Проблеми на комплектуването на архивите в условията на държавен монопол върху архивните документи
Архивният фонд и Държавното управление по архивното дело в Руската федерация. Съхраняване, комплектуване, отчитане и използване на архивни документи. Комплектуване на архиви в съвременни условия. Изготвяне и завеждане на бележки по делото. Проблеми на комплектуването на архивите.
Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу
Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.
Ако състоянието и качеството на обработка на документите на ликвидирана или реорганизирана организация не отговарят на изискванията на тези правила, тогава ликвидационната комисия е длъжна да организира поръчването на документи в съответствие с изискванията на тези правила и след това да прехвърли документите според тяхната принадлежност
Технологията на придобиване на архиви е комплекс от взаимосвързани цикли, от които зависи трансформацията на предметите на труда (документи, информация, знания). Самата технология на комплектуване е насочена към целенасочени, последователно извършвани действия с документи, информация за тях, информация за постигане на целите и съдържанието на архивите. Значението на комплектуването се състои в това, че бидейки входна подсистема за формиране на архивния фонд, то на практика определя не само другите му процеси, но и въобще цялата работа на архивите.
В момента съществуват редица проблеми, свързани с комплектуването на архиви в условията на държавен монопол върху архивните документи:
1. Необходимо е законодателно регламентиране на обезщетенията, независимо от формата на собственост.
2. Архивни фондове, които дълги години бяха единствен източник на документално снабдяване, внастоящите трябва да се разглеждат като обещаващи организации.
3. Необходимо е да се организира вътрешнобългарски обмен на информация за документи и обмен на документи.
4. Подобряването на кадровото осигуряване е невъзможно без активно внедряване на националната информационна система.
Особен проблем е финансирането на архивите. В България в продължение на много десетилетия имаше само една форма на финансиране на архивите - държавата (бюджет). За съжаление към момента е невъзможно фондът да се попълни само с бюджетни средства, тъй като техният обем е недостатъчен за архиви. Ето защо днес е препоръчително да се използват две форми на финансиране: бюджетни (федерални и общински) и извънбюджетни.
Имайки предвид текущото състояние на икономиката в България, наблюдаваме постоянен спад на промишленото производство и в резултат на това намаляване на държавните приходи. Не е необходимо да се очаква увеличение на разходите за култура (делът на разходите за архиви от федералния бюджет обикновено не надвишава 0,25-0,30%), така че бюджетът на архивите винаги е зависел и зависи от местните власти. За съжаление от бюджета на което и да е ниво почти не се отделят средства за придобиване, а ако се отделят, то не са достатъчни. Силови структури, Държавната дума, Министерството на финансите - отвсякъде идва стандартен отговор, чийто смисъл се крие в една фраза: за съжаление не е възможно да се отделят средства за придобиване.
Наистина комплектуването на много архивни фондове е оставено на произвола. Най-големите архиви на българските региони се комплектоват индивидуално (съответно със случайни документи) и са в пъти по-лоши от обикновените архиви на малките градове на Запад. Дори в главните архиви на страната все повечепридобива провинциален характер (в най-лошия смисъл на думата). Попълването на архивните фондове се поддържа на минимално допустимото ниво, основно благодарение на безплатното депозиране на изданията, администрирано от Министерството на културата на България.
Много архиви самостоятелно намират изход от тази ситуация. Тук на помощ идват извънбюджетните източници на финансиране. Архивите започват да преминават към нов икономически механизъм, нов начин на организация на архивната сфера: широко се въвеждат платени форми на обслужване; реализират се различни инициативни направления на стопанска и търговска дейност и др. Алтернативните източници на самофинансиране на архивите могат да бъдат разделени на две големи групи: приходи от продажби и неоперативни приходи. Компетентната комбинация от различни източници и методи за придобиване, разбирането на принципите на бюджетиране позволява преразпределяне на наличните ресурси за укрепване на съществуващите програми за придобиване на архиви, а също така прави възможно по-ефективното използване на извънбюджетни източници на финансиране.
По този начин качеството на придобиванията днес се определя от състоянието на архивите и начина, по който се управляват придобиванията. В същото време въпросите на финансирането според повечето експерти са приоритетни, тъй като архивите в настоящата пазарна ситуация не са в състояние да се сдобият с необходимия документ, а за качеството на комплектуване на архивни фондове е напълно безсмислено да се говори.
Отделен проблем е въпросът с комплектуването на държавните архиви с аудиовизуална документация. Основните източници за попълване на тези видове документи: вестници и телевизионни и радио компании - отказват да съдействат. Комплектуване на архив с аудиовизуална документация - единедин от най-важните по отношение на създаването на изворовата база на модерността, изисква нови подходи, по-специално чрез законодателно консолидиране на правото на архивите да получават легално копие на аудиовизуален документ.
Въвеждането на канцеларски системи в електронен формат и перспективата за приемане на машинночетими документи за държавно съхранение създава редица проблеми за архивистите: досега правният статут на електронните документи не е определен и техническите параметри за тяхното приемане и съхранение не са разработени. Всичко това затруднява работата на архивите с електронна документация.
Ситуацията със състоянието на документите от държавната част на архивния фонд, които са на временно съхранение в приватизирани предприятия, както и безопасността на документите за персонала в неправителствените организации, предизвиква безпокойство. Приемането в редица региони на законодателни актове за административната отговорност на лица, нарушили архивното законодателство, изигра положителна роля, но не реши напълно проблема. При липса на възможност архивните институции да наблюдават жизнеспособността на организацията, административни мерки често се предприемат още при факта на загубата на документи.
Заключение
Съставът на Архивния фонд на България се изгражда на етап деловодство. Оттук и необходимостта да се обърне внимание на архивното обучение на специалисти по документи, да се осигури участието на архивистите в разработването на учебни програми и стажове за учебните заведения, които подготвят специалисти в тази област.
Констатирайки и анализирайки промените, настъпили в традиционната система за комплектуване на Архивния фонд на България, техните специфични проявления на регионално ниво, множество конференции, посветени наВъпросите за комплектуване на архиви се препоръчват на архивните органи и институции:
2. Да се продължи практиката за сключване на договорни отношения между архивите и притежателите на документи от недържавната част на Архивния фонд на България, предвиждащи предаване на документите за държавно съхранение след изтичане на договорения срок на ведомствено съхранение.
3. Съвместно с органите на изпълнителната власт да предприемат мерки за осигуряване на безопасността на документите на предприятия и организации, които са били в производство по несъстоятелност.
4. Да се активизира работата по осигуряване на запазването, подбора и предаването за постоянно съхранение в държавни и общински архиви на аудиовизуална и електронна документация, която се намира на ведомствено съхранение.
5. За да се създадат условия за най-разнообразно изследване на историческите процеси, организирайте, заедно с учените, работа за определяне на тенденциите в изследването на използването на определени видове архивна документация, разработване на форми и методи на инициативна документация, които допринасят за попълването на архивния фонд с документи, които не идват по традиционния начин, но представляват интерес за съвременните изследователи.
Регионалните органи за архивно управление трябва да се свържат с Федералната архивна служба с предложения:
1. Провеждане на дискусия в електронен формат с широк кръг участници „Архивният фонд на България през 21 век”.
2. Разработване и консолидиране в архивното законодателство:
- механизъм за взаимодействие със собствениците на лични архиви и недържавни предприятия за осигуряване на безопасността и отчитането на архивните фондове и архивните документи;
- контролната роля на архивите върху състоянието на деловодството в организациите източниципридобиване.
3. Засилване на ролята на министерствата и ведомствата в предоставянето на подчинените организации на стандартни списъци с указания за конкретни периоди за съхранение на документи, стандартни номенклатури на файлове и инструкции за деловодна работа.
4. Методически осигурява комплектуването на архиви с аудиовизуална и машинночетима документация.
Списък с референции
1. Единни системи за документация. Система от организационно-административна документация. Изисквания за оформяне на документи и формуляр - образец. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.
2. Калъфи за дълги периоди на съхранение. Видове, разновидности и технически изисквания. ГОСТ 17914-72.
3. Деловодство и архивиране. Термини и дефиниции. ГОСТ 16487-83.
4. Съхраняване на документи във фондовете на библиотеки и органи за научна и техническа информация. Общи изисквания. ГОСТ 7.50-84.
5. Документи на хартиен носител. Държавни правила за съхранение. Технически изисквания. OST 55.6-85.
6. Единна система за държавно деловодство: Основни положения. М., 1974.
7 Основни правила за работата на държавните архиви на СССР. М., 1984.
8. Основни правила за работа на държавните архиви с филмови и фотодокументи. М., 1980.
9. Единна система от организационна и разпоредителна документация: Единни формуляри, инструктивни и методически материали за тяхното прилагане. М., 1981.
10. Списък на документалните материали със срок на съхранение до 5 години, подлежащи на унищожаване без разрешение от архивни органи (учреждения). М., 1961.
11. Типова разпоредба за архива на институцията. М., 1965.
12. Типова разпоредба за единния ведомствен архив. М., 1969.
13. Организацияработа на архивните учреждения с ведомствени архиви: Методическо ръководство. М., 1969.
14. Указания за работа с особено ценни документи в държавните архиви. М., 1983.
15. Основи на законодателството "За архивния фонд на България и архивите". М., 1976.
16. Документация (Организация и технология на документална поддръжка за управление): Учебник за университети / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Бикова Т. А. и др.; Изд. Т. В. Кузнецова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
17. Сокова A.N. Управление на архиви и деловодство в чужбина: Ключови проблеми: Аналитичен преглед. - М „1989г.
Приложения
ЛИСТ - СВИДЕТЕЛСКО ДЕЛО N ___
В делото заведени (приложени) и номерирани ___________ лист(ове)
(с цифри и думи)
включително: буквени листове _____________________________________, липсващи номера ____________________________________ + листове от вътрешен опис ________________________________________________
Характеристики на физическото състояние и формирането на случая
Длъжност на лицето
кой е направил удостоверителния подпис Подпис Обяснение