Основни принципи за писане на добър изчерпателен доклад за промоция

Отчитането е един от основните компоненти на комплексното промоциране на уебсайт. В отношенията клиент-изпълнител именно този компонент заема първо място, докато не се появи още по-важен и неопровержим фактор -резултат. В същото време моментът, в който се постигат конкретни резултати, осезаеми от клиента, не е моментът, в който отчитането може да бъде спряно, то трябва да се предоставя през целия период на сътрудничество и днес ще говорим за това как да го направим по-добро.

1. Шаблон

В случай на изграждане на отчети шаблоните не са отрицателен фактор. Наличието на образец по-скоро показва готовност и съгласуваност при предоставянето на периодични отчети.

Интегрираният шаблон за доклад за промоция в никакъв случай не трябва да бъде неразрушима догма, след като бъде приета. Когато съставяте основен шаблон за отчет, трябва да разберете, че може да се наложи да направите допълнения и подобрения към него след няколко дни, когато клиентът с въпроса си ще ви подтикне към нова идея и нови полезни показатели, които си струва да добавите към отчетите.

Грамотността е важен и очевиден момент, който трябва да бъде включен по подразбиране не само в доклада, но и във всички средства за комуникация.

2. Гъвкавост и индивидуалност

Колкото и перфектен да е шаблонът за отчет според вас, не трябва да го следвате на 100%. Всеки клиент е индивидуален, поради което и за него трябва да се изготви отчет в съответствие със спецификата на проекта и ключовите показатели за ефективност (KPI) на вашата работа.

KPI трябва да се определи с клиента преди началото на работата. Естествено те не трябва да излизат извън обхвата на предоставяните услуги. Най-добрите отчети са изградени около KPI на клиента и има подобрениеположителен междинен индикатор за ефективността на работата по интегрираната реклама.

3. Наличност

Всички сме експерти и знаем много умни и впечатляващи думи. Въпреки това, в никакъв случай не препоръчвам да използвате думи и фрази в докладите, чието разбиране от страна на клиента ви предизвиква дори най-малкото съмнение. Ако няма начин да заобиколите някой професионален термин, дайте му тълкуване направо в текста на доклада. Спестете времето на вашия клиент, спестете го от дешифрирането на китайската буква, а себе си от излишни уточняващи въпроси. Идеален репортаж, като комикс - ясен, достъпен и със снимки.

4. Честота и редовност

Колко често да предоставяте отчет за напредъка на клиента?

От една страна, искам да бъда максимално ефективен, от друга страна, не искам да губя времето си и времето на клиента, бомбардирайки го всеки ден с информация за дребни и незначителни промени. Следователно, когато определяте честотата на отчитане, можете да се ръководите от няколко показателя:

1.Условията на договора за предоставяне на промоционални услуги

2.Динамика на промените в стойностите на KPI

3.Вътрешни процеси в компанията и отношения с клиенти

4.Искане на клиента

В блоговете на чуждестранни компании често можете да прочетете за тримесечни и полугодишни отчети. Това е страхотно, но предвид нашите реалности бих препоръчал да подавате изчерпателни отчети за напредъка около веднъж месечно, днес тази честота е оптимална за повечето проекти.

Увеличавайки честотата над месечната, може да срещнете:

1.Увеличаване на времето за изготвяне на отчети, като резултат - увеличение на цената на работата.

2.Намаляванеинформативни доклади. Колкото по-често се подава информация, толкова по-малко се различава, динамиката на подобрение не е толкова очевидна.

3.Има риск да досадите на клиента. Много е вероятно писмата с вашите отчети да бъдат игнорирани, тъй като е необходимо време, за да се запознаете с тях, а незначителната динамика на промените не винаги представлява интерес.

В същото време има отрицателни фактори за намаляване на честотата:

1.Връзката с клиента е загубена.

2.Без да вижда резултатите от работата, клиентът може да се чуди „За какво плащам?“.

3.Отчетите се правят не само за клиента, но и за изпълнителя. Редовното обобщаване на междинни резултати е много важно в работата на SEO специалиста, а отчетът е само резултатът.

5. Диференциация и компромис.

Има и друга, понякога много полезна опция за докладване. Това е разделянето им по времеви интервали, например на седмични, месечни, годишни.

Например, в седмичен отчет можете да предоставите само основна информация за промяната в стойностите на KPI, освен ако, разбира се, те могат да се променят значително за една седмица. В същото време изграждането на седмичен отчет не трябва да отнема много време нито на вас, за да го подготвите, нито на клиента да се запознае с него. Абсолютно нормално е такъв отчет да се прави автоматично, без вашето пряко участие. Това може да бъде графика на динамиката на промените във важни показатели или таблица с най-важните ключови заявки за клиента и тяхната позиция.

В месечния отчет, заедно с промените в KPI, трябва да има допълнителна информация за това, което е направено за постигане на резултата, свързани показатели, препоръки, нови идеи и прогнози за следващия месец.

Годишен или окончателен отчет е в сила спо отношение на повишаване на лоялността на клиентите към вашата компания. Окончателният отчет е добър начин да си припомним откъде сме започнали и какво сме постигнали сега. В него можете да изградите дългосрочна прогноза и да предложите кардинални подобрения на проекта или нова форма на сътрудничество.

Идеалният финален доклад е такъв, след като прочете, клиентът решава не само да продължи, но и да засили сътрудничеството с вас.

6. Автоматизация и отчитане в реално време

Автоматизирането на събирането на статистически данни, софтуерните диаграми и автоматичното изрязване на позициите е добро и правилно, тъй като спестява време и подобрява качеството на работа, елиминирайки рутинните и монотонни действия. В същото време не мога да препоръчам да правите месечни отчети за комплексна промоция, напълно автоматично генерирани. Струва си да се опитате да автоматизирате максимално монотонната работа, която не изисква интелектуални ресурси.

Понякога добро решение за взаимодействие с клиент е да го запознаете със статистически инструменти като Google Analytics или Yandex.Metrica. В същото време бих препоръчал да създадете резюме за клиента в Google Analytics, което да отразява всички важни за него показатели, които статистиката може да предостави.

Едно от предимствата на предоставянето на този тип отчети е тяхната обективност. В същото време клиентът има достъп до динамичен отчет 24/7.

8. Системност и схематичност.

Желателно е всеки отчет да се състои от логически блокове, които няма да се променят от месец на месец, но тяхното съдържание ще се променя. Например такива блокове могат да бъдат:

Доклад за напредъка
Резултати
Работен план вследващ отчетен период
Препоръки
заключения

Много е важно да се има предвид взаимовръзката на блокове от отчети за различни периоди, така че например това, което е казано в работните планове, в следващия отчет трябва да бъде отразено в извършената работа.

9. Готовност да дадете повече

Не съм привърженик на предоставянето на информация, която не е полезна за клиента. Много специалисти често грешат с това, тъй като съвременните инструменти за анализ са в състояние да анализират сайта и поведението на неговите посетители до най-малкия детайл. В изобилието от красиви графики и диаграми има голямо изкушение да добавите много излишни неща към отчета, нещо, което не носи реални ползи за бизнеса на вашия клиент.

От друга страна, препоръчвам да събирате възможно най-много информация, дори такава, която днес не изглежда необходима. Колекционирането не означава споделяне. Те могат да бъдат полезни, но не и ключови отчети, като например данни за промените в популярността на страниците на сайта, динамиката на промените в позициите за информационни заявки за търсене или зависимостта на времето, прекарано на сайта, от температурата на въздуха в определен регион. Практиката показва, че такива подкрепящи данни могат да послужат добре както за текущия проект, така и за анализ на други.

10. Изясняване

След като клиентът получи и прочете вашия доклад, говорете с него, задайте няколко ключови въпроса:

Има ли въпроси относно получените данни?
Клиентът съгласен ли е с препоръките, предложени в доклада, готов ли е да въведе промени?
Какво бихте искали да видите в следващия репортаж?

По време на такива разговори мннови идеи за текущи и други проекти и доклади. Освен това може да подобри разбирането ви за бизнеса, с който работите.

11. Основен

Отчетът е важен елемент от комуникацията с клиента, още по-важен ще бъде резултатът от вашата работа и благоприятното му въздействие върху бизнеса.

В идеалния случай висококачественото изпълнение на работата с добре оформени цели не изисква отчитане, тъй като води незабавно до резултата, но нека оставим тези фантазии за утопия. В действителност напредъкът на работата, динамиката на промените и резултатите от работата на SEO специалистите трябва да бъдат предоставени под формата на отчети на клиента.

Опитайте се постоянно да подобрявате вашите отчети, ако никога не сте добавяли нещо ново към шаблоните си, това не означава, че са перфектни, а по-скоро, че е време да продължите напред.

Статия от:Антон Сорокопуд, ръководител на промоцията в Artjoker