Съхранение на длъжностни характеристики, статии, журнал "Наръчник на секретаря и офис мениджъра"
Свързани статии
Колкото по-голяма е организацията, толкова повече служители работят в нея, следователно необходимостта от регулиране на тяхната трудова дейност става по-остра. Най-подходящи за това са длъжностните характеристики, които ясно определят обхвата на задълженията и реда за тяхното изпълнение за всеки служител в организацията. Малко хора обаче знаят как трябва да се съхраняват правилно. Именно тази точка ще разгледаме днес по-подробно.
В тази статия ще научите:
- какво е длъжностна характеристика;
- брой и съхранение на длъжностните характеристики в организацията;
- Основните моменти в дизайна на длъжностните характеристики.
За да направят процеса на работа в организацията по-последователен, а мандатът на всеки служител по-ясен, много мениджъри издават вътрешни документи като длъжностни характеристики. Ще ви разкажем по-подробно какво регулират и как трябва да се съхраняват.
Какво е длъжностна характеристика
Длъжностната характеристика е вътрешен документ, който има за цел да определи длъжностните задължения на служителя и ясно да регламентира процедурата за тяхното изпълнение. Освен това длъжностната характеристика също
Наличието на длъжностни характеристики в организацията показва ясно разпределение на отговорностите, както и желанието на мениджъра да създаде единен и добре координиран механизъм за работа на целия екип. В малките компании обаче често не е необходимо да се изготвят длъжностни характеристики, тъй катомалък персонал ви позволява директно да наблюдавате работата на всички. Ако вашата организация планира да публикува длъжностни характеристики, нека да видим как става това.
По правило услугата DOW се занимава с разработването на длъжностни характеристики с прякото участие на ръководителя на фирмения отдел, за който се създава тази инструкция. Например, ако е необходимо да се създадат инструкции за счетоводители, тогава главният счетоводител, който познава спецификата на тази работа, трябва да участва в този процес. След изготвянето на инструкцията тя трябва да бъде одобрена от ръководителя на отдела и ръководителя на организацията.
Имайте предвид, че няма ограничения за позициите, за които се разработват инструкции. При специално желание може да се разработи длъжностна характеристика както за самия ръководител на организацията, така и за чистачи и товарачи.
Брой и съхранение на длъжностните характеристики в организацията
По принцип длъжностните характеристики в организациите се издават в два или три екземпляра. Първото копие трябва да се намира директно в подразделението на организацията, в което работят служителите на тази позиция, второто копие се съхранява заедно с устава на организацията и други административни документи, а третото може да бъде в услуга на предучилищната образователна институция като копие или при самия ръководител на организацията.
Имайте предвид, че ако служители, заемащи една и съща позиция, работят в различни отдели (например секретари на ръководителите на различни отдели), тогава всеки трябва да има своя собствена длъжностна характеристика.
Основните моменти в дизайна на длъжностните характеристики
Основният регламент, който установява изискванията за проектиране на текстови документи, е GOST R 6.30-2003 (по-нататък -ГОСТ). И въпреки че тези изисквания имат само препоръчителен характер, те трябва да бъдат проучени и прилагани във възможно най-голяма степен.
И така, GOST установява списък с подробности, които трябва да съдържа длъжностната характеристика. Това е името на предприятието и самия документ, неговата дата и номер, мястото на публикуване на документа, заглавието на текста на инструкцията (името на длъжността, за която е разработена), печатите за одобрение и одобрение, подписите на разработчиците на инструкцията и бележка, че служителят е прочел документа, съдържащ полета за неговия подпис и датата на запознаване.
Внимание: Класът на длъжностната характеристика като вид документ съгласно OKUD е 0200000 - „Организационно-разпоредителна документация“, кодът, който се посочва в подробностите е 0253051.
Текстът на длъжностната характеристика трябва да бъде разделен на няколко раздела, в които при необходимост могат да се съдържат подраздели. Документът трябва да разглежда възможно най-подробно въпроси като:
- основни трудови функции и видове работа;
- правомощия и тяхното кратко описание;
- отговорност и наказания при неизпълнение от страна на служителя на изискванията на длъжностната характеристика.
Разделите и подразделите се номерират с римски цифри, точките в края на наименованията им не се поставят.
Тъй като длъжностната характеристика е вътрешен документ, чиято валидност е ограничена до една организация, в съответствие с GOST е разрешено да се постави необходимото „Съгласено“ в долната част на обратната страна на последния лист на оригинала. Поставянето на визата за одобрение на всеки лист също е разрешено.