Въоръжете се с отчетна карта
Съставянето на график за работното време се смята от някои счетоводители за излишна и ненужна работа. Да видим дали наистина е безполезен документ?
Листът служи като основа за ведомост. Както и потвърждение, че служителят наистина е работил предписаното време и заплатата му е начислена разумно. Следователно табелата за работно време е основният документ и присъствието му в работния процес на компанията е задължително.
В продължение на повдигнатата тема трябва да се каже: напразно счетоводителите омаловажават значението на отчета. В крайна сметка този документ може да представлява интерес за много администратори.
Ако одиторите открият някакви несъответствия, например заплатите на служителя са начислени за неработни дни, те ще обвинят компанията в надценяване на разходите и следователно в подценяване на размера на данъка върху доходите. За такова нарушение компанията ще бъде глобена.
Има и друга служба, която анализира графиките - инспекцията по труда. С помощта на отчета за работното време одиторите лесно установяват нарушения на трудовото законодателство. И накрая, служителят може да се нуждае от документ, удостоверяващ отработените часове. В края на краищата, ако се окаже, че в трудовата му книжка е направен неправилен запис за някакъв период на работа, тогава ще трябва да се потвърди с допълнителни документи. Като такива документи се приемат сертификати, издадени от работодатели, извлечения от заповеди, лични сметки и, разбира се, разписания.
Как да попълните документа
Традиционно отчитането на работното време се води в ведомостта по метода на непрекъснато регистриране на присъствието и отсъствията от работа. Наредбата обаче позволява само вписване в ведомостта например на отсъствия, закъснения, извънреден труд и др.Ако няма отклонения, тогава в документа се въвеждат само окончателните данни за резултатите от работата за първата и втората половина на месеца.
Лицето, отговорно за воденето на записи на отработените часове, трябва да помни, че графикът е основен документ и в него не трябва да има корекции. Ръководителят на съответното структурно звено и служителят на службата за персонал имат право да подписват графика за време. В края на месеца документът се прехвърля в счетоводството.
Много често възниква въпросът: необходимо ли е да се състави график за авансовото плащане? Съгласно член 132 от Кодекса на труда заплатата на всеки служител зависи, освен всичко друго, и от размера на вложения труд. Тъй като се предполага, че заплатата се изчислява два пъти месечно, е необходимо да се съставят два документа: единият - за отчитане на отработените часове през първата половина на месеца, а другият - през втората половина. Но ако компанията пренебрегне изготвянето на "предварителния" график, тогава тя не носи никаква отговорност за това. Но счетоводният отдел може да има проблеми с надплатен аванс за първата половина на месеца, ако по това време някой от служителите е отсъствал от работа.
Както всеки документ, графикът трябва да бъде попълнен правилно. Така например "таймерите" имат въпроси относно това какви знаци се използват при записване на работното време. Например, ако служител е на почивка, тогава в счетоводния документ това време се отбелязва с кода „ОТ“. В този случай не е необходимо да отбелязвате почивни дни, тъй като те са включени в концепцията за "календарни ваканционни дни". Но неработните празници, които попадат в периода на почивка, трябва да бъдат отбелязани с код „Б“, тъй като те не се включват в годишния отпуск и не се заплащат (член 120 от Кодекса на труда). Ако служител е в командировка през уикенда или празника, тогава отчетната карта трябва да отразява факта на престоя му вкомандировка (код "К"). В случай, че причината за отсъствието на служител на работното място е неизвестна, „НН“ се поставя в листа за време. Ако в бъдеще служителят представи документи, потвърждаващи заболяването, или се признае фактът на отсъствие, тогава хронометристът представя актуализиран документ. Времето, когато служителят е бил на усъвършенствано обучение с прекъсване на работа, се обозначава с кода "PC". Също така в документа за отчитане на работното време е необходимо да се отбележи закъснението на служителите.
О. Горшенина, експерт ПБМатериален източник -