Правна уредба на изземването на документи на организацията

Виталий Комлев, заместник генерален директор на Klyuch-consulting LLC

Вероятно малко от икономическите субекти поне веднъж не са се сблъскали с процедурата за изземване на документи на организацията при извършване на контролни или процесуални мерки от упълномощени държавни органи.

В тази ситуация, за да се осигурят правилни действия и да се намалят последствията от разглежданото явление, трябва поне да се разбере кой и в какви случаи има необходимите правомощия.

В предлаганото изследване ще се спрем само на някои от най-характерните според нас условия за изземване на документи на една организация.

Изземване на документи при извършване на следствени действия

Правното основание на въпросните действия в случая са нормите на Наказателно-процесуалния кодекс на България (НПК на Руската федерация).

Изземването на документи на организацията в хода на следствените действия се извършва под формата на изземване или в хода на претърсване.

Въпреки всичките им различия, общият квалифициращ признак на тези следствени действия е, че те се извършват в съответствие с част 1 на чл. 164 от Наказателно-процесуалния кодекс на България в рамките на разследването на наказателно дело и въз основа на решението на следователя, което се предава срещу разписка на генералния директор на организацията или на друго длъжностно лице на организацията, което изпълнява неговите задължения.

Претърсването като следствено действие, регламентирано в чл. 182 от Наказателно-процесуалния кодекс на Руската федерация, се извършва в случаите, когато има достатъчно данни, за да се смята, че на всяко място или във всяко лице може да има инструменти за престъпление, предмети, документи и ценности, които могат да имат отношение към наказателното дело.

вдлъбнатинав съответствие с разпоредбите на чл. 183 от Наказателно-процесуалния кодекс България се извършва при необходимост от изземване на определени вещи и документи, имащи значение за наказателното дело, и ако се знае точно къде и у кого се намират.

Така се вижда още една обща черта на разглежданите следствени действия: и двата им вида имат една и съща цел - изземване за по-нататъшно използване при доказване на намерените и иззети предмети и документи.

В същото време има и принципна разлика между изземване и претърсване, която се състои в това, че разследващият орган по време на изземването знае точно местонахождението на вещите и документите, които ще бъдат иззети, поради което не се предвижда и не се планира претърсване при извършване на това следствено действие. Следователно изземването не може да се превърне в обиск. След намирането на издирваните вещи, служителите на реда трябва да довършат издирвателно-следствените действия.

В случай, че служителите на реда смятат, че на територията на организацията има документи или предмети, които имат отношение към наказателното дело, те извършват претърсване. Ако при обиска намерят това, което търсят, вещите и документите се изземват.

Претърсването и изземването се извършват в присъствието на поемни лица. Част 11 от чл. 182 от Наказателно-процесуалния кодекс на България е предвидено, че при претърсване и изземване има право да присъства защитник (адвокат).

В хода на извършваните следствени действия или непосредствено след приключването им, съгласно нормите на НПК, се съставя протокол2.

При извършване на следствени действия под формата на претърсване или изземване в офис на организация трябва да се обърне внимание на редица подробности, които ще сведат до минимум загубите.

Първо, в съответствие с изискванията на част 5 на чл.182 от Наказателно-процесуалния кодекс на Република България следователят, преди започване на претърсването, е длъжен да предложи доброволно издаване на подлежащи на изземване документи и материали, които могат да имат отношение към наказателното дело. Част 5 от чл. 183 от Наказателно-процесуалния кодекс на България гласи, че следователят трябва да действа по подобен начин при извършване на изземване. Ако декларираните предмети, документи и ценности са предадени доброволно и няма основания да се опасяват, че ще бъдат укрити, следователят има право да не извършва обиск. Съответно при доброволната екстрадиция на декларираните вещи, документи и ценности не се налага провеждането на следствени действия, меко казано, в тяхната активна форма. Основание за подобни действия на служителите на реда са нормативните указания на част 6 на чл. 182 от Наказателно-процесуалния кодекс на Руската федерация, които предвиждат, че „по време на обиск могат да бъдат отворени всякакви помещения, ако собственикът откаже да ги отвори доброволно“, част 8 от същия член, според която „следователят има право да забрани на лицата, присъстващи на мястото, където се извършва обискът, да го напускат, както и да общуват помежду си или с други лица до края на обиска“, и нормите на част 5 на чл. 183 от Наказателно-процесуалния кодекс на Руската федерация, който предвижда, че в случай на отказ да се предадат предмети и документи, подлежащи на изземване, следователят „извършва изземването със сила“.

На второ място, както при извършване на претърсване, така и при изземване законът предвижда възможност за запазване на документи и материали, съхранявани на електронен носител3. Ако приемем, че няма нужда да цитирам текста на съответните регулаторни изисквания дословно, все пак отбелязвам, че във всеки случай е много препоръчително да използвате тази възможност. За да се реализира тази възможност, офисът на организацията трябва да разполага с резервни електронни носители за съхранение.

Приложено къмдокументи, такива нормативно установени признаци, които формират идентичността на документа са реквизити. Трудността от гледна точка на наказателно-процесуалното законодателство се състои само във факта, че документът има много значителен брой подробности. Например GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за изпълнение на документи”7, регламентиращ процедурата за подготовка и изпълнение на официални документи, предвижда наличието и използването на следните подробности:

Малко по-различен, по-съкратен, но също много важен набор от подробности е нормативно установен в актове, регулиращи процедурата за деловодство във федералните изпълнителни органи, по-специално в параграф 9 от Правилата за деловодство във федералните изпълнителни органи8 и Методически препоръки за разработване на инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи9.

Говорейки за документи, отразяващи финансово-икономическата дейност на организацията, изглежда целесъобразно да се обърне внимание на факта, че следният набор от задължителни данни е законово определен за тях:

• дата на съставяне на документа;

• името на икономическия субект, изготвил документа;

• стойността на натуралното и (или) паричното измерване на факта на икономическия живот, като се посочват мерните единици;

• заглавието на длъжността на лицето (лицата), извършило (завършило) сделката, операцията и отговорно (отговорно) за коректността на нейното изпълнение, или заглавието на длъжността на лицето (лицата), отговорно (отговорно) за правилността на регистрацията на събитието;

• подписи на лица, посочващи техните фамилни имена и инициали или дрподробности, необходими за идентифициране на тези лица10.

Ето защо при съставянето на списък на иззетите документи е необходимо за всеки един от тях да бъдат посочени достатъчен брой реквизити, чиято съвкупност да осигури индивидуалността на всеки конкретен документ. Изглежда, че във връзка с документи, генерирани в хода на финансово-икономическата дейност на организацията, е необходимо да се посочи най-малко:

• наименование на стопанския субект, изготвил документа;

• дата на съставянето му;

• регистрационен номер на документа;

• стойността на паричното измерване на факта на икономическия живот, за отразяване на който е съставен документът.

Различен, по-съкратен подход изглежда неприемлив, тъй като не отразява индивидуалните характеристики на документа и следователно не отговаря напълно на изискванията на наказателнопроцесуалното законодателство.

И още повече, неприемливо е иззетите документи да се изброяват в папки (папки, кутии), дори и да е посочен броят на документите, съдържащи се в тях.

И накрая, пето, наказателно-процесуалният закон, както вече беше отбелязано, предвижда възможност за наличие на защитник (адвокат) по време на претърсване или изземване. Практиката на стопанските субекти показва, че тази възможност трябва да се използва непременно, а не само за последващо подписване на протокола за претърсване (изземване).

Въпросните следствени действия протичат по правило в напрегната и дори нервна атмосфера, в която са възможни грешки и от двете страни. Именно те – дори и незначителни отклонения от нормите на НПК не бива да остават без вниманието на настоящия защитник (адвокат),със специализирани знания. Всички те следва да бъдат отразени в последствие в протокола за следственото действие. Наличието на отклонения от нормите на Наказателно-процесуалния кодекс на България, отбелязани в протокола, ще позволи на защитника (адвоката) да изгради правни позиции за защита на интересите на икономически субект, като използва нормативни указания относно възможността за обявяване за недопустими на някои доказателства, получени в хода на извършвани следствени действия, въз основа на нормативните указания на чл. 75 от Наказателно-процесуалния кодекс на Руската федерация.

Изземване на документи като мярка за осигуряване на производството по дело за административно нарушение

Законодателят предвижда възможността за изземване на вещи и документи като мярка за осигуряване на производството по дело за административно нарушение. Част 1 чл. 27.1 от Кодекса за административните нарушения на България (CAO RF) съдържа разпоредби, че се прилагат мерки за осигуряване на производството по дело за административно нарушение, за да се спре административно нарушение, да се установи самоличността на нарушителя, да се състави протокол за административно нарушение, ако е невъзможно да се състави на мястото на откриване на административно нарушение, да се осигури навременното и правилно разглеждане на делото за административно нарушение и изпълнението на взетото по делото решение. 11. По този начин изземването на вещи и документи, които са били инструменти или предмет на административно нарушение, и документи, които са доказателства по дело за административно нарушение и са открити на мястото на административно нарушение или по време на личен обиск, претърсване на вещи, които са с физическо лице, и претърсване на превозно средство (наричано по-нататък изземване на вещи и документи), епринудителна мярка за осигуряване на производството по дела за административни нарушения, насочена към събиране на веществени доказателства по тези дела, както и предотвратяване на продължаващото използване на инструментите или предметите на административно нарушение за незаконни цели.

Законово установено е, че от иззетите документи се правят копия, които се заверяват от длъжностното лице, иззело документите, и се предават на лицето, от което се изземват документите, за което се прави съответен запис в протокола. Част 5.1 от чл. 27.10 от Кодекса за административните нарушения България предвижда, че при невъзможност да се направят копия или да се прехвърлят едновременно с изземването на документите, посоченото длъжностно лице предава заверени копия от документите на лицето, от което са иззети документите, в петдневен срок след изземването, за което се прави съответен запис в протокола.

Както и в предишния случай, в част 6 на чл. 27.10 от Кодекса за административните нарушения на България, законодателят отбеляза необходимостта от отразяване на индивидуалните характеристики на документа в протокола за изземване. По-специално, фиксира се, че в протокола за изземване на вещи и документи се посочва информация за вида и данните на иззетите документи (вече беше обсъдена ролята на данните на документите за тяхната идентификация).

При необходимост иззетите вещи и документи се опаковат и запечатват на мястото на изземването. Конфискуваните вещи и документи се съхраняват до разглеждането на делото за административно нарушение на места, определени от лицето, извършило изземването на вещи и документи, по начина, определен от съответния федерален изпълнителен орган.

---