Болезнени въпроси на участниците в електронното документооборот #електронен документ #EDMS #ECMJ
Електронното управление на документи между компаниите постепенно престава да бъде нещо необичайно и преминава в категорията на стандартната практика. Това позволява на операторите за електронно управление на документи (EDM) и техните абонати да комуникират по-свободно, да формулират въпроси и да идентифицират проблемите по-лесно. И всички проблеми по същество са задачи, които произтичат от спецификата на работата в определена област. Както клиентите, така и операторите, работещи с тях, имат такива проблеми при почти всяка реализация. Това могат да бъдат както общи въпроси, така и въпроси на конкретен клиент, свързани конкретно с неговите процеси. Нека се опитаме да разгледаме най-честите въпроси и задачи, свързани с електронния документооборот от двете страни – от гледна точка на EDI операторите и техните абонати.
Какво се отнася до абонатите
Как да интегрираме външен обмен на документи в корпоративна система?
Основното решение, разбира се, е разработването на интеграционно решение или подобряването на съществуващо. Често вътрешната система на клиента е толкова модифицирана за собствените му нужди, че стандартното решение, разработено от EDI оператора, не е подходящо. В този случай условията, при които ще се извърши ревизията, се определят отделно. Ако интеграционното решение трябва да бъде направено от нулата, тогава може да има няколко опции за развитие:
● от клиента, ако държавата разполага със съответните специалисти;
● от аутсорсинг компании, които поддържат разработка за системи, използвани от клиента;
● от EDI оператора.
Освен това, след разглеждане на процесите, може да се окаже, че компанията е подходяща за работа в уеб клиента на услугата за обмен или закупуване на система, с която интеграцията с услугата за обмен е добре установена.и което може да затвори редица други задачи.
Как да съхраняваме електронни документи?
Този въпрос беше актуален преди няколко години и остава актуален и до днес. Разликата е, че сега има по-приемливи решения за съхранение на архиви от документи, както електронни и хартиени, така и смесени. И тук има няколко решения:
●съхраняване при EDI оператора;Договарят се отделни складови услуги, потвърдени със съответните документи (пълномощни, договори).
●въвеждане на електронен архив;Това решение е подходящо не само за съхранение на електронни документи, но и за опростяване на хартиени документи, което е важно в преходния етап. С такива архиви някои услуги за обмен вече имат интеграция.
Изборът на опция зависи от това какви документи планира да съхранява клиентът, за колко време, каква е политиката за сигурност на компанията и т.н.
Как да издадем фактура със задна дата?
Тук можете само да промените процесите на компанията: да ги изградите така, че да можете да издавате фактури навреме в съответствие с данъчните закони. В крайна сметка това ще се отрази по-добре на работата на самата фирма. Ако спецификата на индустрията и разпоредбите, регулиращи тази индустрия, не позволяват издаването на фактури навреме, можете да се свържете с местните данъчни власти, да обясните ситуацията, да пишете писма с въпроси до Федералната данъчна служба и Министерството на финансите. Освен това трябва да се помни, че няма санкции директно за издаване на фактура в нарушение на 5-дневния срок. Основното е, че неиздадената навреме фактура не води до други нарушения на закона.
Как да принудите вашите контрагенти да преминат към електронен документооборот?
Всъщност това е обща задача както за клиентите, така и заоператори на електронен документооборот. Тук има много опции и както морковите, така и камшиците могат да работят. Всичко зависи от това колко влияние има клиентът върху своите контрагенти. Във всеки случай най-ефективна ще бъде съвместната работа на клиента и EDI оператора за привличане на контрагенти. Ето най-често срещаните методи:
● отстъпки при използване на обменната услуга както от клиента, така и от неговите контрагенти;
● изгодни предложения за партньорство от клиента към контрагентите;
● принудително преминаване на контрагентите на клиента към електронен документооборот.
Какво притеснява EDI операторите
Как да мотивирате абоната да промени установените процеси?
Това също е често срещан въпрос както за клиентите, така и за операторите на EDF: някои не разбират защо им е необходимо, други се опитват да докажат необходимостта от промени.
Компаниите, особено тези, които работят по едни и същи процеси повече от година, намират за трудно да променят установените процеси и навици. Това води до загуба на време за организиране на нов процес, преквалификация на персонала, разходи за придобиване на нови системи и др. Но в крайна сметка тези промени ще повишат ефективността и ще изведат компанията на следващото ниво. Нашата задача тук е да покажем как ще се промени работата на клиента с въвеждането на обменната система и да предложим най-добрия и безболезнен вариант за преход, включително като вземем предвид вътрешните процеси. Например, ако по-рано на хартиен носител управителят първо получи акт за подписване и след това след друг кръг на съгласуване с този акт пристигна фактура, тогава е възможно да се изгради процесът по електронен път, така че документите да дойдат за подписване веднъж.
Как да взаимодействаме ефективно с други EDI оператори?
За да започнете снеподатлив конкурент, необходими са истински клиенти. Именно те ще бъдат клиенти на роуминг и от страна на двата EDI оператора. Това е единственият начин да започне продуктивно разработване и тестване на роуминг в момента. Не само защото клиентът може да окаже натиск върху своя EDI оператор, но и защото така работата ще бъде максимално близка до реалността. Без клиенти няма да има връщане, а освен роуминг, EDI операторите развиват и друга, не по-малко важна функционалност.
Как да се справим с противоречията в законодателството?
С такива въпроси се сблъскват всички, чиято работа е пряко свързана с мониторинг, промяна на законодателството. Това не означава, че некомпетентни хора пишат закони. Просто е невъзможно да се предвиди всичко от самото начало. Например, наскоро се сблъскахме с факта, че форматите на фактурите не предвиждат посочване на тирета, които трябва да бъдат посочени в съответствие с правилата за попълване на фактури. Решаваме го по обичайния начин. Първо, ние търсим отговори в законовите актове, търсим разяснения, промени в законодателството. След това, ако няма решение, пишем писма до Федералната данъчна служба и получаваме отговори.
Това далеч не са всички въпроси и задачи, които възникват както пред клиентите, така и пред EDI операторите при внедряването на обменни услуги. Много задачи са много специфични, в зависимост от тесните процеси на конкретен клиент. Но, както виждаме, задачите са разрешими. При внедряването е важно да покажете гъвкавост, способността да гледате на процесите от различен ъгъл и да не се страхувате от промени.