Работеща папка за работа, СФЕРА НА ВЪЗДЕЙСТВИЕ

Когато общувам с предприемачи, често срещам въпроса „как да накарам длъжностните характеристики да работят“? Мисля, че идеята, че длъжностните характеристики (JDs) са важни, ще бъде приета от много хора, не непременно от мениджъри. Дори обикновените служители понякога се оплакват от липсата на длъжностни характеристики. Периодично, при поредната вълна на осъзнаване, че КИ е важно нещо, един от шефовете на компанията създава компания за създаване на длъжностни характеристики. Как завършва не е трудно да се отгатне. Всички тези инструкции след това събират прах някъде в масата или килера до следващата „атака“ на управленската дейност на мениджъра, който отново се натъкна на „глупостта“ на персонала.

Защо се случва това? Защо в този въпрос няма желания ред? И така, как да накарате инструкциите да работят?

Да, няма как.))) Можете да накарате ЧОВЕК да работи, като му дадете задача, за която той ще поеме отговорност на дежурство.

И тогава всичко ще си дойде на мястото. Имаме нужда от човек, който ще отговаря за действието на инструкциите. Защото те няма да работят сами. Инструкцията е информация. Можете да го прочетете и да го следвате, или можете да го прегледате веднъж и безопасно да го забравите. И в случай на спешна нужда да бързате из офиса, да търсите къде е тя, по дяволите, и накрая да се откажете и в опит да разрешите работен проблем, направете първото нещо, което ви хрумне. Не е фактът, че това ще бъде правилното действие. Но това е в най-добрия случай. В най-лошия случай служителят ще дойде при мениджъра за петдесети път и ще му постави този проблем. Това, което е възможно и ще предизвика справедлив гняв у него и ... “О! Как да накарате длъжностните характеристики да работят?

Както казах по-горе, инструкциите могат да работят само акоако някой в компанията поеме отговорност тези инструкции да работят.

Както обикновено се случва. Един от шефовете, след като е срещнал проблем и го е решил безопасно, сяда и описва това решение под формата на писмо с инструкции. След това той публикува това писмо и кара всички да го прочетат и подпишат. Всъщност тук всичко свършва. Най-задължителните служители, които не са толкова много, както показва практиката, правят копие на тази инструкция и я скриват на бюрото си или я запазват на компютъра си за всеки случай. Къде понякога можете да получите тази информация и да я използвате като измамен лист, за да свършите работата правилно. Но ви уверявам, че подобно поведение на служител е рядкост.

Какво трябва да се направи, така че инструкциите да са полезни?

Първото нещо, което трябва да направите, е да решите, че във вашата компания ще има човек, който ще бъде натоварен с отговорността информацията от длъжностните характеристики да се възпроизвежда постоянно в съзнанието на служителите.

Вие наемате такъв човек или поверявате тази функция на някой от съществуващия персонал, или лично поемате тази задача.

След това стартирате папка за всеки служител на вашата компания, на която записвате, че това е официалната папка

на такъв и такъв пост. Искам да ви напомня, че редът е такова състояние, когато нещата лежат на местата си и изпълняват своята функция. Така че за папката с длъжностни характеристики трябва да определите мястото. Това място трябва да е в обсега на служителя. За да не я търси. За да може лесно да го използва при необходимост.

След това събирате всички писма с инструкции, които вече имате, всички разпоредби, всички правила, всички дългосрочни заповеди и ги поставяте в тези папки, правейкинеобходимия брой копия, така че всяка папка да съдържа правилната буква. Случва се, че една и съща инструкция трябва да бъде известна на служители на различни позиции. Съответно те трябва да имат тази инструкция в папките си. Например, вашата компания има политика за предоставяне на отстъпки на клиенти. Кой трябва да има тази информация? Мениджър продажби, ръководител на отдел продажби и разбира се директор. Следователно инструкцията с тази политика трябва да бъде в техните официални папки.

Напълно възможно е в самото начало, когато стартирате тази поръчка, папките със задачи да са много тънки или дори празни. Но докато компанията живее и работи, ще се появят нови инструкции. След това те са отговорни и ще ги запишат в съществуващите папки за работа.

Следващото нещо, което лицето, което отговаря за работните досиета, ще трябва да направи, е да извършва редовни проверки на познаването на длъжностните характеристики. Всичко, от което се нуждае за това, е да започне дневник на проверките и около веднъж седмично или на 2-3 седмици (това може да зависи от броя на служителите или други фактори) да се обърне към всеки служител или да му се обади и да вземе папката му и да я отвори на първото място, което му попадне, да му зададе един въпрос от длъжностната характеристика. Въпросът трябва да е практичен. Например, ако е продавач: „Ако клиент поиска отстъпка, какво ще направите?“ или ако е мениджър продажби: „Вашият служител не е изпълнил определените му квоти тази седмица, какво ще направите?“ Ако служителят е отговорил правилно, той получава потвърждение, прави се съответна маркировка в дневника за проверка и отговорното лице продължава напред. Ако отговорът е грешен, отговорното лице иска да прегледа отново всички материали и след известно време се появява отново и пита един единственвъпрос. Но вече различни. И така, докато получите верния отговор.

Това е единственият метод, който ще "накара длъжностните характеристики да работят". Той е прост и ефективен. Разбира се, няма да забележите промяната веднага. Необходимо е този ред да се вкорени и да свикне с него. И след известно време, уверявам ви, ще започнете да забелязвате промени. Хората ви ще правят все по-малко грешки в работата си, процесите ще се ускоряват. Ще има инициатива за създаване на нови инструкции, които ще помогнат за рационализиране на работата във вашата компания.

Това е доста прост и ефективен метод.

На пръв поглед. ))) Защото, когато се заемете с изпълнението му, ще срещнете нюанси и въпроси. Например, кой отговаря за длъжностните характеристики? Това ли ще е единствената му функция или не? Как да вземем предвид работата на този човек? Защо трябва да плаща премия? Ами ако служителите започнат да протестират?

Не съм изброил и една десета от въпросите, с които ще се сблъскате. Може би решението им ще донесе допълнително управленско удоволствие. И вие, справяйки се с тях, ще изживеете много приятни моменти. Но ако изведнъж решите да внедрите тази технология възможно най-бързо, с минимален брой грешки, тогава се свържете с професионалистите.