Офис автоматизация, характеристики и предназначение, основни компоненти
В исторически план автоматизацията започва в производството и след това се разпространява в офиса, първоначално с цел автоматизиране на рутинната секретарска работа. С развитието на средствата за комуникация автоматизацията на офис технологиите стана интересна за специалисти и мениджъри, които видяха в това възможност да повишат своята производителност.
Автоматизираният офис е привлекателен за мениджъри от всички нива на управление в компанията, не само защото поддържа вътрешната комуникация на персонала, но и защото му предоставя нови средства за комуникация с външната среда.
Информационна технология на автоматизиран офис— организиране и поддържане на комуникационни процеси както в организацията, така и с външната среда, базирани на компютърни мрежи и други съвременни средства за предаване и работа с информация.
Фиг. 5. Основните компоненти на офис автоматизацията
Технологиите за автоматизация на офиса се използват от мениджъри, специалисти, секретари и служители и са особено привлекателни за групово решаване на проблеми. Те повишават производителността на секретарите и чиновниците и им позволяват да се справят с нарастващото работно натоварване, но това предимство е второстепенно спрямо способността да се използва офис автоматизацията като инструмент за решаване на проблеми. Подобряването на решенията, взети от мениджърите в резултат на тяхната подобрена комуникация, може да осигури икономически растеж на компанията.
База данни Задължителен компонент на всяка технология е базата данни. В автоматизиран офис базата данни концентрира данни за производствената система на компанията по същия начин, както при технологията за обработка на данни на оперативно ниво.Информацията в базата данни може да идва и от външната среда на фирмата. Специалистите трябва да владеят основните технологични операции за работа в среда на база данни.