Организационни и правни въпроси на централизираното счетоводство

Свързани статии

Правото на ръководителя на институцията да прехвърли на договорна основа счетоводството на централизирано счетоводство е залегнало в ал. “в” алинея 2 на чл. 6 от Закона за счетоводството*. Правото на получателя на бюджетни средства да прехвърли правомощията за водене на бюджетно счетоводство на друга държавна (общинска) институция (централизирано счетоводство) е закрепено и в чл. 162 BK RF. Предимствата на създаването на централизирани счетоводни отдели, основите на тяхната дейност ще бъдат обсъдени в статията.

Защо се създават централизирани счетоводни отдели?

При организирането на счетоводството в една институция основният проблем винаги е бил, а с реформата в публичния сектор липсата на квалифицирани счетоводни кадри стана още по-належаща. Този проблем е особено остър в селските райони и населените места. В допълнение, автоматизацията на счетоводния процес, без която е невъзможно да се изпълнят изискванията на Министерството на финансите на България за счетоводно (бюджетно) счетоводство, изисква допълнителни разходи: за компютърна техника, съответен софтуер, за консултантски услуги на разработчик на софтуер, абонаментна такса за използване на правна справочна система. Поддръжката на компютърния парк налага разширяване на щатното разписание поне с едно звено - системен администратор.

Един от възможните варианти за оптимизиране на структурата на институцията е прехвърлянето на функциите за поддържане на счетоводно (бюджетно) счетоводство към централизирано счетоводство.

Основните цели на създаването на централизирано счетоводство са:

решаване на проблема с недостига на персонал;
оптимизиране на бюджетните разходи;
подкрепа за процесите на реформисчетоводно (бюджетно) счетоводство, осигуряващо бърз централизиран преход към актуализирани условия за счетоводство и отчетност;
осигуряване на надеждна отчетност на имуществото и задълженията на публичноправно лице;
подобряване на качеството на счетоводството и отчитането на базата на единна методология, която позволява стандартизиране на счетоводните процедури от момента на създаване на първичен документ до отчитането;
автоматизация на счетоводното (бюджетно) счетоводство на базата на съвременни програми и технологии, унифициране на софтуерните изисквания;
намаляване нивото на корупция в институциите и подобряване на ефективността на управлението.

Обхват на приложение

Прехвърлянето на счетоводни (бюджетни) счетоводни функции към централизирани счетоводни отдели е целесъобразно, на първо място, ако в определено публично юридическо лице има значителен брой институции, принадлежащи към една и съща сфера на дейност, всяка от които има малък обем финансови и икономически операции (например образователни институции, културни институции).

Правно основание за създаване на централизирано счетоводство

По правило централизацията на счетоводството се извършва въз основа на документи, приети от съответния държавен орган или местна власт. В съответствие с чл. 162 БК България се създават централизирани счетоводни служби в организационно-правната форма "учреждение".

Централизираният счетоводен отдел е подчинен, отговорен и контролиран от основателя, е юридическо лице, съответно има всички права и задължения на юридическо лице, определени от Гражданския кодекс на Руската федерация. Има самостоятелен баланс, отделно имущество, открита лична сметка вфинансов орган, печат, щемпел с наименованието си, бланки и други реквизити, отговаря за задълженията си с паричните средства, с които разполага. При тяхната недостатъчност собственикът на имота носи субсидиарна отговорност за задълженията на счетоводния център.

Дейностите на централизирания счетоводен отдел се извършват и въз основа на следните административни документи, одобрени от неговия ръководител (ако е необходимо, съгласувани с основателя):

персонал;
наредба за възнагражденията на служителите в институция, разработена в съответствие с Примерния правилник за възнагражденията на служителите в институциите, подчинени на публичен орган (местна власт);
наредба за предоставяне на платени счетоводни услуги;
длъжностни характеристики на служителите и др.

Трябва да се вземе предвид!

Централизираното счетоводство, въз основа на договор за счетоводно обслужване, може да предоставя платени счетоводни и отчетни услуги на трети страни, които не са участници в бюджетния процес на това публично юридическо лице (вид аутсорсинг), например институции, които се финансират от друг бюджет. Касовите ордери, ведомостите за заплати в този случай се подписват от ръководителя на обслужваната институция и ръководителя на счетоводния център (по отношение на изпълнението на втория подпис).

Персоналът на централизирания счетоводен отдел се групира в отдели според техните функционални характеристики, например отдел за счетоводство на бюджетните задължения, отдел за счетоводство на заплатите, отдел за счетоводство на нефинансовите активи, отдел за счетоводство на приходите и храните, отдел за анализи и отчетност.

По договаряневръзка с обслужваните институции

Счетоводството и отчитането се извършва от централизирано счетоводство на базата на типови договори за счетоводно обслужване, сключени с институциите. Договорите са безвъзмездни, в този случай финансовата подкрепа на централизираното счетоводство се извършва за сметка на бюджета в рамките на одобрения бюджетен разчет на получателя на бюджетни средства.

В договора е задължително да се определят правата и задълженията на всяка от страните. Договорът трябва също така да предвижда процедурата за предоставяне на информация на ръководителя на обслужваната институция.

Като се има предвид, че модерните централизирани счетоводни отдели са предназначени да се превърнат в своеобразни методически центрове, където ръководителят и служителите на обслужваната институция могат да получат необходимите консултации, желателно е в договора да се определи конкретен централизиран счетоводен служител, който да отговаря за обслужването на тази институция, съгласуван от страните.

Всяка схема на взаимоотношения между централизирания счетоводен отдел и обслужваната институция предполага прехвърляне само на функции, свързани със счетоводството и данъчното счетоводство и отчитане. Всички функции на главен разпоредител, разпоредител с бюджетни средства, разпоредител с бюджетни приходи, както и административните функции се осъществяват от самите обслужвани институции.

Обслужваната публична институция запазва правомощията на получател на бюджетни средства, следователно трябва самостоятелно да контролира:

съответствие на сключените договори с лимитите на бюджетните задължения;
съответствие на извършваните финансово-стопански операции с действащото законодателство;
разходи засъответствие с одобрените разчети;
наличието и движението на имуществото;
използване на материални, трудови и финансови ресурси в съответствие със стандартите и разчетите.

Обслужваният от главния разпоредител с бюджетни средства запазва съответните правомощия:

поддържане на бюджетен списък;
изготвяне и утвърждаване на бюджетни разчети на получатели на бюджетни средства, разчети на приходите и разходите от доходоносни дейности;
изпращане на уведомления за бюджетни кредити и лимити на бюджетни задължения до подчинени получатели;
извършване на трансфери на бюджетни кредити и лимити на бюджетни задължения между подчинени получатели на бюджетни средства;
предоставяне на максимален размер на финансиране на подчинените получатели.

Главните разпоредители с бюджетни приходи самостоятелно упражняват и възложените им правомощия:

контрол върху правилността на изчисляването, пълнотата и навременността на плащанията към бюджета, събирането на задълженията по тях;
връщане на доходите;
уточняване на вида и принадлежността на плащането;
предоставяне на вниманието на подчинените институции на правни актове относно предоставянето им на правомощия на администратори на бюджетни приходи и относно реда за упражняване на тези правомощия, включително прехвърлянето на част от правомощията за начисляване, записване и контрол на правилното изчисляване, пълнотата и навременността на извършване на плащания към бюджета по отношение на техните постъпления от дейности, генериращи доходи;
информационно сътрудничество с териториалния отдел на Федералната хазна в системата за електронно управление на документи (EDMS);
формирането на всички първични документи, които са основа за отразяване на приходите на оснадминистратори на бюджетни приходи и тяхното прехвърляне в рамките на установените срокове за отразяване в счетоводните сметки и формиране на бюджетна отчетност на централизираното счетоводство;
поддържане на касов план.

Ръководителят на обслужваната институция си запазва правото да:

вземане на кадрови решения (наемане и освобождаване на служители, повишаване на заплатите, установяване на надбавки и допълнителни плащания, разрешение за комбиниране и комбиниране на работни места, както и сключване на гражданскоправни договори с лица, които не са служители на институцията, ако има ограничения на бюджетните задължения съгласно съответния код за бюджетна класификация);
Сключва бизнес договори (с изключение на случаите, когато настоящата процедура предвижда централизирано снабдяване с определени видове материални резерви), приема други бюджетни задължения;
получават авансови плащания за стопански и други нужди по установения ред; разрешават издаването на аванси и заплати на служителите на институцията;
изразходва материали, храна и други материални ценности за нуждите на институцията в съответствие с установените норми; одобрява предварителни отчети на отговорни лица, документи за инвентаризация, актове за отписване на дълготрайни активи и други материални активи, които са станали разрушени и неизползваеми в съответствие с действащото законодателство;
решава други въпроси, свързани с финансовата и икономическата дейност на институцията.

Важен нюанс

Като се вземат предвид изискванията на Закона за счетоводството и особеностите на централизацията на счетоводството, лицата, отговорни за организирането и поддържането на счетоводното (бюджетното) счетоводство са:

Индикатори за ефективност

Работата на специалистите по централизирано счетоводство се характеризира с показателикачеството на счетоводните и отчетните услуги. Тези индикатори могат да се използват:

Въз основа на списъка с показатели за качеството на предоставяните услуги, установен от наредбата за възнагражденията, се извършват стимулиращи плащания на служителите на централизирания счетоводен отдел за постигнатите резултати.

Допълнителни насоки за усъвършенстване дейността на централизираното счетоводство могат да бъдат изграждането на дистанционен информационен достъп на обслужваните институции до базата на счетоводния център; разширяване на списъка с платени услуги, предоставяни от счетоводния център.

за организиране на счетоводно (бюджетно) счетоводство в централизирания счетоводен отдел - ръководителят на централизирания счетоводен отдел;
за формиране на счетоводна политика и изпълнение на административни документи, които определят характеристиките на прилагането на счетоводната политика в обслужваните институции, за поддържане на счетоводна (бюджетна) счетоводна отчетност, навременно представяне на пълна и надеждна отчетност - главният счетоводител на централизирания счетоводен отдел;
за спазване на законите при осъществяване на стопанската дейност - ръководителите на обслужваните институции.

липса на основателни оплаквания от потребители на услуги;
пълно изпълнение на задълженията по договори за предоставяне на услуги (навременност на сетълментите и плащанията, липса на просрочени задължения и вземания и др.);
качество и навременност на отчитането;
липсата на нарушения в основните дейности, установени от проверките, факти на неправилно отчитане, нецелево и неефективно използване на бюджетните средства.