Образец на платежен календар
Днес възникването на касови разлики в една компания до голяма степен зависи от това колко точно финансовият директор на компанията може да състави платежен календар. Има няколко доказани рецепти. Какви раздели от платежния календар на компанията е важно да предоставите, ще опишем в статията и ще дадем примерен платежен календар.
Регистър на плащанията в платежния календар
Важен компонент на работнияразплащателен календар е регистърът на планираните плащания. По правило този документ се дава за подпис на финансовия или генералния директор. Освен това в идеалния случай регистърът на плащанията съдържа не само такива стандартни колони като датата на изготвяне на заявлението за плащане, номерата на сметката и договора, името на контрагента и дължимата сума, но също така и редица допълнителни полета, които ще помогнат на ръководителя на отдела за каса (или финансовия директор, ако функцията на касата не е разпределена като такава) да формира календар за плащане, а именно:
Правила за събиране и предаване на заявления
Може спокойно да се каже, чесъставянето на платежен календар, донякъде надежден, за следващата седмица няма да работи, ако компанията няма график на плащанията. Винаги ще има началници на отдели, които ще искат незабавно плащане на една или друга сметка. И това въпреки факта, че на практика изключително рядко възникват ситуации, когато е невъзможно да се предвиди необходимостта от определени плащания поне седмица предварително. Най-често „спешността“ е причина за забрава и небрежност на отделни служители, което е просто неприемливо по отношение на парите днес. Правилата за плащане определят правилата за попълване на заявленията, процедурата за одобрение, както и срока, в който може да се подаде заявление, и времето, когато ще бъдеизпълнени. Например формиране на заявка от инициатора на плащането и приемането й от ръководителя на звеното - всеки понеделник до 16.00 часа, издаване на пари в брой по договорени заявки - сряда, четвъртък, петък след 11.00 часа; безкасово плащане по приоритетни заявки - всеки четвъртък до 14.00 ч. и др.
Редът за извършване на плащания се утвърждава със заповед на генералния директор на предприятието и се довежда до знанието на всички служители. Между другото, най-важното в правилата за плащане е да се обърне специално внимание на това как ще бъде обработено заявлението, ако сроковете за неговото подаване са нарушени, лимитът на бюджетната позиция е надвишен. Това не само ще определи начина на действие в непредвидена ситуация, но и ще мотивира хората да спазват по-стриктно правилата. Например, ако срокът за формиране на заявление е нарушен и разпоредбите за този случай предвиждат комуникация с финансовия или генералния директор, за по-голямата част от служителите това е сериозен стимул да продължат да информират финансовата служба предварително за всякакви плащания. Можете да изтеглите правилата за извършване на плащания по-долу под статията.
Ние планираме получаването на средства при съставяне на платежен календар
Парадоксално, най-трудното нещо е да планирате размера на входящите средства на ден в платежния календар. Най-често те работят по следния начин. Постъпленията, планирани в бюджета за парични потоци, се разделят на броя работни дни в месеца и получената цифра се въвежда вплащателния календар като входящ паричен поток за един ден. Всъщност друго решение няма, особено ако става дума за фирма, която работи с клиенти на дребно без сключване на предварителни договори. Но това трябва да се вземе предвид при планирането на плащанията. Например, една компания има салдо по сметка в началото на деня от 150хиляди рубли, очаква се да бъдат получени 300 хиляди рубли. Въз основа на тези данни се планира плащане на сметки в размер на 450 хиляди рубли. В резултат на това се оказва, че от планираните 300 хиляди рубли до края на банковия ден са получени само 200 хиляди рубли. И целият платежен календар трябва да бъде преработен. Освен това балансите по разплащателните сметки бяха планирани до нула и компанията има споразумение с банка в ръцете си, според което се задължава да поддържа минимален баланс от 10 хиляди рубли по сметката. По-долу сме далипример за платежен календар.
По-добре е предварително да се определи каква част от средствата, планирани за получаване, могат да бъдат насочени за плащане на определени сметки. Най-често това се прави от експерт, на база опита на фирмата или на базата на анализ на движението на средствата. Освен това в графика за плащане е по-добре да се определи предварително сумата на застрахователния баланс на средствата в края на всеки работен ден, който ще бъде взет предвид при съставянето на платежния календар.
И в допълнение към всичко, няма да е излишно да включите в платежния календар данни за неусвоените лимити на компанията в рамките на кредитни линии. Например, тази информация може да бъде посочена на същото място като информация за входящи салда. В този случай информацията за финансовите възможности на предприятието в платежния календар ще бъде представена възможно най-пълно и финансовият директор ще може по-ефективно да управлява наличните ресурси.
Приоритет, когато няма пари за плащане на всички сметки
Днес за много компании ситуацията е доста типична, когато наличните средства не са достатъчни за плащане на всички приети заявления. Обикновено това ще доведе до среща с всички ръководители на отдели, за да обсъдят кои плащания могат да бъдат отложени. НаТози процес отнема много време и усилия. Можете да управлявате парите по-бързо, ако във всяко приложение е посочен приоритет на плащане и срок на плащане по договора. С тези данни финансовият директор ще може самостоятелно да вземе решение за прехвърляне на определени плащания на по-късна дата. Като правило, първо, просрочените заплати се изплащат към бюджета, банките. Вторият етап са ключови контрагенти, разкъсването на отношенията с които заплашва компанията със спиране на производството или значителни санкции. Третият етап са всички останали плащания.
Изпълнение на платежния календар
След съставянето на платежния календар остава да го актуализирате. По правило това се прави в края на деня въз основа на извлечение от системата банка-клиент. Вместо планирани данни в платежния календар се въвежда информация за действително извършени плащания, постъпления и, най-важното, салда. Ако е необходимо, е възможно да се предвиди възможност за ежедневен анализ на отклоненията на планираните стойности от действителните. Но като правило такъв анализ е оправдан до края на седмицата.
Друг нюанс, който трябва да се вземе предвид при съставянето на платежния календар на компанията, е да се направи разширен план за постъпления и плащания, разделен на седмици (а не на дни) за следващия месец. Това ще ви помогне по-добре да се ориентирате в предстоящите плащания, особено ако някои от тях вече са били отложени поради липса на средства.