Отчитане на горива и смазочни материали в "1C Счетоводство на държавна институция 8", сайт в помощ на счетоводител
Общ ред на работа
Програмата "1C: Счетоводство на държавна институция 8" (рев. 2) предвижда издаване на пътни листове за превозни средства от различни видове.
Освен превозни средства, институциите могат да използват и различни агрегати, които консумират ГСМ – бензинови коси и косачки, верижни триони, мотопомпи, газогенератори и друга техника. Поради това програмата предвижда и регистриране на счетоводни листове за единици, които консумират горива и смазочни материали.
Програмата предвижда облагане на товарителници и счетоводни ведомости за възли и отписване на ГСМ в съответствие с нормативната уредба.
Изчисляването на стандартните и действителните разходи по пътния лист (счетоводния лист на единицата) може да се направи за няколко вида горива и смазочни материали, например за газо-дизелово оборудване, за няколко маршрута или режима на работа с различни условия на работа на превозното средство или агрегат, които влияят върху разхода на гориво и смазочни материали.
За всяко превозно средство, единица можете да създадете настройки, които съответстват на типичните условия на работа, които ще бъдат заменени по време на рулиране и, ако е необходимо, могат да бъдат коригирани, ако маршрутът или режимът на работа се различават от типичните.
Възможно е да се анализират данни за изчислените стойности на стандартни и действителни разходи, спестявания, преразход по видове горива и смазочни материали, дълготрайни активи - превозни средства / агрегати, служители - шофьори / оператори, управляващи дълготрайния актив, в различни отчети.
Тази работа се извършва в подсистема Счетоводство на ГСМ.
Какви задачи решава подсистемата "Отчитане на ГСМ"?
Подсистемата Счетоводство за горива и смазочни материали решава следните задачи:
Възможностите, предоставени от подсистемата,се активират по избор: в секцията Администриране извикайте командата Настройки на счетоводството в навигационния панел и след това в раздела Специализирани подсистеми задайте флага Отчитане на горива и смазочни материали в разширената група със същото име. По подразбиране опцията за отчитане на горивото е деактивирана.
Принципи на работа в подсистема "Счетоводство на ГСМ"
Попълване на настройките на подсистемата "Отчитане на ГСМ"
Първо трябва да попълните директорията Типове горива (раздел Администриране, Командна група за отчитане на горива и смазочни материали), след това въведете норми на разход на гориво, корекционни коефициенти и стойности в съответните директории и също така да настроите режима на закръгляване за резултатите от изчисляването на стандартното и действителното потребление на гориво и смазочни материали (Раздел за регулаторна и справочна информация, Командна група за отчитане на горива и смазочни материали).
Разходните норми се определят за всеки вид гориво и смазочни материали на 100 km пробег и в зависимост от вида на нормата те могат да имат основния параметър за изчисление (например „време на празен ход (h)“ или „обем на транспортна работа (t-km)“) и неговата стойност по подразбиране. Разходните норми ви позволяват да посочите сезонността на приложението (ден и месец на началото, ден и месец на края на действието). За нормата на разход на смазочни материали и специални течности се посочва видът на горивото и разходната стойност при разход на 100 единици гориво.
Нормите за инертни материали имат основен изчислителен параметър, който може да бъде:
- продължителност на работа (h);
- обхват на работа (единиците могат да се персонализират);
- показанията на измервателния уред.
Корекционните коефициенти отразяват корекцията нагоре или надолу като процент (например + 5%). Корекционните стойности отразяват корекцията нагоре или надолу в единици гориво и смазочни материали (например + 1 l).
Оформяне на пътни и отчетни ведомости
Преди да напуснете автомобила(преди пускането на блока в експлоатация) се издават товарителници (сметни ведомости на блоковете). Регистрацията на пътни листове и счетоводни листове на единици се извършва чрез специализирани документи на програмата или ръчно чрез попълване на формуляр.
За регистриране на първични счетоводни документи, характеризиращи дейността на звеното, се използва документът Работен лист на звеното. Формата на първичния документ е разработена въз основа на формуляр № 17 "Работен лист на единицата" (код съгласно OKUD 6002210). За изготвяне на първични счетоводни документи, характеризиращи механизираната работа на трактори, комбайни и самоходни машини, програмата използва документа Записен лист на тракторист-водач (формуляр № 411-APK). Формулярът на първичния документ е разработен въз основа на формуляр № 411-APK "Регистрационен лист на водача на трактора".
За да отворите списък с подходящи документи, можете да използвате командите Журнал за пътни сметки и Журнал за сборни записи в групата команди Счетоводство на горива и смазочни материали в раздела Инвентаризация.
Товарни листи, генерирани в програмата, отговарят на тези изисквания. Можете също така да добавите външен файл за печат към всеки документ като част от стандартната функционалност (в секцията Администриране извикайте командата Печат на формуляри, отчети и обработка и след това се уверете, че квадратчето Допълнителни отчети и обработка е активирано и следвайте едноименната връзка за подробни настройки).
За да генерирате печатни форми на товарителници, трябва да попълните:
- данни на водача (данни за шофьорска книжка и други) - в директория Служители;
- данни за превозното средство (държавна регистрационна табела, номер на гараж и др.) - в раздела За превозни средства, елемента Индивидуални характеристики на директория Дълготрайни активи, Нематериални активи, Нематериални активи;
- данни залицензионни карти и маршрути в съответните директории - група команди Отчитане на ГСМ в раздел Администрация.
За бързо попълване на документи е предвидена специална настройка. Настройката е „обвързана“ с дълготрайния актив и вида на счетоводния документ (достъпен за добавяне и попълване на навигационния панел на формата на референтната позиция Дълготрайни активи, нематериални активи, нематериални активи). Тази настройка ви позволява да опростите пълненето:
Изчисляване на нормативен и реален разход на ГСМ
След връщане на превозното средство от пътуване или приключване на експлоатацията на блока се създава данъчен документ. Той въвежда данни за първичния документ, работата на превозното средство (възела) от пътния (отчетния) лист, изчислява стандартния и действителния разход на гориво и смазочни материали, формира Акт за отписване на материални запаси (f. 0504230) и Помощно изчисляване на разхода на гориво. Когато документът е осчетоводен, горивото и смазочните материали се отписват - формират се счетоводни записи за счетоводно и данъчно счетоводство. Всяка товарителница (лист за запис на единицата) трябва да съответства на един данъчен документ, като се вземат предвид всички условия на работа и експлоатация на превозното средство (блок).
Данъчните документи могат да се попълват автоматично - въз основа на съответния документ Пътен лист, Работен лист на звеното, Регистрационен лист за тракторист-машинист (формуляр № 411-АПК). Можете също така да въвеждате данни в тях ръчно, според първичните документи.
Ако е необходимо да отпишете гориво и смазочни материали в края на периода на фактуриране, установен от споразумението след получаване на документи от доставчика на гориво, в документите за данъчно облагане на товарителницата не можете да попълните таблицата Отписани материали в раздела Отписване на гориво, но създайте обобщен данъчен документ и го попълнете за периода. Консолидиран данъчен документще комбинира резултатите от изчисленията за всички товарителници (сметни ведомости) за периода.
Ако товарителниците се изготвят на печатни формуляри, тогава данните за товарителницата се въвеждат ръчно в данъчните документи в раздела Данни за товарителницата.
В раздела Първоначални данни трябва да въведете всички маршрути (стъпка 1 на фиг. 1) с различни условия за прилагане на норми и изменения (например първият маршрут е в планината, а вторият маршрут минава по подобрени пътища). В таблицата вляво са посочени маршрути и видове ГСМ, а вдясно са посочени норми и изменения, които отразяват особеностите за всеки маршрут.
За да улесните попълването на тарифи и корекции за превозно средство, въведете настройка в регистъра Настройки на тарифи за превозни средства и приспособления.
След изпълнение на командата Попълване на параметрите за изчисление според настройките на превозното средство (стъпка 2 на фиг. 1), можете да редактирате стойностите на основните параметри за изчисляване на тарифите и да добавяте/изтривате тарифите и корекциите на тарифите в съответствие с условията на работа в това пътуване.
В раздела Изчисляване на разхода на гориво се изчислява разходът на гориво.
Общата потребителска процедура е следната:
1. Натиснете бутона Изчисли стандартния разход на гориво - освен изчисляването на стандартния разход на гориво, оставащото гориво и смазочни материали ще бъдат допълнени при напускане според данъчните данни на предходния пътен лист за това превозно средство.
2. Въведете данни за количеството издадени (заредени) ГСМ и остатъци от гориво при връщане, изчисляването на реалния разход на ГСМ ще се извърши автоматично.
3. Натиснете бутона Изчисли действителния разход на всички смазочни материали - стойността на действителния разход на смазочни материали и специални течности ще бъде преизчислена въз основа на действителния разход на гориво.
В раздела Отписване на горива и смазочни материали се определя списъкът с позиции и посоката на потребление на горива и смазочни материали за отписване.
За да намалите времето за попълване на списъка с материали за отписване, можете да конфигурирате информационния регистър Настройки за отразяване на разходите за гориво и смазочни материали и чрез натискане на командата Попълване, в резултат на сравняване на вида на горивото и смазочните материали и номенклатурата, таблицата с материали за отписване ще се попълни автоматично. В по-сложни случаи на отписване на разходи трябва да използвате командата Pick. Документът ви позволява гъвкаво да отписвате гориво и смазочни материали за различни стойности на номенклатурата на детайлите, IFO, подразделение, CFD, счетоводна сметка, KPS, допълнителен анализ, MOT / място за съхранение, отчитане на разходите и подконто на сметката на разходите.
След уточняване на състава и заключението на комисията, както и публикуване на документа, е възможно да се генерират печатни форми „Справка-изчисление на разхода на гориво“ и „Акт за отписване на Министерството на здравеопазването (f.0504230)“.
Помощното изчисление на разхода на гориво съдържа първоначалните данни, формули и изчисление на стандартния и действителния разход на гориво и смазочни материали.
Формиране на отчети за контрол на правилността на разхода на гориво
Подсистемата ви позволява да генерирате следните отчети:
Отчетите са достъпни в групата Fuel Accounting на панела Inventory Reports на секцията Inventory.