Инвентаризация и предотвратяване на кражбистоки на склад
Проверката на действителната наличност на стоките е необходима като средство за изясняване и съгласуване на баланси за данъчни цели, за отчитане на разходите. Практикуват се три метода на инвентаризация: периодична, непрекъсната и избирателна.
Периодична инвентаризация - за периода на инвентаризацията работата на склада трябва да бъде преустановена, за да могат лицата, извършващи инвентаризацията, да преброят точно наличностите.
Непрекъсната (постоянна) инвентаризация - инвентаризациите отчитат всеки ден или всяка седмица определено количество или някакъв процент от наличните инвентаризации и съответно коригират постоянно поддържаните сметки за инвентаризация. Инвентарните наличности се проверяват без много пречки за нормалната работа на склада.
Селективна инвентаризация - проверката за наличие само на силно контролирани артикули често е по-точна от пълната инвентаризация, тъй като влиянието на човешки
фактор в непрекъснатата инвентаризация (умствена умора на изобретателите от монотонна работа) често води до грешки.
Инвентаризацията трябва да бъде организирана така, че инвентаризацията да поддържа преброяване на стоките последователно по място на съхранение, дори ако един и същ продукт се съхранява в различни складове. Прескачането от един склад в друг е много досадно и води до объркване и големи грешки.
Методиката и правилата за извършване на инвентаризация се регламентират със специален нормативен акт - "Насоки за инвентаризация на имущество и финансови задължения"
Счетоводството трябва да бъде инициатор на инвентаризацията. Като определя какви видове стоки трябва да бъдат проверени и кога, счетоводният отдел контролира работата на складодържателите или складовите счетоводители. Представителят на счетоводството трябва да контролира инвентаризацията.
Основните цели на инвентаризацията са:
• установяване на фактическото наличие на имущество;
• съпоставка на фактическата наличност на имущество със счетоводни данни.
Съгласно "Наредбата за счетоводството и отчетността в България" инвентаризацията е задължителна:
• при прехвърляне на имуществото на организацията под наем, обратно изкупуване, продажба, както и в предвидените от закона случаи при преобразуване на държавно или общинско единно предприятие;
• при смяна на материално отговорни лица (в деня на приемане и предаване на делата);
• при установяване на факти за кражба или злоупотреба, както и повреда на ценности;
• при природни бедствия, пожар, аварии или други извънредни ситуации, причинени от екстремни условия;
• при ликвидация (реорганизация) на организация преди съставяне на ликвидационен (разделителен) баланс и в други случаи, предвидени от законодателството на България или наредби на Министерството на финансите на България.
В случай на колективна (екипна) финансова отговорност, инвентаризациите се извършват при смяна на ръководителя на екипа (ръководителя на екипа), когато повече от петдесет процента от неговите членове напуснат екипа (екипа), както и по искане на един или повече членове на екипа (екипа).
Броят на инвентаризациите през отчетната година и датите на тяхното провеждане се определят от ръководителя на организацията. За извършване на инвентаризация в организацията се създава постоянна комисия за инвентаризация. С малко количество работа и наличието на одитна комисия в организацията може да й бъде възложен инвентар. Персоналният състав на постоянните и работните инвентаризационни комисии се утвърждава от ръководителя на предприятието със заповед.
Преди да започне да проверява действителната наличност на имуществото, комисията по инвентаризация трябва да получи последните приходни и разходни документи или отчети за движението на материални активи и парични средства към момента на инвентаризацията.
Финансово отговорните лица издават разписки, в които се посочва, че до началото на инвентаризацията всички разходни и приходни документи за имущество са предадени на счетоводството или прехвърлени на комисията и всички ценности, които са попаднали под тяхна отговорност, са кредитирани, а тези, които са били пенсионирани, са отписани. Подобни разписки дават и лица, които имат отчетни суми за придобиване или пълномощни за получаване на имущество.
Информацията за действителната наличност на имуществото се записва в инвентарните списъци или в актовете за инвентаризация най-малко в два екземпляра.
В складовете има кражби на стоки, които стават по време на тяхното разопаковане и опаковане. Освен това може да възникне кражба на цели пакети по време на доставката на товара от доставчика и от превозвача. Възможна е кражба на стоки в склада директно от клетките, като се очаква, че при голям брой стоки липсата няма да бъде открита скоро. В резултат на това има липси, за които доставчици и получатели се занимават дълго време.
Известни методи за кражба и лидери от различни нива под предлог за изпращане на проби за тестване или анализ. Послеписите в сговор с доставчици на уж закупени стоки, които след това са изразходвани за вътрешни нужди на предприятието - за ремонт на помещения или оборудване - също е един от начините за изпомпване на средства от предприятието.
Много случаи на кражба са възможни само при безпрепятствено излизане от склада. Затова при опасност от кражба е необходимо да се въведат лични обиски на служителите, проверка на чантите или автомобилите им, но тези мерки са необходимида фиксира споразумението със синдикалната организация или в колективния трудов договор.
В повечето случаи нищо просто не изчезва от склада; за кражба се нуждаете от асистент с необходимите правомощия. Следователно, в допълнение към подписа на складодателя, документите за получаване и разход трябва да имат подпис на счетоводител. Събиране на поръчки за изпращане не трябва да бъдат служители, участващи в приемането на стоките.
За противодействие на кражбите е задължително документирането на всички закупени стоки и материали, независимо дали са преминали през склада или не.
За да избегнете кражба на стоки, се препоръчва внимателно да обмислите отписването на материалите и тяхната парична стойност. Контролът върху движението на материалите се извършва, като се започне с проверка на сумите, отразени в придружаващите ги документи (чекове, фактури, сертификати, фактури за вътрешно движение), разписки, складово-отчетни карти за материали. В случай на изхвърляне на материали (пускането им в производство, на страна за обработка, продажба), сумите в картите (по съответните разходи) се проверяват със сумите в документите за потребление на материали (фактури) или със сумите, отразени в отчета за освобождаване на продукти, изпълнение на работа. При одобряването на тези отчети трябва да се помни, че те са основата за отписване на материали, следователно е необходимо да се провери съответствието на тяхното потребление с действащите стандарти в предприятието. Освен това, когато се контролира отчитането на материалите, е необходимо да се сравни количеството на материалите и тяхното отразяване в паричната стойност, съответствието на цените.
Наложително е извършването на периодични внезапни контролни проверки на съответствието на складовите наличности на определени стоки със счетоводните данни. Освен това такива проверки трябва да се извършват от членове на постоянната комисия по инвентаризация, които не работят в склада.
За да се избегнат недоразумения и злоупотреби, ръководителите не трябва да оставят подпечатани документи, формуляри и празни листове на никой от служителите. На всички документи печатът се поставя върху редовете, където са предоставени подписите на ръководителя и главния счетоводител, непосредствено след текста, за да се избегне извършването на различни допълнения към документа след неговото одобрение. Изпълнението на тези препоръки позволява на предприемача да бъде сигурен, че няма неодобрени, нерегистрирани документи, незаписани транзакции.
Голяма част от разплащанията между предприятията се извършват по безкасов начин и контролът им е необходим, тъй като и в тази област са възможни злоупотреби. Най-често срещаният от тях е краткосрочното кредитиране на външни фирми срещу заплащане, като например счетоводител. Освен това е възможно да се прехвърлят пари за други цели или дори за плащане за лични нужди или по сметки в Сбербанк (или други банки) на подставени лица. За да се избегне това, формулярите за платежни нареждания трябва да бъдат подписани, след като са попълнени и е проверено основанието за паричния превод.
За контрол те проверяват извлечения от разплащателната сметка. Проверяват се датите на извлеченията, установява се дали всички те са налични (на всяка, с изключение на нейната дата, се фиксира датата на предходната). Освен това се проверява съответствието на сумите на салдата в началото на деня на последващото извлечение със сумата в края на деня на предходното извлечение, които трябва да съвпадат (т.е. трябва да има непрекъсната верига от преводи). Проверяват се и оправдателни документи, съответствието на техните суми със сумите на извлеченията. При проверка на операции по разплащателна сметка се преглеждат счетоводните книги за платежни нареждания - тези обобщени документи трябва да съответстват на първичните (данни, суми). Освен това основанията, отразени вплатежни документи (фактури, фактури, приемо-предавателни протоколи, договори), като техните суми също трябва да съответстват на преведените или получени суми на средствата. Чековете, използвани за сетълмент, също подлежат на контрол, те също трябва да бъдат придружени от оправдателни първични документи. Салдото (салдото) на средствата по разплащателната сметка в края на отчетния период трябва да съответства на сумата на средствата по сметката съгласно банковото извлечение към тази дата, както и разликата между дебитните и кредитните обороти за отчетния период. Тази стойност се отразява в баланса на активите в реда "Разплащателна сметка".
При липса на контрол върху тези операции е възможно прекомерно доверие в главния счетоводител, неоправдано кредитиране на доставчици и изпълнители, което причинява пряка вреда на предприятието. Ето защо трябва да бъдете изключително внимателни при приемането на фактури от доставчици и контрагенти. При проверка на транзакции с доставчици и изпълнители ръководителят проверява сумите на платените платежни нареждания със сумите на съответните фактури, фактури, договори и други първични документи, докато формата на плащане трябва да отговаря на формата, посочена в договора. Освен това се проверяват основанията за прехвърляне на средства, количеството стоки или обема на работата, услугите, отразени в плащането, първичните документи. При несъответствие на стоки, работи по количество, качество, се проверяват актове. Тъй като това счетоводство се води за всяка представена фактура и при изчисляване на планираните плащания, за всеки доставчик и изпълнител, е възможно да се прецени задължението конкретно за всеки доставчик и изпълнител от счетоводни регистри. При липса на контрол върху транзакциите със заплатите може да има случай на надценяване на начислените суми на плащанията на номинирани лица, както и злоупотреби при издаването на пари. Те могатпредотвратите, ако съпоставите основанието с начислените суми, подпишете ведомостта за плащане, след като е напълно попълнена, като посочите общия размер на изплатените средства.
Стоките, отписани за ликвидация като неизползваеми, могат да се превърнат в средство за обогатяване на някои лица. За да се избегне това, се препоръчва непременно да се създаде комисия за инвентаризация в предприятието, чиито задължения, в допълнение към извършването на инвентаризация, включват определяне на цената на материалите по време на тяхната ликвидация, целесъобразността на ликвидацията.
За да се избегне кражба на малоценни и износващи се артикули (IBE), тяхното незаконно отписване за производство директно или поради износване, е необходимо да се следят нормите на потребление, както и да се одобряват актове за ликвидация след прочитане на заключенията на комисията по инвентаризация.
За да се гарантира безопасността на IBP в предприятието, трябва да се организира контрол върху тяхното движение. За това се използват счетоводни карти на IBE, лични счетоводни карти за работно облекло, предпазни обувки, в които се записва тяхното закупуване на определена цена, амортизация, отчитане на отговорното лице, отписване по някаква причина. Освен това отписването на IBP се формализира с акт, подписан от ръководителя. Сумите в парично изражение на всички постъпили МБП за определен период трябва да са равни на общата стойност на изолираните МБП, отразена в картите за тяхното отчитане.