Основните методи за конкурентни поръчки - LW1400 Документална поддръжка на конкурентни оферти

Методът за заявка на оферта се използва за закупуване на стандартни (серийни) стоки, работи и услуги, за които има установен пазар. В световната практика на обществените поръчки искането за оферти се нарича още „пазаруване“, „покупка от рафт“, „заявка за ценови листи“.

Тъй като запитването за оферта се отнася за закупуване на серийни продукти, които са на склад, обикновено на пазара има голям брой доставчици, които ги предлагат. Затова се искат оферти от поне три компании. Изборът на доставчик трябва да се прави само въз основа на сравнение на цените. Понякога някои специалисти по обществени поръчки се опитват да вземат предвид други параметри - условия на доставка, допълнителни услуги и т.н. Това обаче е методологична грешка: за такива случаи се предоставят други методи, на първо място - искане за предложения.

Основното предимство на метода за запитване на оферта е неговата ефективност - цялата процедура по възлагане на обществена поръчка в идеалния случай може да бъде завършена за един ден. Като правило, в резултат на искането за оферти е възможно да се постигне незначително ниво на спестявания за клиента.

При запитване на оферти, клиентът, след провеждане на проучване на пазара, определя списъка с доставчици, предлагащи продукти, които го интересуват. След това до доставчиците се изпраща заявка за офертна цена (виж Пример 2.1.).

Пример 2.1. Формуляр за искане на оферта

Всеки доставчик има право да даде само една ценова оферта и няма право да променя своята оферта. Преговори между клиента и доставчика при искане на оферти не се водят.

Понякога на доставчика се изпраща и формуляр, в който той трябва да представи своята оферта. Използване на стандартния формулярцелесъобразно е на първо място, когато се закупува голям асортимент от продукти с една заявка, тъй като в този случай е по-удобно да се сравняват заявления, подадени в един формуляр.

Пример 2.3. Формуляр за оферта

Вярно е, че трябва да внимавате, когато комбинирате широка гама от продукти в една оферта - не всеки доставчик разполага с всичко, което трябва да бъде закупено едновременно и могат да се сравняват само еквивалентни оферти. Тези. ако се поиска единична оферта за 15 различни продукта, тогава клиентът трябва да получи 25 и да сравни най-малко три оферти, съдържащи всичките 15 артикула. И още повече, в една заявка за оферти е невъзможно да се закупят продукти от различни асортиментни групи, например касети за принтери и електрически чайници.

Също така не си струва да злоупотребявате с формализирането - някои много печеливши доставчици може да не искат да се „бъркат“ с попълването на формуляри. Въпреки че за клиента е много по-лесно да работи със стандартни формуляри (виж Пример 2.3.).

Друг важен аспект на искането за оферти е сравнимостта на офертите. Понякога при искане на оферти не се изисква конкретен модел (артикул, марка и т.н.), а списък с технически характеристики, изисквани от клиента, както се прави при търгове. Случва се това наистина да е оправдано, но по-често клиентът може да има затруднения при сравняването на приложения, тъй като трябва да изберете най-доброто за цената.

При използване на стандартен формуляр, задължението за предоставяне на информация в този формуляр трябва да бъде ясно посочено в искането за оферта. За да определи победителя, възложителят обикновено създава комисия за оферти26, която оценява предложенията на доставчиците по отношение на съответствието им с изискванията, посочени в искането за оферти.

Победител е доставчикът, който предложи най-ниската оферта, отговаряща на изискванията на клиента. Изпраща му се съобщение за признаване на котировъчното предложение за печелившо. Останалите кандидати се уведомяват за отхвърлянето на техните заявления. Тъй като серийните продукти се закупуват по време на заявката за оферти, процесът на оценка на офертите не трябва да се забавя. Обикновено, като се вземат предвид всички одобрения, не надхвърля 3-5 дни.

За документиране на покупката клиентът съставя протокол за искане на оферта, към който се прилагат всички оферти.

Искането за оферта най-често се използва при закупуване на серийни продукти, чието предлагане вече е установено на пазара, със сравнително малки обеми покупки, тъй като при големи покупки ефективността на процедурата за запитване за оферта се намалява. Следователно обикновено се определя прагова стойност, над която закупуването дори на стандартни продукти „от рафта“ трябва да се извърши вече при открит търг. Много специалисти, отговорни за обществените поръчки, не обичат да провеждат търгове, следователно в регулаторния документ на клиента, регулиращ покупките, трябва изрично да се посочи недопустимостта на разделянето им на отделни договори (заявки за оферти), за да се избегне провеждането на търг.

Както бе споменато по-горе, основният метод за конкурентна поръчка е конкуренцията. Възниква въпросът: на базата на какво решаваме избора между търга и искането за оферти?

Първият критерий вече го определихме: закупуват се стандартни продукти. Второто е цената. При обществените поръчки се използва връзка с МРЗ (минимална работна заплата). Как обаче да се оцени правилно този праг? Защо не 2000 минимална заплата или 3000? До каква степен тази граница е универсална? Нека се опитаме да изчислимпод каква сума състезателната процедура губи своята ефективност (виж Пример 2.4.).

Пример 2.4. Определяне на горния праг за използване на запитване за оферти

поради искането за оферти средните икономии на разходи са 5%;
поради конкуренцията спестявания от 10%;
среден брой работни дни на месец - 21, работен ден - 8 часа;
заплатата на служител (специалист по закупуване, експерт, член на тръжната комисия и др. (включително всички разходи за осигуряване на дейността му, от наемане на помещения до консумативи) е 15 хиляди рубли на месец;
време за подготовка на тръжна документация, търсене на участници в търга, изготвяне на експертно становище и работни материали - 3 седмици (15 работни дни, 120 часа)
конкурсната комисия се състои от 5 души, продължителността на срещата е 1 час, за състезанието са необходими 3 срещи (одобряване на конкурсната документация, отваряне на заявления, определяне на победителя). На срещата присъства специалист по обществени поръчки
В оценката на конкурентните оферти участва 1 експерт. Работата му отнема 2 работни дни (16 часа)

Формулата за определяне на долния праг за заявка за оферта е:

%%С%% - горен праг за използване на заявката за оферти

%%n%% - броят на специалистите на клиента, участващи в поръчката

%%Z_i%% - разходи за работата на i-тия специалист27 (на месец)

%%T_i%% - броят на часовете, прекарани от i-тия специалист за покупката

%%W_i%% - броят на работните часове за i-тия специалист за един месец (средно - 168) K - средни спестявания от конкуренцията (%, средно - 10)

%%S%% - средни спестявания от закупуване на заявка за оферти (%, средно - 5)

Ако заместим първоначалните данни от нашето предположение:

Време, изразходвано за покупката (човекочасове) = 120 (купувач) + 18 (комисионна) + 16 (експерт) = 154

Цената на човек / час = 90 рубли

Разходите включват - заплата, данъци и други удръжки, наем, амортизация на оборудването, използвано от специалист и др.

$$P =154\cdot90\cdot\frac=277200$$

По този начин, при горните предположения, покупка за сума под 277 200 рубли става нерентабилна при използване на търга.

Разбира се, това изчисление е приблизителна и трябва да се коригира в зависимост от ситуацията на конкретен клиент.

Логично е да се предположи, че има и по-нисък праг, при достигането на който става неизгодно да се използва методът за заявка на котировки. И наистина е така! Въз основа на горните предположения, тя ще възлиза на 1800 рубли.

Сред нарушенията на процедурите за искане на оферти най-често срещаните са:

грешен избор на участници в заявката: вместо най-добрите по отношение на цена и качество, безскрупулен купувач може да включи двама с високи цени и един, „своя“ със средни цени. На базата на такава „заявка за оферта“ се избира оферта, която е най-добрата от трите, но далеч не е най-добрата на пазара;
грешна база за сравнение: когато изисквате оферти, трябва да сравните продукти с еднакво качество и производителност, като изберете най-евтиния. Някои купувачи обаче избират не по цена, а по комбинация от показатели, което е правилно за търг, но не е правилно за запитване на оферти;
понякога резултатите са фалшифицирани: фиктивни или остарели оферти за оферти са включени в документацията за заявката за оферти, за да се купува от „правилния“ на техния фондоставчик. Това понякога се прави и в случаите, когато организаторът на поръчката не може да привлече достатъчен брой оферти.