Критерии за качество при писане на доклад
Един доклад, който постига целта за ефективна комуникация между изследовател и читател, обикновено отговаря на следните специфични критерии: пълнота, точност, яснота и изразителност.6 Тези критерии, разбира се, са тясно свързани помежду си. Например, точен отчет също е пълен. Въпреки това е методологически целесъобразно тези критерии да бъдат обсъдени така, сякаш те могат да бъдат ясно разграничени един от друг.
Първото и най-важно правило е докладът да бъде ясно организиран. За да спазите това правило, първо трябва ясно да определите за себе си целта на вашия доклад и как точно възнамерявате да го напишете. Подгответе общ план на вашите основни точки. Подредете тези акценти в логичен ред и поставете детайлите на потвърждението на планираните акценти на техните места. Уведомете читателя каква тема възнамерявате да покриете в доклада и след това продължете с това, което възнамерявате да направите. Използвайте малки абзаци и кратки изречения. Избягвайте да изглеждате уклончиви или двусмислени; след като сте решили какво да кажете, продължете направо и кажете точно това. Подбирайте внимателно думите си, опитайте се да използвате най-точните и разбираеми. Не очаквайте, че първият ви вариант ще бъде задоволителен. Бъдете готови за факта, че ще трябва да бъде пренаписан няколко пъти. Когато пренаписвате, опитайте се да намалите текста наполовина. Това ще ви принуди да опростите презентацията и да освободите текста от хаоса. Освен това ще ви накара да мислите за всяка дума и нейната точност, за да прецените дали всяка дума помага да кажете точно това, което искате да кажете.
идеята е ясно изразена, така че никой веднага да не се спъне в нея?
2. Избягвайте неясни определения. Избягвайте бавните прилагателни и наречия, използвайте само силни определения.Някои текстове са толкова пълни със слаби определения, че се превръщат в клишета. Изберете само тези прилагателни и наречия, които придават семантична точност.
3. Използвайте точен, специфичен език. Избягвайте технически жаргон. Винаги ще има проста и приземена дума, която изразява същото нещо като грандиозно причудлива или неясна абстракция.
4. Пишете толкова просто и естествено, колкото говорите. Използвайте само тези думи, фрази и изрази, които наистина биха могли да кажат на читателя, ако сте лице в лице с него. Ако не сте могли да го кажете, ако не е звучало като вашите собствени думи, тогава не го пишете.
5. Задраскайте думите, които не са необходими. Често използваните фигури на речта, разбира се, страдат от излишна фразеология. Изрежете излишните думи.
Изразителност. Критерий, използван за преценка колко оживен и директно е написан докладът. Освен задължителната пълнота, докладът трябва да бъде и изразителен. Това означава, че авторът на доклада трябва да подбира какво да включи. Изследователят дори не трябва да се опитва да впечатли читателя с абсолютно всичко, което е успял да открие. Ако даден резултат не е пряко свързан с точките, подчертани в доклада, съответните материали трябва да бъдат пропуснати. Репортерът също така трябва да избягва дълги дискусии на общоизвестни методи. Четенето на чернова на доклад на глас е един полезен начин да гарантирате, че презентацията ви е изразителна.
Формата на отчета. Организацията на отчета определя всички критерии за качеството на писане на отчет и влияе върху неговата организация. Докато добрата организация не може да гарантира яснота, пълнота, точност иизразителността на доклада, лошата му организация може да попречи на удовлетворяването на тези критерии. Избирайки най-подходящата форма на доклада, съставителят отново е длъжен да се ръководи от подготовката и нуждите на читателя. Следва формат, който е доста гъвкав по отношение на включване или изключване на отделни елементи, в зависимост от специфичните нужди:
1. Заглавна страница.
3. Преглед: a. Въведение, b. Резултати, c. Заключения, Препоръки.
5. Тяло: a. Методология, b. Резултати, c. Ограничения.
6. Изводи и препоръки.
7. Приложения: a. Копия от формуляри за събиране на данни, b. Подробни изчисления в подкрепа на размера на извадката, тестови статистики и др., c. Таблици, които не са включени в основната част, g. Библиография.
Заглавна страница. Заглавната страница посочва темата на доклада, името на организацията, за която е изготвен докладът, името на организацията, която го представя, и датата. Ако отчетът е изготвен от едно от подразделенията на компанията за друго подразделение, имената на организациите се заменят с имената на тези подразделения. На заглавната страница са изброени онези, за които е предназначен докладът, както и отделите или лицата, изготвили доклада. Ако докладът е поверителен, особено важно е на заглавната страница да се изброят имената на лицата, упълномощени да го прочетат.
Резюме. Резюмето е най-важната част от доклада. Той е неговата душа и сърце. Много ръководители четат само резюмето. Други ще прочетат повече, но дори те ще използват резюмето като ръководство за теми, за които искат да научат повече. Достоверното резюме не е резюме на целия доклад,в който всички разпоредби са представени в сбита форма, а не просто предефиниране на темата, а не обобщение на същността на значими резултати и изводи. Достоверният синопсис подчертава всички важни точки в основната част на доклада. Добре написаният синопсис спестява време на заетите ръководители, без да жертва разбирането. Добър тест за кратък преглед е критерият за неговата самодостатъчност. Може ли да се ограничи само до един от тях или прегледът се разпада без пълен отчет? Доброто резюме съдържа основна информация, както и важни резултати и заключения. Краткият преглед започва с въведение, което трябва да даде на читателя достатъчно основание да оцени резултатите, заключенията и препоръките, произтичащи от изследването. Във въведението трябва да се посочи кой е разрешил изследването и с каква цел. То трябва ясно да дефинира проблемите или хипотезите, ръководещи изследването. Въведението трябва да бъде последвано от раздел, представящ важни открития или резултати. Резултатите, представени в резюмето, разбира се, трябва да са в пълно съответствие с това, което се съдържа в основната част на доклада, но тук са представени само ключовите моменти от това, което е установено по време на изследването. Последните два раздела на резюмето сазаключения и препоръки, последвани от обсъждане на резултатите. Заключенията и препоръките не са едно и също нещо. Заключението е мнение, основано на резултатите. Препоръката е един вид съвет как най-добре да процедираме в бъдеще. Заключенията задължително трябва да бъдат включени в раздела за преглед. Репортерът е в много по-добра позиция, базирайки сезаключения относно получените доказателства от читателя, тъй като той е много по-запознат с методите, използвани за генериране и анализ на данни. Ако изводите са пропуснати, това е гаф на съставителя на доклада и читателят е принуден сам да стигне до тях. Препоръките са друг въпрос. Някои мениджъри просто предпочитат сами да определят приемливи курсове на действие и не искат репортерът да им предлага своите препоръки. Други са на мнение, че тъй като репортерът е в непосредствена близост до изследването, самата му позиция предполага най-добрия начин на действие.
1. Как се определя населението? Какви бяха географските, възрастовите, половите и други ограничения?
2. Какви извадкови единици са използвани? Дали това бяха бизнес организации или бизнес ръководители? Бяха ли домакински единици или индивиди в домакинство? Защо бяха избрани точно тези примерни единици?
3. Как беше генериран списъкът с извадкови единици? Това създаде ли някакви слабости? Защо беше използван точно този метод?
4. Имаше ли някакви трудности при свързването със специфични за проекта единици за вземане на проби?
5. Повдиган ли е въпросът за възможността или невъзможността за следване на плана за вземане на проби? Защо? Как всъщност беше направен изборът? Колко голяма беше извадката? Защо изборът беше спрян на такъв обем?
1. Подредете колоните и редовете на таблицата, като използвате гранични средни стойности или някакъв друг принцип за определяне на порядъка на величината. Ако се използват много подобни таблици, трябва да се поддържа един и същи ред на величина за всяка.
2. Вмъкнете числата по такъв начин, че да могат да се сравняват по колони, а не по редове и, ако е възможно, ги поставете в колони в низходящ ред.
3. Закръглете числата до две значещи цифри.
4. За всички таблици дайте кратко словесно обяснение, което да служи като ориентир за читателя да разбере основните структури на представената информация и изключенията от тях.
Изводи и препоръки. Резултатите са логично последвани от изводи и препоръки. В този раздел авторът на доклада демонстрира доказателствата за заключенията стъпка по стъпка и ги формулира по-подробно, отколкото в резюмето. Тук трябва да се представи заключение за всеки обект на изследване или проблем. Както се казва в една книга, „Читателите трябва да могат да се запознаят с обектите на изследване, да прелистят доклада до заключителната част и да намерят там всичко, което се отнася за всеки обект.“ Ако изследването не дава достатъчно основания за формулиране на заключение по даден въпрос, това трябва да бъде заявено недвусмислено. Заключенията трябва да бъдат последвани от препоръките на изследователя. Когато разработват препоръки, изследователите трябва да се съсредоточат върху значимостта на събраната информация. Те трябва да тълкуват тази информация от гледна точка на това какво може да означава за бизнеса. Един от най-добрите начини за постигане на тази цел е да се предложат конкретни препоръки и курсове на действие – заедно с обосновка за тези конкретни действия – въз основа на получените резултати. Въпреки че не всички мениджъри гравитират към препоръките на изследователите, много от тях ги искат, така че изследователят трябва да ги има в готовност да предложи и предостави подходяща подкрепа при поискване.
Приложения
Модул2
Тема 10 Приложни маркетингови изследвания.
Аналитичната функция на маркетинга включва провеждане на изследвания в три основни области: цялостно проучване на пазара на стоки, анализ на производствените и маркетингови възможности на компанията и разработване на пазарна стратегия. Тези указания са отразени в следната диаграма: