Защо EDMS не работи Топ 5 идентифицирани причини #Въведение #EDMS #ECMJ
Въпреки успешното внедряване на EDMS, автоматизацията на бизнес процесите в компанията по една или друга причина може да спре. Експертите в бранша идентифицираха 5 основни негативни аспекта на подобни внедрявания от гледна точка на ИТ. Играчите на българския пазар на EDMS са солидарни с чуждестранните си колеги, но предлагат акцентите за местните клиенти да се поставят по малко по-различен начин.
Вадим Ипатов, заместник генерален директор на Intertrust за бизнес развитие, е съгласен със съществуването на тези проблеми и трудността да се превърнат препоръките за разрешаването им в жизнеспособни планове. В резултат на това, според него, се наблюдават няколко типични подхода: най-„прогресивният“ от тях е опит за твърдо формализиране на всички процеси, в които се ражда отговорна информация, с помощта на технологиите Workflow / BPM. „Като правило това работи само за малка част от процесите, тъй като е трудно да се впише цялото разнообразие от житейски ситуации в твърдата рамка на формалната логика. Освен това процесите се променят по-бързо, отколкото могат да бъдат формализирани“, обяснява той. - Амиподходът работи, когато отговорни документирани дейности не могат да бъдат извършени без определени регламентирани действия, което се контролира от специални служби. Но засега този подход страда от остатъци от хартия, което пречи на пълното използване на възможностите за електронно взаимодействие. На първо място, скоростта на движение на информацията е ограничена и тежестта върху бизнес специалистите се увеличава във връзка със задачите на документацията. Следователно най-неотложният проблем днес е оптимизирането на технологичните и организационни компоненти, когато документацията(основно електронна)органично се вписва в контекста на дейността на всеки служител в рамките на неговите служебни задължения и бизнес процеси.
Сергей Курянов, директор по развитието на DocsVision, ще забележи, че тези проблеми изглеждат „вечни“ и „незаличими“ от съвременните средства, което може да показва фундаменталните ограничения на модела за управление на процесите: според него той никога не може да бъде внедрен докрай, винаги ще има празнина между модела и реалността и в тази празнина ще има същите пет проблема. „Изходът от тази ситуация е в развитието на модела, а не в постоянството на прилагането му“, смята той.
Сергей Полтев, продуктов мениджър на EOS, разсъждавайки върху приложимостта на тези пет аспекта към реалностите на българския среден бизнес, отбелязва, че в България хартиеният фактор постепенно губи позиции, тъй като темата за използването на електронни документи стана доста модерна и важна за имиджа на клиента. „Задачата за структуриране и организиране на достъпа до наличната информация в компанията е повече от актуална за българския бизнес, като често този проблем се крие не само и не толкова във внедряването на модерни технологични решения“, посочва експертът.
Евгений Кочуров, ИТ анализатор на Directum, отбелязва, че може само да се съгласим със съществуването на изброените проблеми в организацията на бизнес процесите, но ако го погледнете от гледна точка на управлението на информацията, тогава трябва да започнете не с подобряване на ефективността на бизнес процесите, а с поставяне на цели. „Концепцията за ефективност по принцип няма смисъл отделно от целите: възможно е да се оцени ефективността на дейностите само когато ясно знаем към какво се стремим и освен това можем да измерим степента на постигане на целите си“, обяснява той идопълва, че в България определено има големи проблеми с това, както в търговския, така и в публичния сектор, тъй като освен няколко специализирани решения, все още няма общоприети методи за оценка на ефективността на процесите, свързани с управлението на информацията на пазара.
Александър Бейдер, директор ECM в Terralink, не е съгласен, че идентифицираните в проучването проблеми на бизнес взаимодействието с EDMS са значими за българската практика. Според него в България внедряването на ECM системи обикновено отговаря на бизнес изискванията на клиентите, които от своя страна разбират нуждите им от достъп до информация.Павел Житнюк, експерт-аналитик в Korus Consulting, който смята, че първият аспект, свързан с „тесните места“, не е ключов, тъй като обикновено при внедряването на EDMS се описват всички бизнес процеси и след това в пилотния режим на системата могат да бъдат идентифицирани техните грешки от това ниво, следователно тяхното наличие е симптом на неуспешно внедряване. Експертът свързва втория и третия аспект с неправилна нормативна уредба за работа на служителите, която се прилага във фирмата при внедряване на EDMS. Нестабилността към форсмажорни ситуации, когато една компания не може да възстанови данни, показва, че системата просто не е внедрена или внедрена с определен процент от желания резултат.
Александър Бадер обаче идентифицира две основни причини за ограниченото използване и ниското качество на RM и ECM системите в България. Първият от тях, според него, е ниското ниво на изисквания от страна на държавата към организацията на работата с документи: „Все още нито една компания не е глобена сериозно за неспазване на условията за съхранение на електронни документи. В американски съд не го правитеможете да подадете документи, ако са с грешен шрифт или полетата им са поне половин инч различни от предписания размер. Следователно е лесно да се предвиди нарастването на търсенето и изискванията към RM- и ECM-системите с по-нататъшното укрепване на българската държавност”. Според г-н Бадер втората причина е ниското технологично ниво на българските системи за управление на документи. Специалистът отбелязва, че основното предимство на местните разработки е тяхната ниска цена, която, разбира се, е много привлекателна за много клиенти, но дори и най-добрите от тези продукти не позволяват на клиента да мащабира своите решения нито по отношение на броя на потребителите, нито на състава на задачите, които трябва да бъдат решени, да не говорим, според Александър Бадер, за създаване на гъвкави системи за управление на бизнес процеси, работещи в индустриален режим.
В крайна сметка българските експерти на пазара на EDMS са уверени във важността на ролята на управлението на документи за бизнес процеси, релевантни на профила на компанията, като същевременно отбелязват необходимостта от частично преосмисляне на подходите за подобряване на ефективността.