Оформяне на дела

На етапа на подготовка на документи за предаване в архива, в същото време структурните подразделения контролират правилността на формирането на файловете и тяхното изпълнение. По правило се обръща внимание и на правилното изпълнение на делата в текущата деловодна работа.

Оформянето на дела е процес на групиране на изпълнени документи в дело в съответствие с номенклатурата на делата и систематизиране на документите в дело. Обикновеноформирането на дела се извършва в отделите, където са създадени документите или където са прехвърлени за изпълнение. Изключение правят малките организации, където образуването на дела може да се извършва централно. В този случай отговорността за процеса на формиране може да бъде възложена на едно длъжностно лице, отговарящо за воденето на документация (например секретар). Спазването на правилата за завеждане на дела ще помогне, ако е необходимо, бързо да намерите необходимия документ и да гарантира безопасността на делата в бъдеще.

Образуването на ново дело (с изключение на специфични сфери на дейност, където делата могат да имат преходен характер – съдебни и следствени производства, документи на учебни заведения, които се образуват през учебната година и др.) става в началото на служебната година.

"?"Не забравяйте, че това е духовна година. По какво може да се различава от календарния?

„Основните правила за дейността на архивите на организациите“ предвиждатчастична и пълнарегистрация на делата. На частична регистрация на дела подлежат делата със срок на съхранение до 10 години, както и делата, намиращи се в текущото деловодство. Частичната регистрация на делото включва спазване на непълен набор от изисквания: документите се поставят в една папка в съответствие с изискванията за формиране на делото, на корицатадела, основните колони са попълнени (с изключение на информация за държавния архив), документите са поставени в обратен хронологичен ред (виж по-долу), делото не е зашито заедно, в него не е посочен удостоверителен надпис, може да съдържа метални скоби, листовете не са номерирани.

Списъкът с изисквания за пълната регистрация на архивен файл,е разширен: след правилна регистрация файлът ще се съхранява дълго време или постоянно. Формира се въз основа на резултатите от изследването на стойността при последващото й прехвърляне в архива на предприятието или в държавно хранилище. Случаите на постоянно, временно (над 10 години) съхранение и персонал подлежат на пълна регистрация.

"Правилата ..." предвиждат следните изисквания за пълното изпълнение на архивните файлове:

- В делото се групират само изпълнени документи;

- По правило в делото се поставя едно копие (оригинал) на документа;

- Документи, свързани с един и същ въпрос, се поставят заедно (например, ако става въпрос за подготовка на едно разширено заседание, провеждане на конференция, подготовка и изпълнение на един проект и др.);

- Документът се поставя в досието заедно с приложенията към него; приложенията с обем над 250 листа представляват отделен том, който се отбелязва в документа;

- По правило във файла се поставят документи с един срок на съхранение. С други думи, документите с временен и постоянен период на съхранение не могат да бъдат поставени под една и съща корица. Кореспонденцията се групира по правило за една календарна година и се систематизира в хронологичен ред. При продължаване на кореспонденцията по въпрос, започнал през предходната година, документите се включват в делото за текущата година, като се посочва индексът на делото от предходната година. В зависимост от спецификата на предприятието кореспонденциямогат да се групират и за една учебна година, театрален сезон и др. Файлът трябва да съдържа не повече от 250 листа с дебелина не повече от 4 см

В процеса на формиране на дело също е важно да се спазва правилният ред на документите:

- Според хронологичния принцип: датата на получения документ се определя от датата на получаване от организацията, изходящият изпратен - от датата на изпращане до друга организация; личните досиета на служителите се формират при получаване на документи);

- Съгласно въпросно-логичния принцип: във всеки случай документите, свързани с един въпрос, могат да бъдат поставени в пряк хронологичен ред: например конкурентните оферти са подредени в един случай по азбучен ред (по имената на участниците в конкурса), във всяко приложение документите са оформени съгласно предварително одобрен списък или хронологично).

!Важно е да запомните, че при образуване на дела документите се подреждат илив обратна (от документа с „най-нова” дата към най-ранна) или пряка (от „най-ранна” към „последна”) хронологична последователност. Документите по делото в текущото деловодство или делата с кратък срок на съхранение се формират в обратен хронологичен ред, в останалите случаи - в пряка последователност.

Редица изисквания, свързани с регистрацията на делото, се спазват дори на етапа на текущо (канцеларско) съхранение, например, когато става въпрос за дизайна на корицата на делото [2]. За разлика от случай с частично изпълнение (до 10 години съхранение), в архивния случай се попълват всички колони на корицата: име на организацията, структурна единица, индекс на делото, код на архивния файл, номер на дело (том, част) според годишния раздел на обобщения списък на делата, заглавие на делото. При промяна на името на организацията(структурно звено) през периода, обхванат от документите по делото, или когато делото е прехвърлено на друга организация (на друго структурно звено), на корицата на делото се посочва новото име на тази организация или организация-правоприемник, а предишното име на организацията (структурно звено) се поставя в скоби.

Задължителните данни на корицата на делото са броят на листовете в делото, който се поставя въз основа на удостоверителния надпис на делото, и времето за съхранение на делото (в случаите на постоянно съхранение се пише: „Съхранявайте постоянно“. В случаите, когато делото се състои от няколко тома (части), общото заглавие на делото и заглавието на всеки том от частта се поставят на корицата на всеки том или част. В заглавията на делата, съдържащи копия на документи, техните копия са При кандидатстване за държавно съхранение е необходимо да се попълнят съответните графи на корицата, включително името на държавния архив, в който ще бъдат приети досиетата на организацията, кодовете на архива и организацията.

“!” Датите на дела може да не се появяват на корицата на случаи, съдържащи годишни планове и отчети, тъй като те вече са отразени в заглавията на случаите.

В процеса на проектиране на корицата на делото е важно правилно да се определят сроковете за делото. На корицата на делото с арабски цифри са посочени крайните дати на делото - годините на неговото създаване и завършване. Ако делото включва документи, чиито дати са извън последните дати на делото, тогава под датите на делото се прави нов ред за това: „В делото има документи за. години."

Сроковете за дела ще бъдат различни за всеки вид документ:

- За дела, съдържащи организационна, административна и друга документация (протоколи, преписи, писма, докладии др.) - дати на регистрация или съставяне на най-ранните и най-новите документи;

- За дела, състоящи се от няколко тома (части) - последните дати на документите по делото;

- За регистрите на административните документи - точните календарни дати на първото и последното вписване в дневника.

При регистриране на архивно деловътрешен опис на документисе поставя в самото начало. В края му се прави окончателен запис, в който се посочват с цифри и с думи броя на включените в него документи и броя на листовете от вътрешния опис. При необходимост се извършва нов окончателен запис по вътрешния опис и заверка на делото. Съставителят подписва описа.

Пример 4. Формуляр на вътрешен опис на документите по делото

ВЪТРЕШНО ОПИСАНИЕ на единиците документи. хребет Н ______________

N p / p

Индекс на документа

Дата на документа

Заглавие на документ

Брой листове единици. хребет

Забележка

Общо ___________________________________ документи.

(с цифри и думи)

Броят на листовете на вътрешния опис __________________________.

(с цифри и думи)

Длъжност на лицето

състави вътрешна инвентаризация

документи по делото Подпис Подпис препис

---