Съвети за форматиране в Excel - MS Excel
Като оставим настрана структурата на Excel таблиците, трябва да се отбележи, че форматирането също може да доведе до проблеми. Въпреки че таблиците трябва да бъдат възможно най-лесни за четене и преглед, това не трябва да става за сметка на ефективността. Ние твърдо вярваме в принципа на простотата. Твърде много потребители прекарват огромно количество време във форматиране на таблици. Въпреки че не винаги го осъзнават, това често се прави за сметка на ефективността. Също така е обичайно прекомерното форматиране да увеличи размера на работната книга, но въпреки това вашата работна книга може да бъде кошмар за друг потребител. Най-добре е да използвате някои универсални цветове в електронните таблици, а именно черно, бяло и сиво.
Винаги е добра идея да оставите поне три празни реда над таблицата (най-малко три, по-добре повече). Те могат да се използват за дефиниране на условия в инструменти наExcel като разширен филтър и функции за бази данни.
Обикновено потребителите небрежно работят с данни в клетки. По подразбиране числата вExcel са подравнени вдясно, а текстът е подравнен вляво и има основателна причина. Ако започнете да променяте това форматиране, няма да можете да разберете с един поглед дали съдържанието на клетка е текст или число. Много често хората се позовават на някои клетки, като смятат съдържанието им за числа, но всъщност те съхраняват текст. Ако промените подравняването по подразбиране, всичко, което трябва да направите, е да си почешете главата, мислейки за съдържанието на клетките. Може би изключение от това правило са заглавките.
Форматирайте клетки като текст само когато наистина имате нужда. Всички данни, въведени в клетки, които са форматирани като текст, ставаттекст, дори ако искате да ги оставите като числа или дати. Дори по-лошо, всяка клетка с формула, която се отнася до клетка, форматирана като текст, също ще стане текст. По принцип не искате да форматирате клетки с формули като текст.
Обединените клетки също могат да причинят проблеми. Базата знания на Microsoft съдържа много често срещани проблеми с обединени клетки. Като добра алтернатива използвайте опцията за центриране на селекцията в групата Хоризонтално в раздела Подравняване на диалоговия прозорец Форматиране на клетки.