Образец на книга за регистрация на трудови договори през 2019 г

С всеки служител, съгласно законодателството на България, работодателят е длъжен да сключи трудов договор. Този документ урежда правните отношения между предприятието и служителя, списъка на задълженията и правата, условията на труд и възнаграждението.

Информацията за всеки трудов договор трябва да бъде вписана в специален документ, наречен "Книга за регистрация на трудовите договори".

Защо ви е необходима книга за регистрация на трудови договори

Наличието на книга за регистрация на трудовите договори в предприятия и организации не е задължително.

Въпреки това, този документ е в голямо търсене, както в публичните институции, така и в търговските структури. Най-често това е необходимо в доста големи компании, където има много служители или голямо текучество на персонал, което от своя страна води до поток от трудови договори.

Регистрационната книга се отнася до управленската документация, позволява ви да водите записи на трудовите договори, да ги наблюдавате и, ако е необходимо, бързо да намерите необходимата информация за конкретен договор. По този начин, компетентно и според всички правила проектирана книга:

съдържа цялата информация за трудовите договори на съхранение, включително влезли в сила, изменени, прекратени и изтекли,
отразява средната продължителност на този документ в предприятието (което е важно за статистиката и определяне на стратегията за развитие на организацията).

Трябва да се отбележи, че регистрационната книга в предприятието може да бъде не една, а няколко, например за определяне на срочни, временни или безсрочни трудови договори.

Освен чисто приложните причини за създаване и поддържане на книга трябва да се има предвид и още една важна.момент: може да се изисква, когато фирмата се проверява от специалисти на инспекцията по труда - обикновено този документ е един от първите сред изискваните от тях за представяне.

Кой води книгата за регистрация на договорите

Обикновено отговорността за формирането и поддържането на регистрационната книга се носи от служителя на отдела за персонал, тъй като той е този, който сключва трудови договори и има достъп до всички документи от този вид, съхранявани в предприятието.

Но понякога контролът върху трудовите договори пада върху раменете на секретаря на организацията, заместник-ръководителя или друг служител, назначен за това със заповед на директора на предприятието.

Как се съставя книга

Книгата за регистрация на трудовите договори няма унифициран стандартен образец, така че може да бъде съставена във всякаква форма или по образец, валиден в предприятието. При оформянето му по структура трябва да се спазват нормите на деловодството, а по отношение на текста - правилата на българския език.

Списъкът на задължителната информация, която трябва да бъде включена в книгата, включва:

име на компания;
име на документа;
начална дата на книгата и нейния край;
период на съхранение.

Цялата тази информация е на заглавната страница на книгата.

Основната част на книгата обикновено се оформя под формата на таблица, състояща се от няколко колони и редове (в зависимост от визията на документа от специалиста, който го съставя). Следната информация трябва да бъде включена във формуляра:

дата на сключване на трудовия договор, неговия номер;
фамилно име-бащино име на служителя;
структурно звено, в което работи служителят;
длъжност;
естеството на договора (срочен, безсрочен,временно и др.).

Освен това, ако желаете, във формуляра могат да бъдат включени допълнителни колони, например за всички промени, направени в трудовия договор, допълнителни споразумения към него, дата на прекратяване на договора, подпис на служителя и др.

Как да подредите книга

Законодателството не налага специални изисквания към съставянето на книгата и нейното оформление. Може да се издаде както на обикновен празен лист формат А4, така и на бланката на предприятието. Можете да въведете необходимата информация в документа в ръкописен или печатен вид.

Няма категорична необходимост да се подпечатва книга с печатни продукти, тъй като днес юридическите лица, както по-рано, и индивидуалните предприемачи, са освободени от задължението да използват печати и печати за хартия за подпечатване.

Всяка година се препоръчва да се съставя нова книга за регистрация на трудовите договори и да се поддържа в съответствие с текущите изисквания.

Въпреки факта, че този документ се нарича „книга“, всъщност в повечето случаи това е лист хартия или няколко листа, закрепени заедно с обикновен телбод или груба нишка и номерирани.

Счетоводството в електронен формат вече набира популярност. Този подход има няколко очевидни предимства:

конфиденциалност;
простота на регистрация и попълване на документа;
по-лесен контрол върху неговата безопасност;
минимални разходи.

Съхранение на книгата за регистрация на трудовите договори

Книгата за регистрация на трудовите договори трябва да се съхранява в отдела по персонала на предприятието в отделна папка. В същото време срокът на съхранение на документа не е ограничен от закона. Въз основа на това може да се заключи, четрябва да се съхранява в архива на дружеството за срока, определен с вътрешния правилник, или три години след последното въвеждане в него.