Правила на етикета за бизнес имейл кореспонденция, списание Главная книга, № 23, 2013 г.
Комуникацията по имейл е неизменна част от работата на всеки съвременен офис служител. И счетоводителите не правят изключение. Как да водим кореспонденция по такъв начин, че бизнес комуникацията да е продуктивна, емоционално удобна и изключително етична? Предлагам на читателите няколко практически съвета.
Така ще демонстрирате вниманието си към личността на човек. Ако писмото е написано до конкретен получател, тогава липсата на лично обжалване в него изглежда неправилно и неучтиво.
Между другото, когато се обръщате към бизнес партньор или клиент, силно ви съветвам да не използвате кратката форма на името („Саш“ вместо „Саша“, „Ан“ вместо „Аня“), независимо колко демократичен е стилът на писане и колкото и дълга да е вашата кореспонденция. Това, което звучи познато в устната реч, на писмен език изглежда твърде просто.
СЪВЕТ 2. Обърнете специално внимание на формата на поздрава
СЪВЕТ 3. Не забравяйте да попълните полето "Тема".
Формулировката на темата трябва да е кратка, но в същото време точно да отразява предмета на кореспонденцията. Например"Споразумение, фактура, акт от Алфа ООД"вместо "Документи". Тъй като аспектите на обсъждания въпрос се променят, добавете пояснение към темата. Например„Сътрудничество с Перм“ → „Сътрудничество с Перм. Дата на преговорите” → “Сътрудничество с Перм. Проект на договор”.
СЪВЕТ 4. Обърнете внимание на полетата "До" и "Копия".
Трябва ясно да разберете предназначението на тези полета, общоприети в бизнес средата:
СЪВЕТ 5. Не отлагайте отговора
На обучения често ми задават въпроса: има ли общоприети стандарти относно времето, през което е необходимо да се отговори на писмо от клиент или колега? Но няма универсален отговор на него.
Ако говорим завътрешна кореспонденция, тук всичко се определя от скоростта и ритъма на живота на самата компания. Има фирми, в които забавяне на отговора повече от час и половина се счита за невъзпитание. И някъде отговорът през деня е в реда на нещата.
Но какво ще стане, ако след като сте получили и прочели писмото, разберете, че не можете да дадете пълен отговор на него в рамките на 24 часа? След това, съгласно правилата на добрите нрави, уведомете подателя за получаването на писмото и приблизителното време за отговор на него. Например:„Здравейте, Сергей Василиевич! Вашето писмо е получено. Ще отговоря в следващите няколко дни“ или „Андрей, получих писмото. Благодаря ти! Имам нужда от повече информация, за да отговоря. Ще се опитам да отговоря не по-късно. ».
СЪВЕТ 6. Следвайте основните правила за подаване на информация в писмо
Не са много от тях:
Във всеки случай това трябва да се реши отделно.
Така че вътрешнокорпоративната кореспонденция в една компания почти винаги е пълна с жаргон и съкращения: те са познати и разбираеми за всички участници и спестяват време. Но трябва да внимавате, когато ги използвате в кореспонденция с контрагенти.
Имаше такъв случай в моята практика. Една колежка подготвяше материали за издателство и в последното писмо написа:„Маша, моля, изпратете всичките си материали възможно най-скоро“. Маша реши, че това е обозначение на непознат за нея формат, в който текстът трябва да бъде преведен. Тя уби много време, с кука или мошеник, измисляйки как да удовлетвори искането на издателя. Представете си раздразнението на Машината, когато 2 дни по-късно тя разбира, че загадъчното "asap" е съкращение от широко използваното в англоговорящата среда "as soon as possible" ("възможно най-скоро"). Но Маша можеше да изпрати материали в рамките на половин час от момента, в който получи заявката!
СЪВЕТ 7. Завършете всяка буква с блок от вашия подпис и вашите контакти
Блокът трябва да съдържа: