се оценят точно всички причинно-следствени връзки, т.е. представя обекта на изследване по детерминистичен начин. Много явления, връзки и процеси имат вероятностен характер. За да се представи систематично даден обект, е необходимо да се използват не само ясно определени, но и вероятностни оценки.

Тези принципи на систематичност могат да бъдат полезни и могат да отразяват наистина систематичен подход само когато те самите се вземат предвид и се използват систематично, тоест във взаимозависимост и във връзка един с друг.

Очевидно е, че систематичното изследване на управлението трябва да се основава на ясна и обоснована дефиниция на самото първоначално понятие „система за управление“. Като цяло системата за управление може да бъде представена като набор от взаимосвързани елементи, които осигуряват изпълнението на процеса на управление, насочен към постигане на поставената цел. Системата за управление е многоизмерна. За да го разберете, не е необходимо едно определение, а определен набор от определения. Всички идентифицирани аспекти на управлението трябва да имат значително и независимо значение и всички елементи във всеки от аспектите трябва да бъдат интегрирани ведно цяло.

Така системата за управление на организацията е:

цялостно единство на видовете дейности, съставляващи процеса на управление: преобразуващи, когнитивни, ценностно-ориентирани, комуникационни и контролни;
набор от общи функции на управлението на организацията, интегрирани в едно цяло: планиране, организиране, координиране, мотивиране;
съвкупност от взаимодействащи единици, които изпълняват управленски функции;
съвкупност от функционално обособени области на управленска дейност.

СТРУКТУРА НА СИСТЕМАТА ЗА КОНТРОЛ

Управлението на системата е многостранно.

Първо,системата за управление е интегрално единство от видовете дейности, които съставляват процеса на управление:преобразуващи, когнитивни, ценностно-ориентирани, комуникационни и контролни (фиг. 25). Без всеки от тях е невъзможно да се извършват други дейности. Така че без трансформираща дейност, която е контролното действие на субекта на управление върху обекта на управление с цел получаване на полезен резултат, не са възможни нито познаването на този обект на управление, нито ценностната ориентация, нито осъществяването на комуникации.

Фиг. 25. Системата за управление като цялостно единство от видове управленски дейности

Второ,системата за управление е интегрална съвкупност от функционални подсистеми на организацията, като администрация, планиране, снабдяване, маркетинг и други (фиг. 26). Отделно изпълнение на отделни управленски функции е невъзможно. Те могат да бъдат реализирани само във взаимно договорено единство.

Фиг. 26. Система за управление като цялоединство на управленските функции

Трето,системата за управление е съвкупност от взаимодействащи единици, които изпълняват управленски функции: отдели, бюра, цехове и секции(фиг. 27). Само съвместната координирана дейност на всички отдели на предприятието може да осигури рационалното функциониране на организацията.

Фиг. 27. Система за управление като набор от взаимодействащи единици

Четвърто, системата за управление е съвкупност от функционално обособени области на управленска дейност. Това включва структурирането на системата за управление на организацията във функционални подсистеми, всяка от които представлява едно цялостно и фокусирано върху изпълнението на определена образователна функция. Процесите на структуриране могат да се осъществят в три различни форми и да доведат до формирането на три вида функционални подсистеми (фиг. 28).

1.Попредметно структуриране. Изолирането на подсистема в рамките на системата за управление на организацията е разпределението на определена предметно ограничена област. Тези подсистеми включват: управление на персонала (PM); управление на поддръжката на производственото оборудване (МА); управление на формирането и използването на материални и енергийни ресурси (УР); управление на инфраструктурата (IM); финансов мениджмънт (FM); управление на създаването, внедряването и поддържането на производствения продукт (SCP). Управленските действия в рамките на предметно-специфичните подсистеми имат пряко въздействие върху работата на организацията.

2. Структуриране на процеса. Разделянето на функционална подсистема включва разпределяне на областта на изпълнение на определен процес на управление. Като такива подсистеми можеразгледайте: стратегическо управление (SM), управление на иновациите (IM), текущо планиране (TP), подготовка на дейностите (PD), оперативно управление (OS), счетоводство и контрол (MC). Влиянието на управленските действия в рамките на подсистемите процес по процес върху работата на организацията се осигурява чрез тяхното прилагане в конкретни предметни области. По този начин планирането може да има формиращ ефект върху резултатите от производството, доколкото се извършва в конкретни предметни области, т.е. това е не само планиране като цяло, но и планиране на персонала, материалните и енергийните ресурси, създаването и продажбата на продукт и др.

Както предметно, така и процесно избрани подсистеми, от своя страна, се подразделят на подсистеми от второ ниво. Освен това, всяка от тези подсистеми може също да бъде структурирана въз основа както на специфични за предмета, така и на принципи процес по процес. Например управлението на инфраструктурата се подразделя, от една страна, на управление на ремонта, управление на инструменти, управление на транспорта и т.н., а от друга страна, на планиране, оперативно управление, счетоводство и т.н.

3.Структуриране според съществените свойства на организацията. Така могат да се разграничат следните: управление на изпълнението (PE), управление на разходите (CS), управление на качеството (QM), управление на имиджа на организацията (OI) и управление на дейността (UA).

Функционалните подсистеми от трети тип заемат специално място в системата за управление на организацията като цяло. Те не са в състояние пряко, сами по себе си, да осигурят изпълнението на съответните управленски функции. Това е възможно само чрез опосредстващото участие на функционални подсистеми от първи и втори тип.

И така, контролната функциякачество” може да се реализира само чрез осигуряване на подходящо ниво на изпълнение на широк спектър от функции от първия и втория тип, по-специално като управление на иновациите, подготовка на дейности, управление на поддръжката на оборудването, управление на персонала, управление на създаването на производствен продукт. В същото време ролята на самата функционална подсистема за управление на собствеността се състои главно в ясната ориентация и координация на съответните дейности на други функционални подсистеми, разпределени по субект и процес по процес. По отношение на управлението на качеството това предполага формирането на подходяща ориентация на подсистемите за управление на иновациите, подготовка на дейности, управление на персонала и др.

Управлението на дейността, като една от функционалните подсистеми на управлението на собствеността, се осъществява чрез други подсистеми на системата за управление на организацията. Освен това нейното изпълнение се осъществява на практика чрез целия набор от функционални подсистеми, включително чрез подсистемите за управление на други свойства на организацията.

Фиг. 28. Система за управление като съвкупност от функционално обособени области на управленска дейност

Пето,системата за управление е единството на управляващите и управляваните подсистеми на организацията, тъй като функцията за управление може да се реализира само във взаимодействието на обекта и субекта на управление (фиг. 29). Следователно можем да говорим за принципното съвпадение на контура на управлението на организацията и контура на самата организация.

Фиг. 29. Система за управление като единство от управление и управлявани подсистеми