Как протича одобрението на проектодокумента, Въпроси на абонати, списание „Наръчник на секретаря и

Въпрос-отговор по темата

Как се одобрява проектодокументът и трябва ли всички проекти на документи да бъдат одобрени?

Повечето от проектодокументите трябва да бъдат съгласувани. Одобрението на проектодокумент може да бъде вътрешно (нарича се още одобрение) и външно (т.е. проверка на решението в други организации).Външно одобрение се извършва след одобрение и се извършва само в случаите, когато проектодокументът засяга интересите на други организации. При този тип одобрение, на последния лист на проектодокумента, под атрибута „подпис“ по-близо до долното поле на документа, се изготвя атрибутът „печат за одобрение на документа“, изискванията за които са дадени в точка 3.23. ГОСТ Р 6.30-2003.

По време на вътрешно одобрение или одобрение, проектодокументът се анализира от упълномощени длъжностни лица в рамките на организацията, за да се оцени възможността за издаване на документ с предложеното съдържание, посочените срокове за изпълнение на решението и съответствието на проектотекста с действащото законодателство и местните разпоредби.

Вътрешната координация се осъществява от най-ниското ниво на компетентност до най-високото. Тоест, първата виза в повечето случаи се поставя от отговорния разработчик (изпълнител) на проекта, следващият, който одобри, ще бъде неговият пряк ръководител. След това проектът се съгласува от ръководителите на отдели, чиито интереси са засегнати от този проект (включително проектодокументът, ако е необходимо, съгласуван от ръководителя на службата за управление на документи (служба DOE), ръководителя на правната служба). Ако документът е подписан от ръководителя на организацията, тогава последното лице, което се съгласява, по правило е неговият заместник,надзор на въпроси, повдигнати в проекта.

Осигуряването на висококачествена подготовка на проекти на заповеди (заповеди) относно основните дейности на федералния изпълнителен орган и тяхната координация със заинтересованите страни е поверено на ръководителите на отдели, които подготвят и представят проекта ...

Проектите на заповеди (инструкции) и приложенията към тях се одобряват от изпълнителя и ръководителя на отдела, представил проекта, ръководителите на отделите, на които са дадени указания в проекта, както и ръководителя на отдела за управление на документацията и правната служба. Възраженията по проекта на заповед (инструкция), възникнали при одобрението, са изложени в удостоверението, приложено към проекта.

Ако по време на процеса на одобрение в проекта на заповед се направят основни промени, той подлежи на преиздаване и повторно одобрение.

Проектите на заповеди (заповеди), представени на ръководителя за подпис, се одобряват от заместник-ръководителите в съответствие с разпределението на задълженията.

Поради факта, че технологията за работа с проекти на документи не е строго регламентирана в правните актове и не е описана подробно в учебниците по офис работа, тя може да варира в различните организации. Правилата за работа с проекти на документи в дадена организация трябва да бъдат фиксирани в инструкциите за работа в офиса или друг местен регулаторен акт. Така например, по отношение на вътрешната координация, се препоръчва в инструкциите за работа в офиса да се включат следните разпоредби:

задължителни случаи на одобрение на проекти на документи от определени видове;
последователността на одобрението им;
условия за одобрение на проекти на документи от служители на организацията;
области на отговорност на координиращи лица;
правилаодобрение на виза;
начин за предаване на проекта на документа на съгласуващите лица;
действия на разработчика в случай на коментари по проекта на документа;
форма на контрол върху спазването на установената процедура за одобрение.

Прочетете повече заизходящи документи тук.

Методи за вътрешно одобрение на проектодокумента

Понастоящем одобрението на проектодокумент в организация може да се извърши по традиционен или електронен начин.

Традиционният начинодобрение включва предаване на проектодокумент на хартиен носител. Тоест одобряващите изучават проекта на хартия и поставят визи за одобрение директно върху проекта на документа или на отделен лист за одобрение. Правилата за издаване на необходимата „виза за одобрение на документ“ се съдържат в клауза 3.24. GOST R 6.30-2003, според който, при липса на коментари, визата за одобрение трябва да включва длъжността на одобряващия и неговия подпис, препис на подписа (инициали, фамилия) и датата на одобрение. Например:

Началник правна служба

Николаев А.В. Николаев

Ако длъжностното лице има коментари по проекта на документ, той ги излага на отделен лист, подписва и прикрепя към проекта. Освен това в този случай във визата за одобрение се прави бележка за наличието на коментари или възражения:

Началник правна служба

Николаев А.В. Николаев

Началник финансово-икономически отдел

В. И. не е съгласен. Семенов

В съответствие с точка 3.24 от GOST R 6.30-2003:

За документ, чийто оригинал остава в организацията, визите се поставят в долната част на обратната страна на последната страница на оригиналния документ.

За документ, чийто оригинал е изпратен от организация, визите се поставят в долната част на предната страна на копие на документа, който се изпраща.

Освен това GOST R 6.30-2003 позволява, по преценка на организацията, одобряване на лист по лист на проекта на документа и неговите приложения, а също така говори за възможността за издаване на визи на отделен лист за одобрение. Няма строги изисквания за листа за одобрение и организацията може самостоятелно да разработи своя формуляр.

Как проектодокументът ще бъде прехвърлен от един одобряващ на друг с традиционния метод на одобрение също се определя от организацията. Обикновено прехвърлянето на проектодокумента на спонсориращите лица се извършва директно от неговия разработчик, по-рядко тази отговорност се възлага на услугата DOW. Всеки от тези методи обаче отнема много време. И поради това одобрението по правило се простира за дълъг период и далеч надхвърля времето, необходимо на упълномощени служители да анализират обхвата на проекта.

Освен това, когато се представя проектодокумент на хартиен носител за одобрение, обикновено се използва последователен маршрут на проекта. Това означава, че в същото време само една от одобряващите страни може да има проект на документ.

На практика често има случаи, когато проектодокумент на един от етапите на одобрение трябва да бъде съгласуван от ръководители на същото ниво и редът, в който са одобрени, няма значение. Тоест в тази ситуация използването на последователен маршрут също ще увеличи времето, необходимо за съгласуване на проектодокумент.

Традиционният метод на одобрение има редица други недостатъци, които могат да бъдат отстранени чрез преминаване към одобрение на проекти на документи в електронен вид.

Електронното одобрение предполага, че проектът е одобрен по електронен път с помощта на компютри и специален софтуер. Най-често електронната координация се извършва в EDMS.

В случай на електронно одобрение в EDMS, разработчикът (изпълнителят) на проектодокумента трябва да попълни специална електронна карта на проектодокумента, като посочи в нея основните данни на проекта. Самият проектодокумент обикновено е прикрепен към тази карта като файл или няколко файла. Също така в електронната карта трябва да бъде посочен маршрутът на проекта, т.е. последователността на одобрението му от длъжностни лица. Маршрутът на движение може да бъде посочен директно от разработчика на проекта (тази опция е препоръчително да се използва, когато съставът на одобряващите зависи от предмета на проекта) или може да бъде автоматично определен от EDMS (тази опция е удобна за онези видове проекти на документи, които имат постоянен състав на одобряващите). В същото време много EDMS ви позволяват да използвате един от трите типа маршрути, когато координирате чернови на документи:

последователен;
паралелен;
паралелно-последователен.

При избора на последния тип маршрут одобряващите се разделят на няколко групи: в рамките на една група координацията се извършва паралелно, а между различните групи - последователно.

Тоест, първо проектодокументът се получава за одобрение от участниците от първата група едновременно, те могат да съгласуват проекта във всяка последователност. Участниците от втора група ще получат едновременно проект на документ за одобрение, след като всички участници от първа група подадат своите визи.

EDMS също ви позволява да зададете времето, през което всеки от координаторите трябва да достави своята виза.Часът на въвеждане на визата в системата се фиксира автоматично. Съответно, въз основа на тези данни е възможно да се идентифицира кои одобряващи постоянно забавят процеса на одобрение и да се оцени обемът на работа с проектите на всеки от участниците в одобрението.

Имайте предвид, че в EDMS всички участници в координацията работят с една електронна карта. С други думи, след попълване и запазване на електронната карта по зададения маршрут, тя става достъпна за одобряващите, които своевременно научават за това благодарение на специална система за уведомяване и получават набор от права, необходими за одобрение на проекта.

Така например одобряващото лице може да проучи проекта (предишни версии на проекта), да въведе своите визи в електронната карта и, ако е необходимо, да коментира. В резултат на това всички данни за работа с проекта се събират автоматично в една регистрационна карта. Съответно, ако документът е подписан на хартиен носител, а не в електронен вид, след одобрение от системата можете да разпечатате одобрения проект и одобрения лист, да ги заверите и да ги предадете за подпис на ръководителя.