Организация на движението на вътрешни документи - Анализ на работния процес на процеса - Вътрешен одит -
Вътрешните документи на организацията са документи, създадени и използвани в организацията. Вътрешните документи включват административни документи, протоколи от заседания на колегиални органи, бележки, актове, удостоверения, планове, доклади, наредби, инструкции и др. Вътрешните документи по правило се издават или съставят в един екземпляр, който след издаване или приключване на работата с документа се съхранява в досието. Ако е необходимо документът да се раздаде на изпълнители, заинтересовани лица и отдели, се правят копия от оригиналния документ или се правят извлечения от документа. Заверени копия и извлечения се изпращат на всички заинтересовани лица и ведомства.
Вътрешните документи преминават през следните етапи: изготвяне на проект на документ, препечатка, одобрение, заверка, подписване, изпълнение. Следователно маршрутите на тяхното преминаване на етапите на подготовка и изпълнение са същите като на изходящите документи, а на етапа на изпълнение съвпадат с маршрутите на входящите документи [8].
Някои видове вътрешни документи обаче може да имат свои собствени маршрути. Административните документи (заповеди, заповеди) минават през правния отдел; протоколите не изискват съставяне; меморандуми, удостоверения и др. документите отиват директно при ръководителя, на чието име са написани.
При организиране на движението на вътрешни документи трябва да се вземат предвид следните фактори:
методът за вземане на решение и съответно издаване на документ;
Управленските решения се вземат по два начина:единствено от ръководителяилиот колегиален орган. В първия случай проектодокументът (управленско решение) трябва да премине процедурата за одобрение с всичкизаинтересовани страни, във втория случай проектодокументът не се одобрява, тъй като решението се взема на заседание на колегиалния орган съвместно от всички негови членове [5].
Наличието в документа на инструкции, които изискват изпълнение, или информация, която инициира управленско решение, също влияе върху организацията на движението на документа:
В първия случай документът трябва да достигне до изпълнителя (или изпълнителите) и също така трябва да бъде въведен в системата за контрол на изпълнението на документи; а във втория случай документът се представя за разглеждане от ръководителя.
Помислете как трябва да се организира движението на някои вътрешни документи.
Движение на сборно издадени административни документи
Колегиалните решения са решения, взети на заседание на колегиален орган от група лица, включени в този орган (събрание, съвет, съвет, колегиум, заседание и др.). Взетите колективно решения се отразяват в протоколите от заседанията, въз основа на които могат да се издават разпоредителни документи (укази, решения). Информационните решения се изпращат на заинтересованите лица под формата на копия от протоколи или извлечения от протоколи. Движението на документи при колегиално вземане на решения, подлежащо на формализиране на взетите решения под формата на резолюции или решения, включва следните етапи [23]:
Подготовка на материалите за заседанието на колегиалния орган.Работата на колегиалния орган се извършва по предварително утвърден план. В съответствие с плана лицата, отговорни за подготовката на въпроса за обсъждане, подготвят необходимите материали, като правило това еаналитичен доклад (бележка) по въпроса и проект на решениеРаботата по подготовката на тези документи се извършва в структурно звено или група от специалистиняколко дивизии. Подготовката на материали за заседание на колегиален орган е началният етап от движението на документи, отразяващи дейността по вземане на колегиални решения.
Прехвърляне на подготвените материали за разглеждане от колегиалния орган.Аналитичен доклад (бележка) по въпроса и проект за решение се представят на секретаря на колегиалния орган, който събира всички документи, подготвени за разглеждане на заседанието, проверява тяхната пълнота и коректност.
По правило материалите се подготвят и предават на секретаря 10-12 дни преди срещата. Срокът за подаване на документи може да бъде намален, но не по-кратък от 3-5 дни. Това време е необходимо за раздаване на документи на членовете на колегията и запознаването им с изготвените документи.
Изготвяне на дневния ред на заседанието. Дневният редсе изготвя от секретаря на колегията въз основа на плана, но може да бъде коригиран в зависимост от конкретната ситуация. Дневният ред се съгласува с председателя на колегиалния орган. В същото време секретарят изготвяпоканиза заседанието, които се изпращат до членовете на колегиалния орган.
Разискване на материалите на заседание на колегиалния орган и приемане на решение.По време на заседанието се води неговияпротокол, в който се записва целият ход на заседанието: изказвания на основните оратори, обсъждане на точки от дневния ред, взети решения.
Изготвяне на протокол от заседанието.Окончателното изготвяне на протокола се извършва, като правило, в рамките на 3-5 дни след заседанието. При изготвянето на протокола се присвоява пореден номер след номера на предишния протокол. Датата на протокола е датата на срещата, а не датата на изпълнение. Регистрационните дневници не се водят съгласно протоколите.Счетоводната функция се изпълнява от самата преписка, в която се завеждат подписаните протоколи.
Подписване на протокола.По правило протоколът се подписва от председателя на заседанието и секретаря, но има изключения от това общо правило: например протоколите на държавните атестационни комисии, преброителните комисии (в акционерните дружества) се подписват от всички членове на колегиалния орган.
Издаване на разпоредителен акт (постановление или решение).На този етап въз основа на протокола от заседанието се съставя разпоредителен акт, подписан от председателя на колегиалния орган. Въз основа на един протокол могат да се съставят няколко разпоредителни акта, тъй като всяко отделно решение се оформя като еднарезолюция (решение).
В управленската практика такива решения се наричат протоколни решения; предаването им на изпълнителя се извършва чрез предаване на копия от протоколите или извлечения от тях.
Контрол на изпълнението на документитеКонтролът на изпълнението на решенията, взети колективно, се извършва от секретаря на колегиалния орган. Под контрол се поставят само тези инструкции (задачи), които имат определен срок за изпълнение.
Копиране на разпоредителни документи (постановления, решения), протоколи или изготвяне на извлечения от протоколи.Заповедни документи (постановления, решения), извлечения от протоколи се копират в количество, съответстващо на броя на изпълнителите и заинтересованите лица.
Поставяне на оригиналния протокол и оригиналните административни документи (укази, решения) в делата.Подписването на документи в делата се извършва от секретаря на колегиалния орган в съответствие с номенклатурата на делата. Заседателни протоколи и издадени въз основа на тях административни документиса зашити в различни калъфи.
Заедно с протокола могат да се подават само материали, които са неразделна част от протокола: например списъци на присъстващите на заседанието, резюмета и текстове на доклади, изказвания, особени мнения на участници в заседанието, които не са съгласни с мнението на мнозинството и др.
Разгледаните етапи на преминаване на документи съставляват документооборота на колегиалния орган.
Движение само на издадени административни документи
В случай на еднолично вземане на решения, разпоредителни документи се издават от ръководителя на организацията (президент, генерален директор, директор, председател и др.), Който изпълнява изпълнителни и административни функции. Специфична особеност на този метод на вземане на решения е съгласуването на проекторешението със заинтересованите страни (като правило това са ръководителите на структурни подразделения на организацията). В случай на еднолично вземане на решения, административните документи се издават под формата на заповеди, заповеди, инструкции. Движението на административни документи с еднолично вземане на решение включва следните етапи [5]:
Иницииране на решение (обосноваване на необходимостта от издаване на административен документ).Като документи, иницииращи решение, могат да бъдат документи, издадени от по-висши управленски органи и организации, или издадени преди това документи на самата организация. Вътрешните документи на организацията (меморандуми, бележки, сертификати, актове, протоколи, планове, доклади и др.) също могат да инициират решение, ако съдържат информация, обосноваваща необходимостта от вземане на решение. Въз основа на информацията, извлечена от тези документи, ръководителят взема решение за необходимостта от издаване на административен документ. От гледна точка на работния процес, иницииране на решенияе получаването от ръководителя на организацията на документи, въз основа на които започва работа по изготвянето на проекторешение. Решението на ръководителя да изготви административен документ се изразява каторезолюциявърху документа, иницииращ решението.
Прехвърляне на документа, иницииращ решението, на подразделението за изпълнение.В съответствие с резолюцията на ръководителя предучилищната служба прехвърля документа, иницииращ решението, на структурното подразделение-изпълнител.
Изготвяне на проект на административен документ. Проектите на административни документисе изготвят от специалисти на структурни подразделения. Ако проектодокументът засяга интересите на различни отдели, тогава по решение на ръководството на организацията се създава временна работна група от представители на различни отдели. Подготвеният проектодокумент се изготвя от изпълнителя на съответния формуляр (формуляр за поръчка, формуляр за поръчка).
Предаване на проектодокумента за одобрение.При изготвянето на административни документи по правило се извършвавътрешно одобрение.Вътрешното одобрение се издава с виза, поставена в долната част на последния лист на проекта на документ, на гърба на последния лист на документа или на отделен лист за одобрение.Външно одобрениесе извършва само в случаите, когато проектодокументът засяга интересите на други организации. Външното одобрение се извършва след вътрешно одобрение исе издава с печат за одобрение, който се поставя на последния лист на проекта на документа, под текста или на отделен лист за одобрение.
По време на процеса на одобрение могат да се правят коментари и допълнения към проекта на документа. В този случай визата се допълва с надпис „Приложено специално мнение“ или„Коментари са приложени." Коментарите, съставени на отделен лист, са приложени към проекта и се връщат на разработчика за финализиране на документа. Ако не всички коментари са взети предвид при финализирането на проектодокумента от изпълнителя, тогава, когато окончателният документ бъде прехвърлен на управителя за подпис, всички специални мнения и коментари, които не са приети от съставителя на документа, ще трябва да дойдат заедно с финализирания документ за разглеждане от управителя.
Като се има предвид, че административните документи се издават с цел регулиране на дейността на организациите, включително оперативно регулиране, препоръчително е да се извърши виза в рамките на два до три работни дни.
Процедурата по одобрение приключва с връщане на проектодокумента на изпълнителя. В този случай има обратно движение в работния процес (прехвърляне на документа към органа, в който документът вече се намира), но това движение се дължи на бизнес необходимост.
Ревизия на проекта на разпоредителен акт по забележки.Следващият етап е предаване на проекта на разпоредителен акт на изпълнителя за преработка по забележките. След финализиране проектодокументът се финализира върху формуляра и се изпраща за преразглеждане. Ако проектът на административен документ е изготвен от името на висша организация, тогава документът се съставя не на бланката на организацията, а на стандартни листове хартия и се изпраща на висшата организация с придружително писмо. В този случай проектодокументът се одобрява от ръководителя на организацията.
Повторно одобрение на проектодокумента.Повторното одобрение е необходимо, така че всички заинтересовани длъжностни лица да поставят визи върху копието на документа, който ще бъде предоставен на ръководителя за подпис. Без визи заадминистративен документ ще означава нарушение на процедурата за неговото изготвяне. Документът, одобрен от всички заинтересовани страни, се предава на ръководителя на организацията за подпис.
На етапа на одобрение на документа, от гледна точка на работния процес, последователността на преместване на документ от една инстанция в друга е важна. Ръководителят на изпълнителното звено първо одобрява документа, след това правната служба (юрист), след това ръководителите на съответните отдели (като правило това са тези, на които се дават указания и които ще изпълнят административния документ след неговото приемане), последните са заместник-ръководителите на организацията (всички или само тези, чиято компетентност включва въпросите, по които се взема решение) [22].
Вземане на решение (подписване на документ)Вземането на управленско решение се изразява в подписване на разпоредителен документ от ръководителя. Подписът на управителя превръща проектодокумента в пълноценен, правно обвързващ документ.
Регистрация на административен документПодписан административен документ се регистрира в службата на предучилищната образователна институция (документите с инструкции за персонала се регистрират в службата за персонал).
Декларация на административния документ за контролКонтролът върху изпълнението на административните документи се извършва от службата на предучилищната образователна институция. Особеността на контрола върху изпълнението на административни документи е, че определени елементи от административната част на документа се контролират, ако съдържат указания, задачи с конкретен срок.
Копиране на административни документи (заповеди, заповеди, инструкции).
Поставяне на оригинала на административния документ в делото.
Последните три етапа в работния процес на административни документи,публикувани индивидуално, съвпадат с движението на документи, публикувани колективно.
В разгледаните модели на работния процес на административни документи, издадени колективно и индивидуално от ръководителя на организацията, са подчертани основните, ключови етапи от движението на тези документи. Възможно е тази процедура да се опише по-подробно само като се фокусира върху конкретна организация.