Цели и задачи на срещата и срещите, Класификация на срещите и срещите - Основни правила
Цели и задачи на срещата и срещата
В практиката има общоприето разделение на срещите според техните задачи и цели. От тук се разграничават проблемни, инструктивни и оперативни срещи Личен мениджмънт: Учебник / С.Д. Резник и др.- 2-ро изд., преработ. и допълнителни - М.: INFRA-M, 2004. - 622 с.
Целта на проблемната среща е да се намери най-доброто решение за управление на обсъждания проблем. Решенията на такава среща обикновено се формулират в резултат на обсъждане и се вземат след гласуване. Такава среща се провежда по схемата: доклади; въпроси към лекторите; дискусия; вземане на решение.
Задачата на инструктажната среща е да прехвърли нарежданията и необходимата информация отгоре надолу в схемата на управление за по-бързото и ефективно изпълнение. На такава среща ръководителят довежда до вниманието на събранието взетите административни решения.
Оперативните срещи са така наречените срещи за планиране, летни срещи, петминутни срещи. Те не се бавят. Задачата на такива срещи е да се получи информация за текущото състояние на нещата в производството. За разлика от брифинга, оперативното съвещание осигурява предаването на информация отдолу нагоре по схемата за управление. След като получи актуална информация от участниците в срещата, мениджърът идентифицира наличието на „тесни места“, причините за изоставането и неуспехите, тук взема необходимите решения, дава инструкции, определяйки сроковете за тяхното изпълнение. На оперативното съвещание не се правят отчети. Основната цел е да се идентифицират онези проблеми на производството, върху чието решаване трябва да бъдат насочени основните усилия на екипа.
Въпреки това, основната цел на провеждането на всяка среща или среща е да се вземе съвместно решение след колективен обмен на информация, т.е. да се постигне определенрезултат.
Класификация на срещите и срещите
Срещите и срещите са официални и неофициални. За да се проведе успешно едно събитие, първо е необходимо да се определи неговото естество.
Видовете срещи могат да бъдат класифицирани според управленските функции:
1. Срещи за планиране, на които се обсъждат въпросите за стратегията и тактиката на организацията, необходимите ресурси за изпълнение на плановете;
2. Срещи за трудовата мотивация, на които се обсъждат проблемите на производителността и качеството, удовлетвореността на персонала, причините за ниската мотивация, възможността за нейната промяна, въпросите на моралното и материалното стимулиране;
3. Съвещания по вътрешна организация, на които се обсъждат въпросите за структурирането на организацията, координирането на действията на структурните звена, делегирането на правомощия и др.;
4. Срещите за наблюдение на дейностите на служителите са посветени на обсъждане на резултатите от дейностите, постигане на целите, проблеми с прекъсванията, ниска производителност;
5. Срещи, специфични за организацията, където се обсъждат оперативни въпроси на управлението във връзка със ситуацията в организацията, иновациите и възможността за тяхното внедряване, проблемите на оцеляването, конкурентоспособността, имиджа, стила.
Съществува и класификация на срещите според стила на провеждане:
1. Автократични събрания, където само лидерът има право да говори и да взема решения. Участниците в тези срещи трябва да слушат и да отговарят на въпросите, зададени от мениджъра. Такива срещи се провеждат, когато ръководителят трябва да информира или даде инструкции на своите подчинени.
2. Безплатните срещи нямат дневен ред. Те могат да се извършват безпредседателстващ. Такива срещи се свеждат до обмен на мнения, решенията за които не са фиксирани. Такава среща се провежда под формата на разговор или разговор.
3. Дискусионни срещи - начин за получаване на решения по всеки въпрос чрез генериране на нови идеи и анализ на предложените решения в резултат на колективната работа на група хора по време на среща, проведена по определени правила. Характерна особеност на този метод е липсата на критика и оценка на изразените идеи.
Официалното събитие има ясно определен статут и се провежда в съответствие с установените правила. На такава среща винаги присъстват специално поканени хора. Основните компоненти на събитието:
1. Дневен ред (списък с въпроси за обсъждане);
2. Доклади (излагащи същността на проблемите);
3. Изказвания (обсъждане на точки от дневния ред);
4. Изменения (обсъждане на промените, които се предлагат да бъдат направени в обсъждането);
5. Дебат (провеждане на дискусия);
6. Гласуване (приемане или отхвърляне на предложения);
7. Съставяне на протокол (писмен констативен протокол);
8. Разни (обсъждане на въпроси, които не са включени в дневния ред).
На неформални срещи хората се чувстват по-спокойни, но трябва да се подготвите и за такива събития. За неофициални срещи са ви необходими:
1. Списък с теми за обсъждане;
2. Водещ на събитието;
3. Протокол за постигнати договорености.
Неформалните събития се провеждат в по-спокойна атмосфера, но все пак трябва да запомните, че само добре организирана среща или среща дава положителен резултат.
Всяка среща трябва да има дневен ред, който трябва да бъде планиран предварително. Дневен редпомага да спестите време и да не се занимавате дълго с второстепенни въпроси.
Добре подготвеният дневен ред се състои от:
* цел, дата, час и място на срещата;