офис работа

Документация(документална поддръжка на управлението) е вид държавна, общинска, научна, търговска и нетърговска дейност, свързана с въпросите на документирането и организирането на работата с документи. Това е система от стандарти за информация, библиотечно дело и издателска дейност. [1]

В България тази дейност се регламентира от ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Съдържание

Бизнесът е разделен на три етапа:

• Създаване на документи (документация);
• Организация на движението и отчитане на документи (документооборот);
• Съхранение на документи (архиви).

Съставът на организационните и разпоредителни документи се определя в съответствие с Общобългарския класификатор на управленската документация (ОКУД). Общите препоръки за документиране на дейностите по управление и организиране на работата с документи в България са установени от националния стандарт България GOST R 7.0.97-2016 „Система от стандарти за информация, библиотечно и издателско дело. Организационна и административна документация. Изисквания към документацията“ [2]

Обръщение на документи- дейността по организиране на движението на документи в предприятието от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението: изпращане от организацията и (или) изпращане в архива.

Документооборотът е движението на документите от момента на тяхното получаване или създаване до завършване на изпълнението, изпращането или предаването им по делото. Има три основни потока документация:

1. документи, идващи от други организации (входящи);
2. документи, изпратени до други организации (изходящи);
3. документи, създадени в организацията и използвани от служителите на организацията в процеса на управление(вътрешен).

Документите, получени от организацията, преминават през:

1. първична обработка;
2. предварителен преглед;
3. Регистрация;
4. преглед от ръководството;
5. предаване за изпълнение.

Документооборот на счетоводни документи

1. Съставяне на документ в момента на търговската сделка;
2. Предаване на документа в счетоводството;
3. Проверка на приетите документи от счетоводителя по форма, съдържание и аритметична проверка;
4. Обработка на документи в счетоводството, която включва:

1. данъчно облагане (изчисляване на цената на бизнес транзакция);
2. групиране;
3. контиране (посочване в първичния документ на кореспонденцията на сметките);

Предаване на документи за съхранение в архив.

Таен документооборот

Всички секретни документи преминават през специални отдели на предприятия или отдели. Счетоводството и документооборотът се извършва по специални правила, в България се регламентира от Закона за държавната тайна. [3]

Автоматизирането на секретния документооборот и деловодството в звената за секретен режим се извършва с помощта на програмата на автоматизираната система за секретно деловодство (AS SDP). [4]

Електронен документооборот

В някои организации е въведена система за електронна обработка на документи и обмен на документи между отделите (вътрешни получатели).

За организиране на електронния документооборот се създава база данни на сървъра на организацията, където се съхраняват всички създадени документи. Достъпът до базата данни се осъществява чрез браузър (по правило поддръжката на браузъра се определя от разработчика на създадения интерфейс). Достъпът е възможен както през локалната мрежа (вътрешна), така и презпрез интернет (външен).

Документите се записват или качват в специфични специализирани организационни папки. Папките се разпределят според йерархичната структура на организационната единица.

Лице, надарено със съответните права, има право да създава, променя, изтрива създадените документи.

---