Подготовка на помещенията за преговори
Важна роля при провеждането на бизнес среща и преговори играе мястото. Ако срещата се провежда в офиса, е необходимо внимателно да се прецени дали той е добре оборудван за това, дали отговаря адекватно на съвременния стил и етикет на бизнес общуване. Стилът на проектиране може да бъде различен, но задължително изискване е осигуряването на чистота, ред, квалифициран персонал, необходимите съвременни технически средства, удобни помещения, отговарящи на задачите, изпълнявани от фирмата, включително помещения за бизнес преговори. В случай, че срещите и преговорите се провеждат често и с участието на широк кръг от хора, е необходимо да има няколко отделни специални помещения с по-големи и по-малки размери. Особено внимание трябва да се обърне на осветлението на помещенията, вентилацията и създаването на комфортен климат, като при необходимост се инсталират климатици. Трябва да се обърне внимание на удобството на столовете и формата на масата. Формата на масата има не само протоколно, но и психологическо значение, т.к. може до голяма степен да повлияе на резултата от преговорите с посетител или партньор. Често в офисите масите се поставят с буквата „Т“ и колкото по-висока е позицията, заета от главата, толкова по-голяма е тази „буква“. Когато посетител седне на такава маса със собственика на шкафа начело, той усеща доминиращата позиция на собственика. Това не означава, че не трябва да имате такива маси, просто трябва да имате добра представа какво означава такова сядане. Когато трябва да се подчертае доминирането, това е напълно оправдано. Има ситуации, в които собственикът на офиса действа наравно със своя събеседник. В този случай, ако площта на офиса позволява, можете отделно да поставите маса за бизнес разговори. Такава маса може да се използва и за срещи с подчинени, когатолидерът не иска да налага мнението си, искайки да бъде на равна нога с тях за известно време. Квадратната маса може да създаде атмосфера на конкуренция или да предизвика защитни реакции, така че се използва за кратки бизнес дискусии. Хората отдясно на лидера вероятно ще бъдат по-склонни към сътрудничество от тези отляво. А седящите отсреща са най-опозиционни. За преговори обикновено се използва правоъгълна маса. Колкото по-широка е масата, толкова по-голяма е не само физическата, но и психологическата дистанция между преговарящите. А това означава, че толкова по-лесно е да кажете „не“ на противоположната страна. Твърде тясната маса създава дискомфорт за преговарящите: изглежда, че партньорът вижда вашите бележки. Кръглата маса създава по-спокойна атмосфера. Той е добър в сътрудничеството по проект. Неслучайно съществува изразът „разговор на кръгла маса”. Кръглата маса премахва статусните различия между участниците в преговорите или разговора. В резултат на това лидерът и подчинените психологически изглеждат на едно ниво. Тя предполага равнопоставеност на участниците, както и често неформален разговор, свободен обмен на мнения и възгледи. Когато седнете на кръгла маса, важно е да се гарантира, че нейното пространство е равномерно разпределено между участниците. Разговорът на масичката ще бъде още по-неформален, неформален. Ако в същото време собственикът на офиса предлага на госта чаша чай или кафе, тогава той го настройва за приятелски тон. При такъв разговор бизнес отношенията могат да бъдат засегнати най-общо. Но дори ако в офиса има само една T-маса и домакинът не е склонен да подчертава господството си над събеседника, тойможе да излезе и да седне срещу него или, в по-малко официален разговор, по диагонал. Приемащата страна е отговорна и за техническото оборудване на преговорите: моливи или химикалки, бележници или просто празна хартия. Ако преговорите се провеждат в голяма стая, имате нужда от микрофон. Ако в преговорите участват чужденци, въпросът за работния език на преговорите трябва да бъде договорен предварително, ако е необходимо, трябва да се осигури симултанен превод, като се подготви специална кабина за преводача. При консекутивен превод преводачът от всяка страна седи отляво на ръководителя на делегацията или непосредствено зад него и малко вляво. Заседателната зала трябва да има делови вид: на масите не трябва да има излишни документи и предмети - има тетрадки, моливи (кибрит, цигари, пепелници, ако в тази стая е разрешено пушенето), има бутилки минерална вода и чиния с обърнати чаши за вино (доказателство за тяхната чистота). Цветята са украса на масата и придават тържествен вид, могат да бъдат разположени както в центъра, така и по краищата на масата. Лице, посрещащо чуждестранна делегация на входа, във фоайето на фирмата, не трябва да бъде член на приемащата делегация. Това може да бъде служител на протоколния отдел, секретар на институцията и др. Той придружава делегацията до помещението, където ще се проведат преговорите. Цялата делегация домакин е в тази зала. Ако преговорите продължават дълго време, тогава по време на почивката могат да се сервират освежителни напитки: чай, кафе, сандвичи, плодове и др. Препоръчително е да организирате почерпка за гостите в отделна стая. При липса на такава възможност, напитките се внасят в стаята, където се водят преговорите. Почерпките се поставят лично само пред ръководителите на делегациите. Останалите се оправят сами.
Защо 3458 ученици избраха MegaEducator.