ПЪРВИЧНО НАБЛЮДЕНИЕ - ОСНОВАТА НА ИНФОРМАЦИОННАТА СИСТЕМА НА СЧЕТОВОДСТВОТО, Стойността на първичния
Значение на първичното наблюдение
Основата за вземане на управленски решения са първичните данни за извършените стопански операции. В организациите първичната регистрация на бизнес транзакциите се извършва в специални носители - документи, които доказват счетоводната информация.
Първичното наблюдение е първото звено във веригата на функциониране на счетоводството. Пълнотата и надеждността на счетоводната информация, която ще получат потребителите на информацията, зависи от това как се извършва. Поради това на съдържанието на първичното наблюдение се обръща голямо внимание.
Първоначалният последващ процес включва:
- критерии за оценка и избор на фактори на икономическия живот (икономически събития) въз основа на счетоводни задачи;
- еднозначно тълкуване на обекти и събития, отразени в счетоводството;
- комбинация във времето на регистриране на наблюдение и измерване на факта на икономическия живот (икономическо събитие);
- форми на контрол върху наблюдението и предаването на факти от икономическия живот (икономическо събитие) за тяхната по-нататъшна обработка.
Въз основа на резултатите от първоначалното наблюдение се съставя акт. Сред отличителните черти на счетоводството най-значима е документацията. Само на него е присъщо непрекъснатото и документално регистриране на извършените стопански операции.
Първичен документ (лат. documentum - удостоверение, доказателство) е писмено удостоверение, съставено по предвидения от закона ред и удостоверяващо юридическия факт на стопанска сделка.
Придаването на правна сила на информацията е обективно необходима редовност на счетоводствотосчетоводство. Това се дължи на факта, че отразените в счетоводната система стопански операции са същевременно „правоотношения“.
Документирането е начин за регистриране на стопанските операции с първични документи по време и място на тяхното извършване.
Нито една стопанска операция не може да бъде отразена в счетоводството, ако няма надлежно съставен първичен документ. Няма документ - няма основание за счетоводни записвания. Този процес е началният етап на счетоводството. Нарича се първично счетоводство.
Първичните счетоводни документи служат като основа за последващи счетоводни записи и осигуряват точността и достоверността на счетоводните данни, както и възможността за техния контрол. Те позволяват още на етапа на събиране на информация бързо да се управлява технологичният процес на производство (по отношение на изразходването на материални, трудови и финансови ресурси), да се установи законосъобразността и целесъобразността на определени операции.
Документирането на стопанските операции позволява на счетоводния отдел да извършва предварителен, текущ и последващ контрол върху дейността на материално отговорните лица, движението на материални, трудови и финансови ресурси, както и състоянието на сетълмент и платежна дисциплина. С подписването на документа упълномощеното лице контролира по този начин законосъобразността и целесъобразността на операцията.
Първичният документ, съставен непосредствено в момента на търговската сделка (след сделката), потвърждава правната сила на сделката. Първичният документ, съставен правилно, установява отговорността на конкретни лица за извършване на стопанска операция.
Документите имат правно значение, тъй като се използват вкато доказателство при спорове между организации и физически лица. Те служат за основа на съдебно-счетоводната експертиза, извършвана по решение на прокуратурата, съда и следствените органи. Документите са от голямо значение при извършване на документални одити, одити на финансовата и икономическата дейност на организацията. Тъй като счетоводните документи са основният носител на информация, те формират основата на информационната система на организацията, която се използва в управлението.