Управление на електронни документи FossDoc

Пример за решение, което автоматизира офис работата и управлението на документи, базирано на платформата FossLook, е системата за управление на електронни документи FossDoc, разработена от FOSS-On-Line. Тази система включва набор от типове документи, използвани в класическото деловодство - Входящо писмо, Служебна бележка, Жалби на граждани, Заповед и много други. Тези документи могат да се въвеждат директно и могат също да се изготвят с помощта на механизма за проектодокумент. Проектите предвиждат съвместна многопотребителска работа по одобрение на документи с фиксиране на резултата на всеки етап на одобрение (версии на документи).

FossDoc поддържа и автоматично номериране на документи при регистрирането им в офиса: регистрацията е възможна както в главния офис, така и в офисите на отделни подразделения на предприятието, където има собствено номериране. Поддържа се механизмът за наслагване и изпълнение на резолюции. Системата автоматизира работата на отдела за контрол на документооборота. Служителите на контролния отдел могат да задават документ за контрол, да определят срокове и др.

Системата предоставя дневник на хартиени копия на документи, които са издадени на служители. Извършва се номенклатура на делата и отписване на документи. Поддържат се аналитични отчети за състоянието на работата по документи и заетостта на служителите.

FossDoc EDMS ще отговаря както на големи, така и на малки организации, както държавни, така и търговски форми на собственост. FossDoc съдържа модули, които разширяват възможностите на системата. Можете да намерите пълния списък с функциите на FossDoc на официалния уебсайт на продукта.

Следват основните характеристики на FossDoc:

Съхранение на документи

Документите се съхраняват централно в единна база данни, която може да се управлява от MS SQL Server, My SQL или Oracle. Системата разполага с мощни инструменти за търсене на документи (включително пълнотекстово търсене). Подробности за СУБД за платформата FossLook и FossDoc EDMS можете да намерите в статията.

Пощенски сървър

Системата осигурява функциите на пълноценен мейл сървър. Всички пощенски съобщения се съхраняват в СУБД, с която взаимодейства сървърът FossDoc. Към сървъра са свързани клиентски програми - потребителски работни станции, които показват пощенски съобщения в съответните пощенски кутии. Потребителят има достъп до своята поща от всеки компютър, на който е инсталиран клиентският софтуер - програмата FossDoc Client for Windows. Можете също така да се свържете със сървъра, като използвате обикновен уеб браузър - сървърът ще ви предостави уеб интерфейс. От своя страна сървърът FossDoc взаимодейства с приставката за интернет поща, която действа като пощенски сървър. Чрез този модул се изпращат имейл съобщения до и от външния свят. Можете да създавате потребителски пощенски кутии както във вашия собствен домейн, така и на външни пощенски сървъри като gmail.com, mail.ru, т.е. FossDoc действа като клиент за тези сървъри. Можете да се свържете към модула за интернет поща със стандартни пощенски клиенти, включително от мобилни устройства, използващи протоколите SMTP / POP3.

Библиотеки с документи

Можете да проектирате документи от всякакъв тип и сложност, като използвате функционалността на FossDoc Document Libraries. За да започнете бързо с вашите документи, добавете полета, проверете функции, присвоете папка на документ и го „споделете“ с потребителите – това е толкова просто. Прочетете повече в статията.

Маршрутизиране на документи

История и статистика на работа с документи

Електронен цифров подпис (EDS)

Необходими условия за съвременен документооборот са гарантирането на автентичността на извършените от потребителя действия и целостта на въведената от него информация, което може да се осигури само от електронния цифров подпис (ЕЦП). Работа с EDS.

Права и нива на достъп до документи и папки

Свързване на документи заедно

FossDoc ви позволява да създавате главни-подчинени връзки между документи, да установявате кръстосани препратки между документи и да проследявате данни за връзки. Вижте Свързване на документи.