Папки в счетоводството
Какво и къде да съхранявате
Законодателството не регулира процедурата за подаване на документи, така че компанията може самостоятелно да разработи система за съхранение въз основа на спецификата на своята дейност, характеристиките на документооборота и броя на съхраняваните документи. По правило повечето компании работят със следните документи: касови документи, банкови извлечения, фактури, фактури, документи за заплати. Помислете как е по-удобно да ги съхранявате.
За всеки тип документи е необходимо да създадете отделна папка. По правило документите се подават или по датата на приемане за осчетоводяване, или по азбучен ред. Например банковите извлечения се добавят в папки в счетоводния отдел в календарен ред, а например договорите - според първата буква от името на контрагента. Счетоводителят обаче може да измисли своя собствена процедура. Основното е, че документите не се губят и могат лесно да бъдат намерени.
Всяка папка с документи трябва да бъде подписана, например:
3-то тримесечие на 2014 г
На „гръбчето“ на папката в счетоводния отдел посочете не само кои документи се съхраняват в нея, но и периода, за който се отнасят. В този случай не само вие, но и всеки друг служител на компанията може лесно да намери желания документ или да архивира получения. Също така ще можете да навигирате кои документи от минали години е време да поставите в архива и кои да изхвърлите напълно. За удобство се стартира нова папка от началото на годината, а ако има много документи, тогава от началото на тримесечието, месецаи т.н.
Помислете как можете да съхранявате документи в папки. Можете да използвате тази поръчка или да разработите своя собствена.
Касови документи
Удобно се съхраняват в папки формат А5. Листовете на касовата книга и отчета на касата са номерирани, така че най-ранният документ във времето трябва да се постави в папката отгоре и в бъдеще да се поставят нови документи под него. Поставете отчета на касата за деня и подгънете приходите и разходите под него в реда, в който са посочени в отчета на касата. Събирайте отделно листовете от касовата книга. В зависимост от броя на касовите документи можете да създадете 1 папка за цялата година за касиерски отчет и касова книга. За да не объркате кои документи къде са, можете да поставите разделител между тях. Също така в тази папка можете да закачите изчислението на касовия лимит.
Ако вашата компания често дава пари за отчет, можете да създадете отделна папка за предварителни отчети. Ако такива операции се случват 1-2 пъти годишно, приложенията и отчетите могат да бъдат прикрепени към отчета на касата.
Банкови извлечения
Оригиналните отчети на фирмата се получават в банката заедно с платежни нареждания, варанти и други банкови документи. Поставете ги в папки по дата. Под платежни нареждания трябва да закачите сметките, за които е извършено плащането. Тъй като към едно извлечение обикновено се прикачват много документи, за да се ориентирате бързо по дати, можете да закупите разделители с числа.
Фактури, актове и фактури
За получените и издадените документи трябва да се създадат отделни папки. Някои компании предпочитат да съхраняват актове и фактури заедно, за някой е по-удобно отделно. Ако се занимавате както с търговия, така и с предоставяне на услуги, ще бъде по-удобно да съхранявате документиразлични папки. Фактурите също трябва да се съхраняват в отделни папки, особено ако фирмата е платец на ДДС.
Освен това регистрите на документите, които съдържа, често се закачват в папки. Те могат да бъдат отпечатани от повечето счетоводни програми. Използвайки тези регистри, е удобно да проверите дали всички документи са налице.
Фактурите също могат да бъдат прикрепени към входящи и изходящи фактури, както и към книги за покупки и книги за продажби. Въпреки това, ако вашата компания има голям работен процес, тези дневници и книги могат да се съхраняват отделно.
Документи за заплати
За всеки служител на фирмата трябва да се води лично досие. За да направите това, можете да закупите тънки папки или да използвате разделители, за да определите място в дебела папка за документите на всеки служител. Трудов договор, копия от документи, предоставени от служителя по време на работа, а след уволнение - копие от трудовата книжка се съхраняват в лично досие. Също така в лично досие можете да подавате заявления и заповеди за работа, отпуск, уволнение и др.
Често извлеченията и поръчките се събират в отделна папка по месеци. Там също се съхраняват графикът, документите за заплати и др.
Да мига или да не мига?
За да избегнат загуба на документи, в края на годината някои организации предпочитат да флашват документи в папки. Така те няма да се разпръснат, дори ако папката бъде изпусната. Това става по следния начин:
- Документите се поставят в твърда корица. В тях се правят пробиви от лявата страна на полето.
- През дупките се прекарва дебел конец или панделка, която се завързва на възел отзад. В този случай свободните краища трябва да са най-малко 5 см.
- Върху възела се залепва хартия с размер около 4х5 см.
- Отгоре на хартията е написана фразата „завързанаи номерирани ... листове. Полага се печат на организацията и подпис на отговорното лице.
Тази процедура не е задължителна. Следователно можете независимо да одобрите реда за зашиване на отделни документи или изобщо да не ги закрепвате с телбод (в този случай винаги можете да премахнете или замените документа). Единствените изключения са тези документи, които трябва да бъдат зашити в съответствие с изискванията на закона (например книгите за покупки и продажбите, съставени на хартиен носител, трябва да бъдат зашити).
За входящи първични документи можете да прочетете тук.
Прочетете повече за архивирането на документи тук.