Ролята на секретаря при организиране на приема на посетители - Етика
7. Ролята на секретаря при организирането на приема на посетителите
Приемането на посетители може да бъде разделено на три вида: приемане на служители на вашата институция по текущи въпроси; приемане на представители на други организации, включително делегации; приемане на посетители по лични въпроси.
Секретарят е длъжен да гарантира, че на вратите на рецепцията е поставена табела, указваща дните и часовете за приемане на посетители; водят отчет на посетителите и следят за изпълнението на решенията, взети по време на рецепцията; спазвайте реда на приемане и часа на разговора.
По-добре е да си уговорите среща предварително, като направите съответните записи в дневника на рецепцията.
Секретарят трябва да помни, че посетител от всякакъв ранг, без изключение, може да влезе в кабинета на ръководителя само след доклада на секретаря. Секретарят лично докладва за представители на висши организации. След като помоли посетителя да изчака, той влиза в кабинета на управителя и съобщава за посетител, чакащ да бъде приет. В този случай е желателно да посочите фамилията, името, бащиното име, длъжността на посетителя и проблема, по който е пристигнал. Секретарят може да докладва на управителя за посетителя, използвайки интеркома и след като получи съгласие за рецепция, кани посетителя да отиде в офиса. Неприемливо е да поканите посетител в офиса на ръководителя на посетителя във връхни дрехи.
Ако посетителят дойде без предварително съгласие, секретарят има право да реши самостоятелно дали да го докладва незабавно на ръководителя или да си уговори среща.
В случай на отказ, секретарят съобщава на посетителя точната дата и час, когато ще бъде приет.
Когато организира приемането на служители на своята институция по текущи въпроси, секретарят е длъжен:
познават кръга от лица, които имат достъп до управителя по всяко време,и ги предавайте свободно;
да доведе до знанието на всички служители на институцията часовете за прием по текущи въпроси;
определя правилата за продължителността на посещението и предупреждава посетителя за това;
Не е необичайно посетителите да отидат на среща с мениджър с въпрос, който може да бъде разрешен от друг служител. Секретарят трябва да знае разпределението на отговорностите между висшите служители на институцията, за да насочи посетителя към служителя, който е компетентен при решаването на конкретен въпрос.
При организиране на приема на служители, командировани в предприятието, секретарят е длъжен:
разберете въпроса, на който е пристигнал посетителят;
обърнете внимание на удостоверението за пътуване;
съдействие при избора на необходимите материали;
разберете дали командированият специалист има осигурен хотел; ако не, тогава помогнете при разрешаването на този проблем, обяснете най-удобния транспортен маршрут от хотела до мястото на работа.
Ако делегация пристигне на рецепцията, тогава трябва да се внимава предварително да се определи служител на организацията, който ще придружава делегацията. Ако пристигне чуждестранна делегация, трябва да се осигури преводач и сувенири за членовете на делегацията.
При необходимост, по искане на ръководителя, секретарят трябва да може да приготви и сервира чай или кафе на водача и посетителя (членовете на делегацията).
Не трябва да се допуска прекъсване на приема поради неуважителни причини. При отсъствие на ръководителя, при когото е поканен посетителят, е необходимо посетителят да бъде посрещнат от друг компетентен служител. В такава ситуация секретарят трябва да се извини за отсъствието на ръководителя и да обясни причината за отсъствието му.
Секретарят трябва да обърне специално внимание на организацията на приемането от ръководителя на посетителите личновъпроси. За този тип прием лидерът обикновено определя определени дни.
В края на разговора и след вземане на решение ръководителят се записва сам или възлага на секретаря да запише резултатите от разговора в съответните отчетни форми. Контролът върху изпълнението на решенията, взети от ръководителя, се осъществява от секретаря.
1. Басаков M.I. Деловодство и кореспонденция във въпроси и отговори: Учебник за студенти от икономическите университети и колежи. 5-то изд., преработено. и допълнителни - Ростов n / a: Phoenix, 2007.
2. Бройдо В.Л. Офис оборудване за офис работа и управление. - М.: Информационно-издателска къща "Филин", 2007 г.
3. ГОСТ Р 51141-98. Офис работа и архивиране. Термини и определения - М.: Издателство за стандарти, 1998 г.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията. - М.: Издателство за стандарти, 2003 г.
5. Офис дело (организация и технология на документалната поддръжка на управлението): Учебник за ВУЗ. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
6. Основни правила за работа на архивите на организациите. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2006.