Прясно мляко - Моята система за използване Remember The Milk (GTD Agile Results)
Въведение, плюсове и минуси на Remember The Milk
В тази статия ще опиша подробно моята текуща конфигурация за работа в диспечера на задачите Remember The Milk. Дълго време за завършване на работата по предварително обещаната статия не даде стария перфекционизъм. Всичко се подобри само след приемането на факта, че всяка жива система не стои неподвижна, а непрекъснато се развива и адаптира, така че да може да бъде „идеална“ само за някакъв краен период от време. Статията обобщава опита ми (от 2009 г.) с услугата Remember The Milk и предоставя напълно работеща, обмислена (о, повярвайте ми) и според мен доста универсална система.
Основното предимство на Remember The Milk за мен е нереалната гъвкавост и възможността за най-фина персонализация. RTM първоначално не е пригоден за една конкретна методология (както например редица услуги, създадени специално за GTD) и позволява на всеки да персонализира системата според нуждите си. Например, веднъж започнах с прости списъци „Работа“ и „Дом“, по-късно лесно имплементирани в RTM GTD, и не толкова отдавна добавих основните техники на Agile Results към това. От минусите на RTM искам да отбележа доста слаб ... визуален компонент. Имам предвид почти пълната липса на цвят и специални етикети, невъзможността за плъзгане и пускане на задачи, липсата на подзадачи като клас, липсата на класически календар и т.н. Успях да се отърва от някои от тези недостатъци с помощта на определени трикове, ще говорим за тях.
Моята приоритетна система в Remember The Milk
1-ви приоритет (червен) - това е цветът на резултатите за мен (според Agile Results). Всеки проект има свой резултат (крайната желана цел). Благодарение на 1-виприоритизираните резултати в йерархията на RTM са лесно различими и винаги са по-високи от задачите.
2-ри приоритет (син) - цветът на основните, жизненоважни, повтарящи се (рутинни) задачи. Важно е да изясня разбирането си за рутинна задача. За мен това не е просто някаква редовно повтаряща се задача, като някакво „изхвърляне на боклук“, това е точно основната задача, която съставлява „скелета“ на живота, като редовни упражнения, седмично планиране и т.н. Класифицирайки дадена задача като рутинна (основна) задача, аз я отделям сред другите, като подчертавам нейната особена важност. Когато видя незавършена синя задача в списъка си със задачи за деня, не е нужно да мисля за нейното приоритизиране – вече съм я приоритизирал по-рано, така че е най-добре да се заема с нея възможно най-скоро.
Как да използвам тагове
Таговете са най-мощният RTM инструмент. Като цяло, планирането в RTM може да бъде изградено изцяло само около тагове. Пример за организиране на такава система вече е описан на betteri. Описва наистина страхотна система, която значително ме напредна в разбирането как да работя с RTM, но по отношение на таговете ми се струва, че използването им заедно с обикновени списъци е малко по-ефективно, обяснявам причините по-долу.
Функции и полезни настройки на етикети
Обединяване на етикети. Етикети могат да бъдат удобно комбинирани и, ако е необходимо, преименувани в Настройки → Етикети.
Избор на проекти. Всички мои тагове на проекти започват със символ "+".
Облак от етикети. В настройките препоръчвам да активирате „облак от етикети“ (Настройки → Общи → Показване на облак от задачи). Облаците от етикети са чудесен начин да хвърлите око на текущи проекти. Тя е сегашната, т.к когато всички задачи с етикета са изпълнени, той вече не се показва в облака - това е много удобно.
Структура на моите основни списъци
Входяща кутия е GTD входяща кутия. Точка.
**ФОКУС - тук прехвърлям задачи, които трябва да са във фокуса ми за текущата седмица. В допълнение към задачите, той съдържа всички планирани резултати (по три за година, месец, седмица и ден).
**Мисли - важни идеи, въпроси, мисли, бележки, като цяло всички подзадачи, са безмилостно записани в този списък. Задачите и резултатите често се раждат от мисли. Типичен пример би бил „какво ще стане, ако използваме приоритет в RTM за подчертаване на резултатите?“. Една мисъл може също да се превърне в напомняне и да се появи на определен ден в списъка за деня. Методът е същият: 3-ти приоритет + конкретна дата. Можете да отпразнувате свежа идея за текущия проект, можете просто да закачите напомняне за себе си като „съсредоточете се върху основното, не се разсейвайте“. Можете дори да превърнете една мисъл в „съобщение в бутилка“ към себе си и да го получите, например, след година.
*Чакане — делегиран списък, на контрол, "на изчакване". Тук е посочено, че в момента вече не зависи от мен, а резултата, който трябва да контролирам. А също и ако се очаква някакво външно събитие, едва след настъпването на което мога да стартирам задачата. За всички задачи в списъка *Чакащи определено ще задам дата и трети приоритет.
Моля, обърнете внимание, че благодарение на звездичките в заглавието, списъците са подредени така, че най-често използваните от тях са в самото начало и не е необходимо да превъртате, за да преминете към друг списък.
списък:**ФОКУС и не (име: резултат от годината ИЛИ име: резултат от месеца)
Най-отгоре в списъка са трите планирани резултата за седмицата, малко по-надолу са трите резултата за деня. Много е важно резултатите да са винаги пред очите ви.- това служи като постоянно напомняне за най-важното, не ви позволява да се отклоните и да се изгубите в потока от събития и дела. Редовните задачи от **FOCUS са в долната част на списъка. Каква задача ще правя всеки конкретен ден, решавам през седмицата и едва след това определям дата на задачата. Между другото, можете да зададете датата на задачата за днес в RTM просто като щракнете върху бутона „Отлагане“.
От списъците *Основни, **Може би и **Мисли в *Днес се показват всички задачи и напомняния за днес, както и просрочените.
списък:*Основа ИЛИ списък:**Евентуално ИЛИ списък:**Мисли) и срок Преди:утре
От списъците *Чакащи и *Събития задачите и напомнянията се показват предния ден, в деня на задачата, както и просрочените.
(списък:*Чакащи ИЛИ списък:*Събития) и dueBefore:"2 дни от днес"
И в най-долната част на списъка се показват всички задачи от входящата кутия. Това ми се струва много удобно: не е нужно постоянно да превключвате между списъците, за да обработвате входящи кутии, можете да ги управлявате директно от основния списък. Такива задачи винаги са лесни за разграничаване (те са в долната част и без тагове).
списък: Входящи ИЛИ (списък:**ФОКУС и не (име: резултат от годината ИЛИ име: резултат от месеца)) ИЛИ ((списък:*Основа ИЛИ списък:**Може би ИЛИ списък:**Мисли) и срок Преди:утре) ИЛИ ((списък:*Чакащи ИЛИ списък:*Събития) и срокПреди:"2 дни от днес")