Автоматизация на работата на службата за персонал - Автоматизация на работата на службата за персонал

Системата за документиране на персонала е доста специфична. При работа с персонал се създава голям обем документи от един и същи тип, които лесно се поддават на формализиране.

Създаването на унифицирани форми на тези документи и техните електронни версии, използването на специални компютърни програми значително улеснява работата на всички, които работят с документи за персонала. Използването на компютър позволява дори с помощта на един специалист, изпълняващ функциите на служител по персонала, да поддържа документация за персонала на средни и дори големи организации.

Службата за персонал днес е оборудвана с модерна офис техника, специализирани програми, които осигуряват еднократно въвеждане на информация за персонала и нейното използване от всички отдели.

Въвеждането на компютърни технологии дава възможност за натрупване на информационни масиви (бази данни) и документи в електронен вид за всички служители на организацията, кадрови резерв, бързо намиране и ефективна обработка на цялата необходима информация за персонала.

Документацията за персонала е неизменна част от документите на всяка организация. Провежда се от службата за персонал (отдел, отдел за работа с персонала). Андреева В.И. Офис работа в отдела за персонал (с примерни документи въз основа на ГОСТ на Руската федерация). Издателство 3. М: ЗАО "Бизнес училище "Интел-Синтез", 2000 г.

Използването на автоматизирани технологии може значително да подобри ефективността на отдела за персонал. Документите за персонала са специфична документация, която изисква специализирани програми за работа с нея. Днес почти всяка организация разполага със собствен компютърен сервиз. В малък офис това е един или повече "компютри". В средни и големи организации това са отдели, отделиинформационна поддръжка (т.нар. информационни (ИТ) услуги). Работниците в ИТ услугите обаче са програмисти, системни администратори, тоест специалисти по компютърни технологии. И за да се състави списък с изисквания към системата за автоматизация на службата за персонал, за да се избере най-подходящата за нея софтуерна система (софтуер), са необходими усилията на специалистите от самата служба за персонал. Следователно служителите по персонала трябва да са добре запознати с възможностите на съвременните автоматизирани системи, на първо място, за да определят нуждите на своето звено и да съставят оптималната задача за ИТ услуги за придобиване, инсталиране, конфигуриране и последваща поддръжка на инструменти за автоматизация, необходими за работа с документация на персонала. Артемов О.Ю., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В., Фирми, управление, персонал, документи. Москва: Атлант-център, 2003 г.

Пазарът на информационни технологии предлага широка гама от софтуерни продукти за решаване на неотложни проблеми на управлението на персонала и оптимизирането на бизнес процесите в компании с различни нива на организационно развитие и различни сфери на дейност.

Автоматизираната система за управление на персонала ви позволява да водите записи на служители, да издавате и регистрирате заповеди, да наблюдавате предоставянето на ваканции, да получавате различна аналитична информация и да решавате много други задачи. Програмите за управление на човешките ресурси не само помагат за ефективното разпределяне на трудовите ресурси и управлението на капитала, но също така предоставят източник, от който служителите могат да получават информация, както корпоративна, така и индивидуална.

Системите за счетоводство на персонала са разработени на базата на програми за заплати. В бъдеще функционалността на тези програмисе разшири значително. Това се дължи на осъзнаването на ръководителите на предприятията за необходимостта от качествени промени в работата на отдела за персонал. Оптимизирането на работата с персонала, нарастването на професионализма на специалистите по човешки ресурси води до факта, че дейностите по управление на персонала стават все по-технологични, системни и висококачествени. Успехът на всяка компания често зависи от това колко ефективна ще бъде работата на отдела по персонала, чиято задача е да намери и задържи правилните специалисти, както и правилното разпределение на наличните трудови ресурси. Понякога това изисква корекции в структурата на компанията. Съответно нараства нуждата от ефективни инструменти за управление на потока от информация. В тази връзка разработчиците на автоматизирани системи трябва да обърнат повече внимание на разработването на софтуерни продукти за управление на човешките ресурси, да търсят начини за комбиниране на необходимите функции в единна информационна система за управление на персонала.

Софтуерният продукт за управление на човешките ресурси ви позволява да:

своевременно да получават аналитична информация и да вземат информирани управленски решения;
организира бизнес процеси за управление на персонала, изключва повторно въвеждане на едни и същи данни в счетоводната система и оптимизира ежедневната работа на служителите от различни фирмени служби;
установява ефективно счетоводно отчитане на цялата информация, свързана с персонала на компанията, като по този начин създава основа за анализ и планиране на разходите за персонал;
водят отчетност в съответствие със закона и минимизират риска от финансови санкции от фискалните власти.

Към днешна дата има доста системи за управление на човешките ресурси, представени като цялостни програми, които обхващат цялотонабор от задачи за управление на човешките ресурси, както и високоспециализирани решения.

Определяне на целта на проект за автоматизация

Както във всеки проект, трябва да започнете с определяне на основните и междинните цели на проекта. Успехът на проекта за автоматизация до голяма степен ще зависи от правилните акценти на този етап, тоест трябва да изберете продукт за автоматизация в съответствие с поставените задачи.

Мнозина се опитват да вървят по друг начин - първо изберете информационна система за управление на персонала и след това я използвайте за решаване на определени проблеми. Подобна стъпка очевидно е погрешна, тъй като всички съществуващи програми на вътрешния пазар имат различна функционалност и не могат да претендират за титлата „универсална система“.

Така че, на първо място, е необходимо да се определи: защо е необходима автоматизация, какви изисквания да представите на информационната система и какви резултати да очаквате от нея.

Формиране на списъка с необходимите функции на системата за автоматизация

Важно е да се автоматизират не функциите за управление на персонала като цяло, а онези от тях, които са важни в момента и ще бъдат търсени в близко бъдеще. Прекомерните системни функции ще усложнят работата на потребителите и ще отнемат допълнителни ресурси от "компютърния парк" на компанията.

Обикновено сред автоматизираните функции са основните и най-трудоемки бизнес процеси, свързани с управлението на персонала: наемане, прехвърляне, уволнение, отпуски и т.н. Процеси като проследяване на работното време и заплати също трябва да бъдат автоматизирани. Компаниите, чиито бизнес процеси са ориентирани към западните стандарти, трябва да автоматизират планирането на кариерата, управлението на обучението, набирането на персонал, планиранетоорганизационна структура и персонал, самообслужване. Тази функционалност е от интерес предимно за бързо развиващи се компании или предприятия със западен стил на управление (главно представителства на чуждестранни компании).

Основните нужди на повечето местни предприятия се определят от два фактора: общата ситуация с автоматизацията и законовите изисквания. Към днешна дата автоматизацията на досиетата на персонала в много предприятия е „на части“: поръчките се отпечатват в Word, досието на персонала се съхранява в Excel, заплатите се изчисляват в 1C. При голям брой служители разходите за труд за получаване на статистически данни, както и за проверка на информацията, получена от ръководството от различни отдели, се увеличават изключително много. Затова първостепенна задача е да се въведе елементарен ред в кадровото деловодство.

Трябва да се отбележи, че въпреки нарастващото търсене, автоматизацията на работата на отдела за персонал не е най-приоритетната задача за автоматизация в повечето компании. На първо място се автоматизира счетоводството, данъчното, производственото и оперативното счетоводство. Следователно бюджетите на проектите за автоматизация на управлението на персонала са значително по-малки от бюджетите за автоматизация, да речем, на счетоводството, въпреки че тези задачи са доста сравними по отношение на разходите за труд. Доста често поради тази причина на първия етап от автоматизацията трябва да се ограничите до решаването на най-важните и сложни задачи.

Избор на програмен продукт

Използването на нови технологии значително повишава ефективността на отделите по човешки ресурси чрез използване на предимствата на информационните системи. Важно е да не правите грешка с дефиницията както на самия софтуер, така и на фирмата доставчик. В случай на неуспешен избор те може да не бъдат оправданипредварителни очаквания и в резултат на това „ръчна работа“, увеличаване на цената на проекта за внедряване, използване на системата с влошаване на производителността (като се вземат предвид времето и финансовите ресурси, които вече са изразходвани за нейното придобиване и внедряване), и в резултат на това пълно отхвърляне на софтуера.

При избора на софтуер има няколко ключови етапа, които определят успеха на проекта за автоматизация като цяло. На първо място,е необходимо да се ръководи от сравнение на първоначалната функционалност на системите (типична конфигурация) с поставените задачи. На този етап е необходимо също така да се оцени гъвкавостта на продукта, т.е. степента на лекота на адаптирането му към специфичните изисквания на бъдещите потребители.

Вторият по важност етап еадаптиране на продукта към изискванията на националното законодателство. Много търсени са системите с оперативна поддръжка за промени в съответствие с изискванията на законодателството, тествани в реална работа в български предприятия.

Следващата стъпка есъотношението цена/полезност на сравняваните системи. В същото време е необходимо да се вземат предвид такива показатели като лекота на използване, скорост, необходими технически средства, надеждност и др. Много е важно да се обърне внимание не само на цената на софтуерния продукт, но и на общата цена на софтуера, консултантските услуги и следпроектната поддръжка на системата. Понякога цената на внедряването може значително да надвиши цената на програмата.

Качеството на изпълнение, сроковете на проекта, решаването на поставените задачи и цялостната удовлетвореност от резултатите от проекта пряко зависят от опита и знанията на консултантите на фирмата доставчик.

При избора на фирма-изпълнител трябвавземете предвид броя на завършените проекти на предложения софтуер, обърнете внимание на стабилността, опита и репутацията на тази компания на пазара и др.

Не забравяйте, че информацията за провалени проекти се разпространява бързо. И ако вашата компания е фокусирана върху дългосрочни бизнес перспективи, тогава трябва да изберете партньор в областта на автоматизацията въз основа на неговия успешен опит на вътрешния пазар.

Внедряване и поддръжка на системата

На първо място, ръководителят на предприятието трябва ясно да осъзнае, че ефективността на бизнеса се повишава не само от компютърните програми, но и от правилните решения и действия на персонала на компанията. В същото време ролята на системите за автоматизация е своевременно да предоставят най-пълна информация за вземане на подходящи решения.

Най-добрият начин за реализиране на проект за автоматизация обикновено е максималното участие на служителите на предприятието-клиент в работата по проекта, като се използват съветите и опита на специалистите на фирмата-изпълнител.

Автоматизирането на всеки процес е сериозен проект, който изисква постоянно внимание и участие на бъдещите потребители. Поради слабата формализация на процесите за управление на персонала, модулите за управление на информационните системи за управление на персонала не диктуват твърди модели и схеми. Автоматизацията на отдела за персонал е не само технически процес, но и творчески. За съжаление, професионалните служители по персонала не участват достатъчно в развитието на информационните системи, а вградените в системите „книжни“ модели на управление на персонала не винаги са подходящи за реални управленски процеси. Професионализмът и практическият опит на специалистите по човешки ресурси, ясното разбиране на задачата и творческият подход към бизнеса ще бъдат много подходящи за разработването на система за корпоративно управлениеперсонал.

Поддръжката на системата е много важен фактор. HR пакетите подлежат на промяна по-малко от модулите за заплати, но въпреки това също трябва да се поддържат своевременно и качествено. Този въпрос трябва да бъде обсъден подробно при преговори с потенциални изпълнители за изпълнение на програмата.

Трябва да се отбележи, че напоследък на вътрешния пазар на системи за автоматизация на персонала:

повишено търсене на "западна" функционалност;
повишен интерес към интернет технологиите;
има интеграция с корпоративни ERP системи и свързани продукти;
развиват се партньорски мрежи, както и методологични основи за изпълнение и консултантски проекти. Глинских А.И. За състоянието на пазара на автоматизирани системи за управление на персонала. - М.: "Компютър-информ", 2004. - 17 с.

В близко бъдеще се предвижда нарастване на търсенето на интегрирани системи за управление на персонала, регистрация на работното време и ведомост, в съответствие със закона.