Microsoft Word за технически писател
Михаил Острогорски, Екатерина Потапова, 2004 г
1. Въведение
Този преглед съдържа редица лични препоръки за дизайна на документи в текстообработващата програма Microsoft Word. Тези препоръки ще бъдат полезни за разработчици на техническа документация, технически писатели, системни анализатори, изследователи - всеки, който трябва да използва текстообработваща програма, за да подготви големи, сложно структурирани документи.
Рецензията няма претенции за изчерпателност. Основната му задача е да предупреждава читателя за най-честите грешки, допускани при изготвянето на документи. В допълнение прегледът показва как документ, създаден в Microsoft Word, може да бъде направен така, че да отговаря на някои специфични изисквания на GOST.
Горните препоръки обикновено са насочени към създаване на документи със следните свойства:
2. Насоки за стилове на именуване
Този преглед предлага следните правила за именуване на стилове:
- Имената на стиловете трябва да са кратки, но ясни. Стремете се да гарантирате, че целта на стила като цяло е ясна от името му без допълнителни обяснения.
- Въведете имената на стиловете на латиница. Не използвайте знаци от националната азбука в имена на стилове, дори ако версията на Microsoft Word, която използвате, го позволява.
- Формирайте имена на стилове от английски думи и съкращения. Например стилът на рамката би бил по-добре наречен Inset, а не Vrezka.
- Не използвайте интервали в имената на стиловете. Интервалите могат просто да бъдат пропуснати или вместо това могат да бъдат въведени долни черти.
- Винаги използвайте един и същи принцип за многословни стилови имена. Обикновено части от името се пишат заедно с главна буква (ЗабележкаВажно),или с малка буква през знака за долна черта ( note_important).
- Опитайте се да съставите имена по такъв начин, че когато са подредени лексикографски, стиловете, които са подобни по функция, са един до друг. Например inset_note, inset_warning, а не note и warning.
- Наименувайте стиловете така, че да се открояват ясно в списъка със стандартни стилове. Например, всяко име може да започва с някакъв префикс, който е стандартен за проект или организация.
Документите на Microsoft Word могат да се обработват от различни помощни програми на трети страни. Това могат да бъдат например конвертори за конвертиране на документи в HTML или WinHelp. Такъв софтуер не винаги обработва правилно интервали, национални азбуки и други не съвсем програмни детайли в имената на стилове.
3. Използвайте само чисти стилове
Украсете текст само със стилове, без да използвате ръчно форматиране в допълнение към тях. Ако имате нужда да стилизирате абзац или ред по начин, който не е стандартен за документ, по-добре е да отделите време за създаване на допълнителен специален стил.
Пример 1: До какво води ръчното форматиране?
Да приемем, че всички абзаци от основния текст започват с червена линия, но искате първите абзаци на секциите да нямат червена линия. След това взимате и ръчно правите нулев отстъп във всеки такъв параграф. Накъде води? Първо, ако трябва да върнете отстъпа на първите параграфи на раздели, тази работа отново ще трябва да се извърши ръчно. Второ, можете ли уверено да кажете, без експериментиране, какво ще се случи с отстъпа на коригираните абзаци, ако промените отстъпа на ниво стил?
4. Създайте общ основен стил за няколко подобни стила
Често за подобнифункцията за текстови фрагменти трябва да създава стилове, които са сходни по дизайн, различаващи се по едно или две свойства. Например за страничните ленти "note" и "tip" могат да бъдат създадени стилове inset_note и inset_tip, които имат едни и същи свойства на абзац и шрифт, но различни рамки.
В такива случаи е препоръчително да се създаде допълнителен стил, който има всички дублирани свойства, и от него да се формират всички "сродни" стилове с техните индивидуални характеристики.
Използването на основния стил ви позволява да:
- Бързо създавайте нови свързани стилове. Ако се върнем към примера по-горе, това може да са стилове за други странични ленти: предупреждение, важна информация, примери и т.н.
- Бързо променяйте свойствата на същия тип стилове, например задайте шрифта за всички типове рамки наведнъж.
Основният стил може да не се прилага директно в документа, а само за създаване и автоматично актуализиране на извлечени стилове.
5. Създайте стилове на знаци за избран текст
Често трябва по някакъв начин да промените стила, размера или шрифта на някои думи в текста (например да направите имената на елементите на интерфейса удебелени). За да направите това, обичайно е да използвате подходящите бутони (например получер или курсив) и клавишни комбинации.
Тази практика обаче води до редица неудобства. По-специално, ако след писане на текста стане необходимо да промените стила или размера на шрифта за много елементи от същия тип наведнъж, тогава ще трябва да промените параметрите на всеки избран фрагмент ръчно.
Следователно е по-удобно да създавате стилове на знаци за избрани текстови елементи. В този случай, ако трябва да направите промяна в стила, ще промените параметрите му само веднъж.
Отличителният белег на стиловете на символите е, че те нямат опции, специфични за абзаца.
Можете да зададете клавишна комбинация за всеки стил на знаци. Това ще опрости процеса на прилагане на стилове на знаци.