Електронни първични документи плюсове и минуси, Експертен център e-State

Автор: Л. Мисникович, сп. Главбух

Практиката показва, че броят на фирмите, които са внедрили система за електронен документооборот (EDMS), нараства всяка година. По правило това са големи и средни компании, които използват съвременни технологии за автоматизация и имат широк кръг от партньори и клиенти, които вече са преминали или планират да преминат към електронно управление на документи.

Не всички организации обаче бързат с такъв преход. Това се дължи на факта, че съставянето и обменът на документи в електронен вид има както положителни, така и отрицателни страни – както във финансов, така и в данъчен план.

Изберете типа електронен подпис

При преминаване към електронно управление на документи организациите се ръководят от нормите на Закон № 63-FZ, който регулира отношенията в областта на използването на електронен подпис при сключване на гражданскоправни сделки, предоставяне на държавни и общински услуги, изпълнение на държавни и общински функции, както и при извършване на други правно значими действия (член 1 от Закон № 63-FZ).

В същото време Федералната данъчна служба на България в писмо от 05.10.11 г. № ED-4-3 / 16368@ отбелязва, че нито действащото законодателство, нито други разпоредби установяват ограничения върху използването на електронни първични счетоводни документи в гражданскоправни сделки между стопански субекти.

Таблица. Характеристики на прилагането на различни видове електронен подпис

Ние предписваме използването на EDS в счетоводни политики и договори

Препоръчително е да се предпише процедурата за поддържане на електронно управление на документи във фирма в приложение към счетоводната политика на организацията. В частност:

  • определи списъка на лицата, които щеучастват в електронен документооборот и получават квалифицирани удостоверения за ключове за електронен подпис за тях;
  • предвижда реда за заверка на хартиени копия на електронни документи, представени по искане на регулаторни органи и трети страни;
  • утвърждава изискванията за поверителност при използване на прост или неквалифициран ключ за електронен подпис и ги запознава със служителите, които ще ги използват в работата си.

Въпреки това съществува риск собственикът на подписа да откаже да подпише електронния документ. Не е ясно какви данъчни последици в този случай очакват организацията. Най-вероятно данъчните власти ще откажат да признаят разходи въз основа на такъв документ. Официално обяснение обаче не може да бъде намерено. Съдебната практика по този въпрос все още не е развита.

Освен това е желателно да се включи условието за легитимност на подписването на „първичния“ с електронен подпис в договорите с контрагенти. В същото време е важно да запомните, че и двете страни по сделката трябва да имат технически възможности за обмен на електронни документи (съответното оборудване са персонални компютри с достъп до Интернет).

Изготвяме някои документи на хартия

Министерството на финансите на България в писма № 03-02-07/1-1 от 11.01.12 г. и № 03-02-07/1-2 от 11.01.12 г. изразява становище, че ако документът не е съставен в електронен вид съгласно установените формати, данъкоплатецът го представя на хартиен носител под формата на заверено копие с отметка за подписване на документа с квалифициран електронен знак. тура. Освен това е препоръчително да дублирате транспортните документи на хартиен носител. Това ще помогне да се избегнат искове при спиране на служебни автомобили от служители на КАТ.

Внедряванев компания за електронно управление на документи му предоставя следнитепредимства :

  • намалява финансовите и трудовите разходи за производство и съхранение на хартиени документи;
  • ви позволява бързо да работите с документи (например бързо да намерите желания документ в електронна база данни и да го изпратите на колега или контрагент);
  • ускорява процеса на запознаване, одобрение и анализ на документите, спестява работното време на служителите на почти всички отдели на фирмите - управление, което преглежда и одобрява документи, секретариат, който изпраща, получава и регистрира документи, обикновени счетоводители и мениджъри;
  • намалява времето за изпращане на необходимите документи (времето за доставка на електронен документ е много по-малко от кореспонденцията по пощата).

Средминусите на електронното управление на документи, по-специално:

  • разходи за създаване на електронни бази данни, системи за електронен документооборот, както и за обучение и наемане на персонал;
  • възможно замразяване на системата, в резултат на това, повреди и забавяния в работата на компанията;
  • време, изразходвано за обучение на служителите на принципите на електронното управление на документи;
  • необходимостта от конвертиране на хартиени документи в електронен формат.