Защо се нуждаете от система за вътрешни комуникации в организацията

защо

Лице, лишено от информация, не може да носи отговорност; лицето, на което се предоставя информацията, не може да не я поеме върху себе си. (c) Ян Карлзон, шведски бизнесмен, ръководител на SAS Scandinavian Airlines

Резултатът от действието на систематично настроените комуникации в организацията е ангажирането на служителите във вътрешните процеси и мотивацията за ефективна дейност. Чрез комуникациите се постига резултатът от разбирането и приемането на общите цели и ценности на организацията, както и координацията на съвместните дейности в процеса на изпълнение на индивидуалните задачи от всеки. Липсата на информация за дейността на компанията и обяснението на нейните постижения или неуспехи от вътрешни източници принуждава служителите да търсят тази информация във външната информационна среда и да я интерпретират сами. Такива тълкувания в повечето случаи не са в полза на организацията. Така се раждат слуховете и недоверието към действията на ръководството.

Въпреки това ръководството на организациите често пренебрегва вътрешноорганизационните комуникации. Защо се случва това? Поради няколко причини, сред които една от първите е традицията на еднопосочни връзки отгоре надолу, която не включва обратна връзка и интерактивно взаимодействие на страните. Ние наследихме тази традиция от съветската епоха на централизирана икономика, която предполагаше изключително директивен стил на управление, който минимизираше значението на човешкия фактор в дейността на организацията. Но светът се промени. В условията на конкурентна пазарна среда е невъзможно работещите служители да се третират като „зъбчета“, които безразлично и несъзнателно изпълняват функционалните си задължения.

Наднес е невъзможно да се постигнат резултати в развитието без участието на служителите в процесите на организацията. Всеки човек е ценен не само със своите компетенции, но и с отношението си към организацията, степента на лично участие в решаването на проблемни задачи и желанието за постигане на общата екипна цел на бизнеса.

Промени се не само подходът към принципите на управление на хората, но и светът на информационните технологии. Не можем да принудим човек да получи необходимата ни информация само от единствения източник, който предлагаме. Освен това всеки служител може да произвежда информация за дейността на организацията, като изразява отношението си към ръководството, колегите, клиентите и да я публикува в отворени вътрешни и външни информационни медии. Ако ръководството на организацията не управлява съществуващите информационни потоци, те не изчезват никъде. Те съществуват под формата на спонтанно информационно поле. И това информационно поле, създадено от работещи служители, съкратени служители, партньори и клиенти на компанията, в неуправляемия си формат често не носи полза, а вреди.

Позицията на мениджмънта, пренебрегваща системата за вътрешни комуникации в организацията, е позицията на щраус, забил глава в пясъка. Без да получава информация отвътре, персоналът ще я намери в други източници или ще я създаде сам. Основната цел на управлявания комуникационен процес е да осигури разбиране на информацията какво точно се случва в организацията. Това разбиране ви позволява да координирате дейностите на персонала, да изградите лоялност, да намерите консенсус и да създадете чувство за собственост при постигането на обща цел.

Във всяка организация нейните служители са склонни да участват в следните информационни процеси:

  • отделно отвънважна и маловажна информация за организацията и нейната лична дейност;
  • разработване на начини и средства за измерване на постигнатите резултати;
  • намират обяснения за успех и неуспех в постигането на целите и др.

Комуникационните канали са преки, непреки, официални и неформални, лични и нелични. Директните комуникационни канали ви позволяват да предавате информация директно от информатора към информираното лице, индиректните комуникационни канали извършват непряк трансфер на информация, официалните комуникационни канали предоставят възможност за осъществяване на информационно взаимодействие с официални органи, а неформалните комуникационни канали работят с неофициална информация чрез обмен на мнения. Има също разграничение между офлайн и онлайн комуникационни канали.

Как да разберем всичко това и кой е отговорен за процеса на вътрешни комуникации?

Отговорът е очевиден. Ако системата за вътрешни комуникации работи за целите на управлението на персонала, тогава отговорността за нейната ефективност трябва да бъде възложена на отдела по човешки ресурси, който ще взаимодейства директно с PR и IT отделите, за да гарантира качеството на процеса. Системно функциониращите вътрешноорганизационни комуникации решават проблемите не само на съзнателното изпълнение на поставените задачи, изграждането на екип на персонала, развитието на компетенциите на служителите и изграждането на ценностна корпоративна култура, но и служат като основа за изграждане на ефективна мотивационна политика.

Ако служителите знаят отговорите на въпросите защо се правят определени промени, как организацията реагира на външни кризи и катаклизми, какво очаква всеки в случай на стабилна дейност или промяна, тогава те са уверени в настоящето и утрешния ден.Информираните служители осъзнават своятапринадлежносткъм вътрешния живот на организацията,разбират целите, които трябва да постигнат, умеят да функционират както векип, така и автономнои имат възможност да усъвършенстват своитеуменияв рамките на изпълняваните задачи.

Системата за вътрешни комуникации работи така, че служителите да не могат да си позволят да бъдат безразлични към протичащите организационни събития и да поемат отговорност за вътрешния живот и развитието на своята организация.

Управляващ партньор на HIVE CONSULTING GROUP

Научете повече за технологиите за изграждане на вътрешни комуникации.