Загубен трудов договор, как да постъпим - Трудов договор - Кадрови бизнес, сп. Практическо
Свързани статии
Загубих всички трудови договори. Как работодателят може да ги възстанови? Как да изготвим дубликат на трудов договор? Подновява ли се трудовият договор? Служителят поискал да му бъде заверено копие от трудовия договор. Как да заверя това копие? Какви санкции да очаква работодателят, ако не е дал на служителя копие от трудовия си договор?
Загубих всички трудови договори. Как работодателят може да ги възстанови?
Трудовото законодателство не урежда директно процедурата за възстановяване на трудовите договори. Следователно работодателят може сам да го разработи индивидуално за своята компания. Например, изгответе отделен местен регулаторен акт по този въпрос, добавете съответната колона към Инструкцията за управление на досиетата на човешките ресурси (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Предварително може да се уточни, че ако по някаква причина оригиналът на трудовия договор бъде изгубен, се издава негов дубликат (GOST R 7.0.8-2013).
Между другото, работодателят може да определи следната процедура: изгубените оригинали на трудовите договори могат да бъдат възстановени въз основа на копия в ръцете на служителите. По този начин, ако това право на работодателя е разписано във вътрешните правила на компанията, ще бъде законно да се изискват от служителите техните трудови договори в рамките на три работни дни от момента на откриване на загубата. Работодателят, ръководен от тях, ще направи дубликати и ще върне копия на служителите. Такива действия трябва да бъдат ограничени до определени времеви рамки. Например, работодател или служител по персонала, като негов представител, се задължава да направи всичко впрез работната седмица.
Трудовото законодателство не определя сроковете за изготвяне на дубликат на трудов договор. Следователно срокът може да бъде всякакъв, но в рамките на разумното и не се разтяга много месеци.
Работодателят може допълнително да въвежда своите копия на трудовите договори в електронната база данни. Тогава е възможно да се предпише в местния регулаторен акт, че хартиени дубликати на договори ще се изготвят въз основа на електронни документи. Това означава, че няма да се налага да изисквате копия от тях от служителите, което ще помогне за значително намаляване на бумащината.
Как да изготвим дубликат на трудов договор?
Ако и двата екземпляра на трудовия договор са изгубени, как правилно да издадете неговите дубликати?
Повтаряме, че в законодателството няма установен ред за издаване на дубликат на трудов договор. Работодателят си запазва правото да го създаде самостоятелно, като го предпише в местен регулаторен акт.
Когато създава процедура за издаване на дубликати, служителят по персонала не трябва да забравя следните обстоятелства:
Съгласно правилата оригиналът на писмения трудов договор се сключва в два екземпляра, върху които всяка от страните поставя своя подпис (част първа, член 67 от Кодекса на труда на Руската федерация). Това означава, че дубликати на изгубени документи също трябва да бъдат съставени и закрепени по подобен начин. Освен това служителят трябва да подпише дубликата на работодателя, като удостовери с този подпис, че е получил своето копие от документа.
Информацията, посочена в дубликата, трябва да съответства на съдържанието на изгубения оригинал на трудовия договор. Информацията и условията, необходими за сключване на трудов договор, са разписани в член 57 от Кодекса на труда.
Работодателят може също да пресъздаде тези подробности и условия въз основа на заповедите за работа,извличането им от трудовата книжка, личната карта или други налични документи на служителя.
Подновява ли се трудовият договор?
В отдела за персонал на завода е изгубен трудов договор със служител, служителят също не е намерил своето копие. Възможно ли е да се сключи отново трудов договор без издаване на дубликат от него?
Отговорът е да. При липса на норми в законодателството за възстановяване на загубени трудови договори, работодателят е свободен в действията си при решаването на такъв проблем. Дори и двете копия да са изчезнали, мениджърът може да създаде и изготви нов трудов договор със служителя, без да прибягва до дублиране, но без да забравя за информацията и условията, които са предписани в изгубения първи документ (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Посочваме действителната дата, в момента на сключване и подписване на договора, като отделно изваждаме датата на наемане на служителя. Силно се препоръчва в текста на новия договор да се включи бележка, че е сключен и подписан, за да замени изгубения.
Служител, който е изгубил копието си, моли работодателя да му даде копие от трудовия договор. Длъжна ли е фирмата да изпълни молбата на служителя?
Законово е установено, че работодателят е длъжен да издаде копия от документи, свързани с работата, на служителя по негово писмено заявление (член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация). Тъй като списъкът с тези документи е отворен, служителят има право да поиска копие от трудовия договор. Работодателят е длъжен да предостави безплатно на служителя такова копие в рамките на три работни дни след подаване на заявлението.
Може да се случи, че в отдела за персонал съвсем случайно, поради недоразумение, са взели пари от служителя за изготвяне на копие от трудовия договор. Незабавно му върнете сумата с извинение.
Служителят поискал да му бъде заверено копие от трудовия договор. Как да го направя правилно?
Процедурата за заверка на копия е законово установена (GOST R 6.30-2003), което означава, че копие от трудов договор, издадено на служител, трябва да бъде надлежно заверено (член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация).
За да осигурите правилно хартиено копие, е необходимо да напишете думата „Верно“ (без кавички и други препинателни знаци) в долната част на листа след цялата въведена информация, да посочите длъжността на упълномощеното лице, което е заверило копието, да го помолите да подпише и дешифрира, посочете датата на заверка на документа (клауза 3.26 GOST R 6.30-2003).
Дали си струва да се постави печат върху копие от договора, преценява работодателят, но за да се придаде правна значимост на документа, копието се подпечатва.
Работодателят има право да откаже искането на служителя да му издаде нотариално заверено копие от трудовия договор. Според трудовото законодателство (член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация) той изобщо не е длъжен да издава такива документи, освен ако, разбира се, такова нещо не е посочено в местен регулаторен акт. Ако има такъв запис, работодателят трябва да изпълни изискването на служителя, като същевременно плаща за услугите на нотариус от собствения си джоб (член 62 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Какви санкции да очаква работодателят, ако не даде на служителя копие от трудовия договор?
Служителят е назначен, той е подписал два екземпляра от трудовия договор, след което документите са предадени на управителя за одобрение. Мина известно време, но служителят така и не получи своя екземпляр от договора. Това застрашава ли работодателя да бъде наказан?
Трудовият договор се съставя в два екземпляра. И ако един документ се съхранява от работодателя, тогава вторият със сигурност ще бъде предаден на служителя (част първа, член 67 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Законите за труда са задължителни. Ако работодателят наруши съществуващото правило, доброволно или неволно, той може да бъде подложен на административно наказание (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения).
Такова нарушение се наказва с глоба, за длъжностни лица - в размер от 1000 до 5000 рубли, организация, в допълнение към глоба от 30 000 до 50 000 рубли, може да бъде подложена на административно спиране на дейността до 90 дни.
Длъжностно лице, което не е предоставило на служител копие от трудовия договор и преди това е извършило подобно нарушение по този член, може да бъде дисквалифицирано за период от една до три години.
Под извършване на подобно престъпление се разбира не само повторното неиздаване на копие от договора на служителя, но и извършването на друго нарушение на трудовото законодателство.