Писмена комуникационна стратегия

Колко често ви се налага да съставяте различни писма, покани, поздравления, бележки, отчети и куп други служебни и лични документи? Мисля, че правиш това редовно.

Запознати ли сте с „творческите болки“ при писане на бизнес писмо? И какво, ако освен това това е писмо с лоши новини за вашия партньор, но трябва да го съобщите така, че да поддържате нормални бизнес отношения с него?

И как да поискате дълг и в същото време да не загубите длъжника като клиент?

Как да напишете компетентни и ефективни доклади и бележки, които да ви представят в най-добра светлина?

Как да подготвим търговско предложение, така че да привлече вниманието на потенциален купувач?

Способността да се използва ефективно писмен език е ключът към успеха във всеки бизнес. Независимо дали продавате продукт, отговаряте на въпрос или оплакване на клиент, убеждавате колегите си в нещо – във всички тези случаи нивото на умения за писмена комуникация може да бъде решаващо. Лошо съставените бизнес документи в най-добрия случай могат да останат незабелязани, а в най-лошия - да доведат до сериозен конфликт с вашия шеф, бизнес партньор или клиент.

Почеркът е стар като хартията. Представете си колко различни документи и писма са съставени в цялата история на кореспонденцията!

Съвременните технологии превръщат старите методи за събиране и представяне на информация в решаващ източник на конкурентно предимство! Сега, когато количеството налична информация става почти неограничено, трябва да се обърне специално внимание на формите и методите на нейното представяне. И тук ролята на писмените комуникации трудно може да бъде надценена.

Необходими са много качества, за да бъдете успешни в бизнеса. Един от незаменимитенаучете се точно, ясно и компетентно да изразявате вашите мисли, планове и аргументи пред вашите клиенти, партньори или конкуренти. Надяваме се, че материалите от модула Стратегия за писмена комуникация ще ви помогнат в това.

Писмена комуникационна стратегия: от традицията към новите технологии

Защо писмената комуникация е важна?
Видове, средства и канали за предаване на писмени съобщения.
Етика на писмените комуникации: как правилно да изберете вида на съобщението и начина, по който се предава.
Бариери пред писмената комуникация и как да ги преодолеем.

Написаното с писалка не може да бъде посечено с брадва. Българска народна поговорка.

Комуникация

пътища за комуникация, транспорт, комуникации, подземни инженерни мрежи.
комуникация, предаване на информация от човек на човек в процеса на дейност.

Обменът на информация може да се извърши по различни начини:

чрез изговорената дума
чрез писаното слово
въз основа на чертежи и диаграми
използвайки езика на изражението на лицето и жестовете
използване на допир и др.

1. Защо са необходими писмени комуникации.

Кога се препоръчва използването на писмена комуникация?

Когато е необходимо, обикновено се прибягва до писмена комуникация:

Запазване на запис на съобщение;
Предоставете писмена основа за дискусия или доказателства;
Изяснете труден въпрос;
Предайте важна или официална информация
Изпратете едно и също съобщение до няколко души.

Какви са функциите на писмените комуникации?

На първо място, това е документално фиксиране на информация. По този начин, писмен документ, на първо място,действа като инструмент за бизнес отношения. Но той изпълнява и други функции - подбор и представяне на информация, предаване на информация на разстояние, натрупване и съхраняване на информация, доказателство (при необходимост може да служи като доказателство в съдебни производства), счетоводство (с детайли, позволяващи идентифициране на информация), планиране (при водене на сложни и отнемащи време дела).

Какви са предимствата на писмените комуникации пред другите видове бизнес комуникации?

Предимствата на писмените комуникации са доста очевидни и са тясно свързани с традиционното им предназначение:

с тяхна помощ се записва информация, която може да бъде използвана по-късно;
едно и също съобщение може да бъде изпратено до много хора едновременно
те ви позволяват да планирате, избирате и правилно оформяте вашите мисли;
играят водеща роля в предаването на важна и официална информация
може да служи като средство за предаване на поверителна информация;
позволяват ясно формулиране и съгласуване на определени договорни условия;
служат като отличен инструмент за поддържане на бизнес и лични отношения;
осигуряват постоянна "информационна следа" на съобщението, тъй като те могат да бъдат съхранени от получателя и преглеждани в свободното му време.

Какви са основните недостатъци на писмената комуникация?

В сравнение със съвременните комуникационни канали, писмените съобщения имат и редица недостатъци, като например:

Полезни съвети

Комуникацията в бизнеса е основно вашето общуване с други хора.
За да общувате ефективно, трябва да изберете правилния тип комуникация.
Когато е необходимо, обикновено се прибягва до писмена комуникация:

запишете запис на съобщение;
предоставяне на писмена основа за обсъждане или доказателство;
изяснявам сложен въпрос;
предават важна или официална информация;
изпрати едно и също съобщение до няколко души.

2. Видове, средства и канали за предаване на писмени съобщения.

Този раздел се фокусира върху видовете и съдържанието на типичните писмени съобщения, както и описание на начините, по които тези съобщения могат да бъдат предадени.

Комуникационната литература използва понятията "средства" и "канали" за предаване на съобщения, за да дефинира технически важното разграничение между вида на кодирането на информацията и маршрута, по който се изпраща съобщението. Важно е обаче да се има предвид, че на практика тези термини понякога могат да се използват взаимозаменяемо.

Каква информация обикновено се предава чрез писмени съобщения?

Каквито и средства и канали за комуникация да се използват, писмената комуникация се формира от огромно разнообразие от различни съобщения, често предавани едновременно. В този случай писмената комуникация може да включва един или повече от следните типове данни:

фактически данни: конкретни и обективни (например дата, час и място на представяне на нови перални машини, на което сте поканени)
идеи: абстрактни или изискващи доказателства за обективност (например описание на принципите на работа на ново поколение перални машини, една от които ви се предлага да закупите)
мнения и твърдения: конкретни или абстрактни, обективни или субективни (например „Нашите нови перални машини са най-добрите в света!“)
мотивация: предадена "енергия", която въздейства на получателя (например, желанието за закупуване на пералня)
емоции: това, което изпращачът чувства или изразява (например „Ще се радваме да се срещнем!“)

Какви видове съобщения се използват в практиката на писмената комуникация?

Основният вид писмена комуникация, разбира се, са бизнес писмата. От своя страна, в зависимост от целите на комуникацията, бизнес писмата се разделят на няколко вида, които ще разгледаме по-подробно в глава 3. В допълнение към бизнес писмата, публикациите в медиите и директната поща, мениджърите и служителите на по-голямата част от компаниите редовно се сблъскват с изготвянето на доклади, бележки, заповеди, заповеди, инструкции, договори, както и изготвянето на презентационни материали, обикновено съдържащи текстова и графична информация.

Какви средства се използват за предаване на информация в писмена комуникация?

Както вече казахме, терминът "среда" се използва за описание на начина, по който се кодират съобщенията. Почти всички писмени съобщения са кодирани с помощта на повече от един носител. Основното средство за предаване на информация в писмените комуникации, разбира се, са думите. В допълнение към думите, писмените съобщения често съдържат визуални изображения (снимки, рисунки, диаграми, схеми), които помагат на читателя да възприема по-добре информацията.

Какви канали за предаване на писмени съобщения се използват в съвременната практика на бизнес комуникациите?

Основният канал в писмените комуникации остава изпращането на съобщения по пощата. В допълнение към този канал, както и не по-малко традиционната телеграфна и куриерска доставка, публикуването на писмени съобщения в специални медии стана доста твърдо установено в нашия живот.

Как може да се увеличи въздействието на едно писмено съобщение?

Има дваосновните начини за подобряване на въздействието на писменото съобщение върху получателя:

кодиране на съобщение с помощта на различни средства за предаване на един и същи канал (например, заедно с думи, предоставяне на илюстрации за брошура или вестникарска статия)
предаване на съобщение чрез множество канали (напр. комбиниране на традиционна поща с имейл).

Полезни съвети

За доброто на каузата съобщенията не трябва да се бъркат със средствата, в които са кодирани и каналите, по които се предават.
Използването на множество средства и канали за предаване на съобщението ще засили неговия ефект.

3. Етика на писмените комуникации: как правилно да изберете вида на съобщението и начина, по който се предава.

Етиката на комуникацията включва избора на най-подходящия вид комуникация, както и средствата и каналите за предаване на съобщение.

Какво на практика означава „избор на най-подходящата форма на комуникация“?

В днешно време има много начини да се свържете с човек, който е извън непосредствен обсег. Но преди да изберете един от наличните методи за комуникация, е полезно да си зададете следните въпроси:

Този човек наистина ли се нуждае от вашето съобщение?
Имате ли право да безпокоите този човек?
Какви възможности за комуникация имате, за да се свържете с избрания кореспондент?
Можете ли да гарантирате, че вашето съобщение наистина ще бъде получено от целевия получател?
Кой метод за изпращане на съобщение, предвид истинската му важност и спешност, а не само факта, че искате да го изпратите бързо, ще създаде най-малко проблеми на вашия кореспондент?

Отговаряйки на всички тези въпроси, виеможете да изберете най-подходящия тип комуникация.

Кои са най-добрите канали за използване за изпращане на поверителни съобщения?

Трябва да изпратим официални покани за годишнината на компанията. Кой е най-добрият начин да направите това?

Един колега се приближи до мен, размахвайки факс, който беше дошъл на мое име, по отношение на много чувствителен въпрос за компанията. Сега тя иска да знае как е приключил този случай. Какво трябва да направя?

Мога ли да изпратя по факс похвала на служител на компанията след интервю за работа?

Благодарственото писмо винаги е подходящо, но служебният факс обикновено се използва за бизнес кореспонденция. Би било грешка да използвате факс за изпращане на такова писмо, тъй като е лично. Изпратете писмо по пощата, ако не искате то да хване окото на служител, който е очаквал да заеме мястото, на което сте били отведени.

Какви съобщения могат да се изпращат по имейл?

Полезни съвети

4. Бариери пред писмената комуникация и как да ги преодолеем.

Кои комуникационни бариери са най-трудни за преодоляване?

Какви бариери могат да се срещнат при писмените комуникации?

Да вземем един прост пример. Да предположим, че сте получили покана за международен симпозиум и ще вземете участие в него. Какви комуникационни проблеми може да имате в това отношение?