Не се страхувайте от промяната

Mastering Data Merge - инструмент за работа с променливи данни в InDesign.

Работата с променливи данни е въведена за първи път в офис програми. Но идеята за комбиниране на различна информация в движение се оказа толкова популярна, че има подобни решения за почти всички програми за опаковане. В InDesign CS2 обединяването на данни се извършва с функцията Обединяване на данни. Статията ще ви помогне да овладеете най-полезния инструмент.

Какво е "сливане на данни"?

Подготовка на данни

Очевидно можете също да подготвите данни за обединяване в Word. Често това е дори за предпочитане: ако клиентът реши да преработи текста в процеса на работа по каталога, по-лесно е да направите промени не в обвивката, а в doc файла и да създадете отново файла за обединяване.

Има примери за използване на други програми за подготовка на данни (http://www.siliconpublishing.com/InDesign/ CatalogExample.htm - опит от взаимодействие между програмите на Access и InDesign).

Подготовка на оформлението

На основната страница начертайте шаблон, състоящ се от рамки за картини и текст. Във всяка текстова рамка задайте желаната текстова декорация. Важно е, че на този етап ще бъде създаден само един информационен модул, дори ако ще има няколко от тях по време на обединяването на страницата. Сега отворете прозореца за работа с променливи данни Windows??Automation??Data Merge.

Като щракнете върху дясната стрелка на прозореца, изберете реда Избор на източник на данни и изтеглете .txt файла. Заглавките на таблиците ще станат съдържанието на прозореца за обединяване на данни. Плъзнете с мишката заглавията на заглавията върху рамките на основната страница (фиг. 1). Всичко е готово за обединяване на илюстрации и придружаващ текст в шаблон и печат на инфо модули.

Фиг. 1. Мастер страница с рамки и прозорец за обединяване на данни след зареждане на файл с информация за данните за обединяване. След плъзгане на заглавките на таблицата от прозореца за обединяване на данни в текстови и илюстративни рамки, името на неговия информационен блок се появи в двойни ъглови скоби във всяка от тях

Как изглежда

Фиг. 2. Страница от каталога, сглобена по шаблона от предишната снимка

Обединен инфомодул може да се появи веднъж или повече от веднъж на страница. Модулите могат да вървят един след друг или да бъдат подредени в няколко колони - всичко зависи от размера на шаблона, създаден на основната страница и избраните настройки в разделите на прозореца Създаване на обединен документ. Този прозорец се извиква от менюто Обединяване на данни. Направете си правило да поставите отметка в полето Preview Multiple Record Layout, преди да щракнете върху OK. Полето е налично, ако е избрано Множество записи в полето Записи на страница на документ в раздела Записи. В раздела Опции изберете желаната стойност за прилягане за полето Разположение на изображението. В раздела Оформление на множество записи задайте границите на лентата за запис, интервалите между информационните модули и реда, в който модулите са поставени на страницата. Като промените номера на страницата в полето Страница на този раздел, можете да оцените как изглежда всяка страница. След като изберете всички опции, щракнете върху OK - процедурата по обединяване ще започне, документът ще бъде готов много скоро. Важно е, че програмата ще създаде отделен документ при обединяване на данни; ако резултатите не ви устройват, не е нужно да използвате undo - просто изтрийте този файл. Оригиналният документ остава и експериментът лесно се повтаря.

Ако илюстрациите и/или съдържанието на txt файла с данни са се променили, когато отворите файла с резултата от обединяването вВ прозореца Връзки всичко, което е променено, ще бъде маркирано с жълта икона. Илюстрациите се актуализират както обикновено, но за да актуализирате текста, трябва да стартирате отново процедурата за сливане.

И ако имате нужда от завой?

Човек – творчество, машина – скука

Мотото на IBM е „Машините трябва да работят. Хората трябва да мислят” е много подходящ за използване на функцията Data Merge. Ключът към успеха е ясното разбиране на структурата на данните на файла за сливане. Опитът показва, че времето, изразходвано за разбиране, координиране на структурата на представянето на данните и правилното изготвяне на txt файла, ще се изплати щедро, когато програмата направи каталог от няколко десетки страници за секунди пред очите ви. Отделете време да овладеете инструмента и всеки път ще се радвате, че сте успели да прехвърлите много монотонна рутинна работа на компютъра.

Когато подготвяте оформление на документ за сливане, трябва да вземете предвид: 1) в тази версия на програмата всички функции за сливане са налични само в документ, при създаването на който полето за лицеви страници е било празно; 2) важно е в началото на процедурата за сливане да има само една страница в палитрата на страниците, в противен случай няма да са налични всички настройки за контрол на сливането.