Подобряване на ефективността на срещите #Essentials #SED #ECMJ
Идеята за подобряване на бизнес процесите чрез автоматизация отдавна е занимавала умовете на хората, по-специално на мениджърите. Срещите са неразделна част от управлението на всяко предприятие, чиято ефективност зависи от правилното им организиране.
До каква степен информационните системи могат да помогнат за правилното организиране на срещите? Помислете за фактическата страна на въпроса: защо и как се провеждат срещите. И на какви етапи могат да помогнат информационните системи и по-специално ECM системите.
Срещи в кръга на ръководството на компанията
Добрите срещи спестяват време на мениджърите и повишават ефективността на компанията. Без внимателно подготвени, ефективни срещи, много повече работно време неизбежно ще бъде изразходвано за спонтанни срещи на мениджъри за решаване (частично, половинчато) на всички същите проблеми.
По правило срещите се класифицират според честотата и предмета.
● срещи на ръководството (събрания на акционерите, заседания на Държавната дума);
● Мозъчна атака и други нестандартни срещи.
● оперативни (т.нар. "летучки")
По брой участници
● в тесен екип - до 5 човека,
● в разширен състав - до 20 души,
● представител - над 20 души.
Целта на инструктажните срещи е да се прехвърли необходимата информация и заповеди отгоре надолу в схемата на управление за тяхното бързо изпълнение. Решенията, взети от ръководителя, се довеждат до вниманието на участниците в срещата, задачите се разпределят с подходящ брифинг, изясняват се неясни въпроси, определят се времето и методите за изпълнение на инструкциите.
Целта на оперативните срещи е да се получи информация за текущото състояние на нещата. За разлика от инструкциитесрещи, информацията тече отдолу нагоре през контролната схема. Участниците в такава среща докладват за напредъка на работата в областта. Оперативните срещи се провеждат редовно, винаги по едно и също време, списъкът на участниците е постоянен, няма специален дневен ред, те са посветени на спешни задачи от текущия и следващите 2-3 дни (или в края на седмицата).
Целта на проблемните срещи е да се намерят най-добрите решения на конкретен проблем във възможно най-кратко време.
Освен това има специфични срещи, които са предмет на по-строги правила, като например:
● Събрания на акционерите на акционерни дружества
● Срещи и срещи в изпълнителни и законодателни органи
Това са теми за отделни статии. Нека разгледаме по-„обикновените“ служебни срещи, които са сходни в много отношения с една или друга част от спецификата. Често спецификата на регулациите зависи още повече от управленската култура и корпоративната култура в дадена организация. В същото време има препоръки и добри практики, за да направят срещите максимално ефективни.
Помислете за типичната, най-правилна процедура за провеждане на срещи:
1.Подготовка и организация:
● формулиране на целта, темата и желания резултат;
● оформяне на дневен ред на заседанието и план на заседанието;
● определяне на мястото и списъка на участниците.
● подготовка на материали и информиране на участниците за предстоящата среща.
2.Провеждане на среща:
● обсъждане на планираните теми и проблеми на срещата;
● разработване и приемане на решения;
● Обобщаване и съставяне на протокол от заседанието;
3.Контрол на инструкциите:
● мониторингизпълнение на инструкциите на събранието;
● фиксиране на резултатите от изпълнението на инструкциите;
● оценка на изпълнителската дисциплина.
● анализ на историята на проблемите, търсене на прецеденти в протоколите;
● получаване на статистика за разходите на време и трудови ресурси;
● оценка на качеството на срещите и тяхното подобряване.
Корпоративната култура в организацията определя как ще бъдат регламентирани (или нерегламентирани) правилата за срещи. И обикновено има официално фиксирани правила за организиране на различни срещи или определени неофициално.
Същото важи и за реда за документиране на проведените заседания (дневен ред, протокол, стенография и др.). Могат да се определят различни правила в зависимост от броя на хората, целта и вида на срещата. Съществуват и регулаторни изисквания за съхранение на протоколи от различни срещи, например, съгласно списъка на стандартните архивни документи с посочване на периодите на съхранение от 2010 г., се установяват периодите на съхранение на протоколите:
● срещи с ръководителя на организацията - постоянно (оперативни срещи - 5 л. EPC)
● събрания на трудови колективи на организацията – постоянно
● заседания на структурни подразделения на организацията – 5 листа. (със сложна структура на организацията (структура в структурата) - 5 литра. EPC)
● документи протоколи на работните групи на комисиите за координация на определени видове дейности на организацията – 5 т. (ЕПК - след приключване на дейностите на работните групи)
Използване на EDMS за организиране на срещи и сесии
Спазването на установения ред на практика не е толкова просто. Защо? Ниска изпълнителска дисциплина, недостатъчен контрол върху изпълнението на решенията, лоша организация ... Може да има много причини. Така че срещите са хаотични, решенията не сасе приемат и деловата среща не дава желания ефект.
Лидерите са основните заинтересовани страни, за да направят срещите по-ефективни. Инициативите на обикновените служители не получават правилно изпълнение и развитие без тяхната подкрепа. Както бе споменато по-горе, срещите са неразделна част от управлението, което означава, че те трябва да станат независима връзка в системата за управление. Необходими са определени усилия, за да работи и да бъде ефективна тази връзка. Ако компанията използва електронна система за управление на документи (EDMS), тогава има смисъл да се автоматизира управлението на срещите. Това ще важи особено за големи организации, както и за организации с географски разпределена структура. Функционалността на много EDMS ви позволява да автоматизирате рутинната работа на всички етапи от бизнес срещите.
Фаза на срещата
Подготовка и организация
● съхраняване на цялата информация в картата на срещата, където се посочват участници, дневен ред, място на провеждане, прикачени са материали;
● Осчетоводяване на резервации на стаи (отчитане на резервациите им от други служители);
● насрочване на срещи;
● съгласуване в EDMS на времето, мястото и други параметри на срещата;
● контрол на запознаването на участниците с информация за срещата, обратна връзка;
● Автоматично напомняне за час.
● оформяне на протокола по образец;
● записване на времето на срещите, включително такива по конкретни теми, и издаване на съответните доклади.
Контрол на изпълнението на поръчката
● проследяване на етапите на изпълнение на поръчката в информационната система.
● анализът на статистиката на срещите ви позволява да фиксирате основните параметри на срещите: продължителност, брой участници, разходи за труд;идентифицирайте най-ефективните срещи.
● анализът на взетите решения допълва базата от знания на компанията.
Можете да намерите конкретни съвети и примери за използване на EDMS за срещи и срещи в следните материали:
Други инструменти и нови тенденции
В зависимост от вида на срещата, честотата и броя на хората могат да се прилагат различни информационни технологии и техните комбинации. Например, ако много участници в срещата активно използват календари на Outlook, тогава е удобно да използвате този популярен офис пакет, за да планирате среща. Някои ERMS позволяват да се използва заедно с характеристиките на ERMS.
В някои случаи информационните технологии могат напълно да премахнат нуждата от среща лице в лице. Срещата на участниците може да се проведе виртуално (например в Skype или Microsoft Lync).
От хаос към ефективност
Разбира се, съвременните технологии няма да могат да затворят всички „тесни места“ на срещите, тъй като личните и организационните моменти играят важна роля при провеждането на срещи (като отсъствие, умишлено отклонение от темата, лоша подготовка на ораторите по дневния ред и т.н.).
Но поне се изключва възможността за загуба на информация, ще има ясен контрол върху изпълнението на решенията и времето за изготвяне на отчети ще бъде намалено. Както и досега, ръководителят ще трябва да решава дисциплинарни въпроси, да следи участниците да не се отклоняват от зададената тема, да обобщава дискусиите и да ги записва в протокол.
И така, какво прави срещата ефективен инструмент за управление:
● анализ на срещите и отстраняване на недостатъци;
● постоянен мониторинг на изпълнението на поръчките;
● вграждане на срещи в контролната веригакомпания.
Интегрираният подход към решаването на всякакви бизнес проблеми, включително организирането и провеждането на срещи, е ключът към ефективната работа на цялата компания като цяло.