Заповеди за личен състав и основна дейност в дружеството
Заповед- в административното право вид акт на управление, волева властна официална заповед на ръководителя, дадена в рамките на служебните му правомощия и задължителна за изпълнение от подчинените.
В държавните предприятия коректността на воденето на документация (включително заповеди за персонала и основните дейности) се регулира от следните документи:
Всяко дружество има изпълнителни заповеди, свързани с дейността на дружеството и изискващи формализиране. Обикновено те се ръководят от секретаря на компанията. Но когато идват при нас проверяващите органи, те изискват определени заповеди, които са задължителни във фирмата. И тук се крие големият риск за компанията. Всички знаем, че често лидерът издава заповеди, които противоречат на действащото законодателство. Например: като ръководител бях длъжен да ходя на работа през празниците по график и това не беше платено. Наричаше се "часовник". Но, както знаем, тези дни трябва да бъдат платени в двоен размер, което не се случи. След като види такава заповед, служителят на инспекцията по труда определено ще провери начисленията за тези дни в счетоводния отдел.
Освен това подписваме заповед с ръководителя за въвеждане в сила на таблицата с персонала и копие от тази заповед трябва да остане при секретаря (ако заповедите са в секретариата). Това е пряко нарушение на Закона за личните данни. Бих искал да обърна внимание на факта, чезаповедите за подпис на генералния директор (ръководител) носим лично(или ръководителя на отдела по персонала). Никога не оставяйте папка с поръчки в секретариата "за подпис". Винаги чакайте управителя да одобри документите и ги вземете лично. Препоръчвам в отдел Човешки ресурси (в отдел Човешки ресурси)създаване на отделни папки: за заповеди за персонал, за заповеди за отпуски, за заповеди за командировки и заповеди за основна дейност. Последната папка ще съдържа само заповедите на мениджъра относно служителите и задължителните заповеди.
Кои папки с поръчки ще формираме?
1. Заповеди за персонал (по персонал):- при наемане, - при преместване на друга работа (преместване) - при уволнение2. Командировъчни заповеди.3. Поръчки за отпуск4. Заповеди за основните дейности на компанията- за дисциплинарни наказания, - за комбиниране, - за стимули, - за установяване на увеличение на заплатата, - за промяна на личните данни на служителя, - за присвояване на категории, класна оценка, - за промяна на условията на труд, - задължителни заповеди.
Поръчките се оформят според сроковете на съхранение. Заповедите по персонала (набиране, преместване, уволнение) се съхраняват във фирмата50 или 75 години, заповедите за отпуски и командировки -5 години. След това се съставя акт и заповедите се унищожават. Поръчките за персонал, както казахме по-рано, могат да се извършват в свободна форма (като се вземат предвид необходимите данни) или във формуляри, одобрени от Държавния комитет по статистика. Според мен тези поръчки са доста удобни и не изискват промени. Бих искал да разгледам по-подробно задължителните поръчки за основната дейност. Между другото, тези поръчки се изискват по време на всякакви проверки, затова препоръчвам да ги публикувате и да направите копие, като ги поставите в отделна папка, за да не ги изисквате от архива, ако е необходимо.
Какви са тези поръчки?
1. Заповед за утвърждаване на използваните образци на документи.Образец на тази заповед можете да видите по-долу.
Дори ако сте на работаизползвайте унифицирани форми на документи, необходимо е това да се фиксира в заповедта. Образци на всички въпросни формуляри трябва да бъдат приложени към тази поръчка. Или образци на формуляри, разработени от компанията. Между другото, формата на трудовия договор на компанията също може да бъде одобрена със същата заповед.
В нашите класове студентите често задават въпроса: след като са проучили учебния материал, те са разбрали, че договорът трябва да бъде подобрен. Възможно ли е отново преподписване на договори със служители?
Не. Договорът се сключва еднократно. Правим необходимите допълнения с допълнително споразумение, но с новоназначени служители е възможно сключването на нови форми на трудови договори, изменени и утвърдени със заповед.
2. Заповед за прилагане на местните разпоредби.Тази заповед се издава на първия ден от учредяването на дружеството. Но все още има фирми, в които не са разработени местни разпоредби.
Тогава алгоритъмът на действията ще бъде следният:1.Заповед, че след 2 месеца (а ако има синдикална компания, след 3 месеца) ще влязат в сила следните местни наредби: - Правилник за вътрешния трудов ред - Наредба за защита на личните данни - Наредба за заплатите и бонусите.
Списъкът с актове може да бъде продължен чрез добавяне, ако е необходимо, на Правилника за командировките (Правилника за атестиране), т.е. тези, които са необходими за нормалното функциониране на компанията.2.Запознаваме срещу подпис всички служители на дружеството с настоящата заповед и предоставяме възможност за запознаване с актовете.3.След 2 месеца издаваме заповед за влизане в сила на този Местен правилник и отново събираме подписи за запознаване на всички служители с тази заповед и отделно с актовете.
3. Поръчкаотносно въвеждането (одобрението) на щатното разписание.
Тук всичко е просто. Най-вероятно вече сте направили тази поръчка. Той е много кратък по съдържание и много начинаещи кадрови служители започват „за солидарност“ да добавят клаузи за отмяната на предишното щатно разписание, клауза за периода на валидност и т.н. Както вече казахме в нашите часове по водене на кадрови досиета, работодателят няма задължението да въвежда щатното разписание с определена честота. Одобряваме според нуждите. Приложение към Заповедта - Щатно разписание.
4. Заповед за утвърждаване на графика за отпуски.
Напомням, че заповедта се издава не по-късно от 2 седмици преди новата календарна година.
Ако служителите са наети в компанията след одобрението на графика, тогава могат да се правят периодични поръчки за одобряване на допълнение към графика за отпуски. Този документ има планиран характер, не е местен нормативен акт и работодателят няма задължение да запознава служителите с графика на отпуските.
5. Заповед за назначаване на лице, отговорно за отчитането, поддържането и издаването на трудови книжки.
Често компанията игнорира тази заповед и по подразбиране изпълнителният директор е отговорен. Подписва и трудови книжки. Когато служител бъде уволнен, се прави запис в трудовата книжка и се заверява от отговорното лице, назначено със заповедта. Най-честата грешка в тази заповед е, че не е посочено кой изпълнява тези функции при отсъствие на мениджър персонал в офиса.
6. Заповед за назначаване на лице, отговорно за обработката и съхранението на личните данни на служителите.
Тази поръчка се изисква от компанията, тъй като според нашия закон всички личниданните на служителите трябва да бъдат стриктно отчетени и недостъпни за достъп от случайни лица. Помните ли известния филм „Мястото на срещата не може да се промени“? Имаше чудесен диалог между Жиглов и Шарапов, в който Жиглов каза, че всички документи са обърнати на бюрото му. Уви, не всеки, който идва в нашия отдел по човешки ресурси, идва по работа. Някои хора идват за новини. Всички документи в отдел "Личен състав" се намират в затворени шкафове или сейфове.
