ПОДОТЧЕТ ОБРАТНО БЪДЕТЕ ВНИМАТЕЛНИ! Данъци и бизнес - Бизнес преса

По време на проверката на касовите операции често се разкриват нарушения в счетоводното отчитане на операциите с отговорни лица. Понякога допуснатите грешки водят до изключително неблагоприятни данъчни последици. По-специално, това се отнася за сетълменти със служители, които правят разходи за своя сметка и след това получават компенсация от организацията.

В много организации отговорните лица изобщо не са отговорни. Служителите всъщност не получават пари по отчета. Те плащат за инвентара от собствения си джоб. След това на базата на авансовия отчет организацията ги компенсира за направените разходи.

Всъщност такава операция не може да се нарече отчетност, а служител, който е похарчил парите си за нуждите на организацията, не може да се нарече отговорно лице. Няма за какво да се отчита - не е получавал средства от организацията преди операцията. Напротив, именно той за известно време кредитира организацията. С една дума, има вид отчетност „напротив“.

Нека просто кажем, че законодателството не забранява пряко подобни операции. Отчетните операции се споменават само в Правилника за извършване на касови операции в България, одобрен с решение на Управителния съвет на Банката на България от 22 септември 1993 г. № 40. Но този документ съдържа толкова оскъдна информация по разглеждания от нас въпрос, че едва ли е възможно да се „инкриминира“ нещо на тяхна основа.

Има обаче гледна точка, че отговорността „напротив“ противоречи на Кодекса на труда. Но ще оставим този въпрос извън обхвата на тази статия и ще говорим за данъчното облагане. Освен това, съдейки по одиторския опит,счетоводителите на организации, в които се практикуват подобни операции, често дори не подозират, че те могат да доведат до доста неприятни данъчни последици.

Каква е опасността от подотчитане „напротив“

Позицията на данъчните е такава, че подотчетът "напротив" може да се разглежда или като заем, или като покупко-продажба. Всичко зависи от това как са съставени първичните документи: от името на организацията или от името на самия служител.

Ако документите са издадени за организацията ...

Според данъчното министерство на България в този случай служителят всъщност кредитира организацията. В крайна сметка той купува ценности за организацията за своя сметка и организацията след това му връща тази сума. Това не е нищо повече от заем.

Тъй като заемът е безлихвен, служителят няма обект на облагане с данък върху доходите на физическите лица. Също така няма да има проблеми с приспадането на ДДС (разбира се, ако са изпълнени всички условия за приспадане: има фактура и т.н.).

Единственият проблем, който чака организацията, е свързан с данъка върху доходите. От гледна точка на Министерството на данъчното облагане на България, при получаване на безлихвен заем, организацията получава доход, сякаш получава безвъзмездна услуга (в размер на неплатената лихва по заема). Но това е спорен въпрос.

Ако документите са издадени на името на служителя ...

В този случай данъчните власти могат да считат сделката така, сякаш служителят е придобил лично ценности за себе си и след това е решил да ги продаде на организацията. Тоест налице е договор за покупко-продажба, сключен устно. Изводът предполага, че авансовият отчет е съставен като разсейване, но всъщност служителят е получил доход.

Това означава, че има обект на облагане с данък върху доходите на физическите лица. Организацията не трябва да удържа и превежда данък в бюджета. Тя обаче трябваотразете изплатения доход в удостоверението във формуляр 2-NDFL. Неспазването на това ще доведе до глоба.

Служителят ще трябва да подаде данъчна декларация в края на годината. Всъщност вероятно няма да трябва да плащате данъци. Всъщност в този случай служителят има право на приспадане на данък върху имуществото (член 220 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Максималната му стойност е 125 000 рубли. По избор, вместо това приспадане, размерът на дохода може да бъде намален с размера на действително извършените и документирани разходи, свързани с получаването на доход.

Не избягвайте проблемите с приспадането на ДДС. Както знаете, физическите лица не са платци на този данък. Ако служител продаде имущество, закупено на негово име, на организация, няма да има „входящ“ ДДС. Дори ако служителят даде на организацията всички документи, получени от доставчика. Освен това сред тези документи няма да има фактура (клауза 7 от член 168 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

И накрая, данък общ доход. Организация, която е взела предвид разходите за данъчни цели въз основа на документи, издадени на името на служител, рискува тези разходи да не бъдат признати от данъчните власти. Инспекторите ще обжалват параграф 1 от член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Съгласно този параграф разумните и документирани разходи, направени от данъкоплатеца, се признават за разходи. Тоест в нашия случай това е организацията, а не нейните служители.

За да се предпазите от данъчни рискове, е по-добре да избягвате псевдоотчетни транзакции. Ясно е. Но какво ще стане, ако по една или друга причина това не е възможно? След това трябва да се уверите, че „първичният“ е рамкиран правилно.

Първо, обяснете на служителите, които харчат парите си за производствени нужди, че трябва да спазват едно непоклатимо правило: всички първични документи, които се получават отдоставчици, трябва да се издава не на името на служителя, а на името на организацията. Можете да посочите името на организацията до името на служителя, който директно е закупил стоките (работи, услуги). Тогава рискувате само проблеми с безлихвен заем. Въпреки това, както вече беше споменато, дали в този случай възниква облагаем доход върху дохода е спорен въпрос.

Тук трябва да направим малко отклонение. При проверка на отчетни транзакции данъчният инспектор определено ще ви помоли да предоставите за проверка заповедта на ръководителя относно процедурата за издаване на отчетни средства. Веднага отбелязваме, че организациите не са задължени да имат такъв документ. В параграф 11 от Процедурата за извършване на касови операции се посочва само, че парите се издават на служителите по сметка в размер и за периодите, определени от ръководителите на предприятията. Но в същото време не е посочено в каква форма трябва да се направи поръчката на главата. Това може да бъде или отделна заповед, която определя условията за издаване на пари за отчет за организацията като цяло, или заповед за издаване на парична сума на конкретен служител за конкретни цели.

В последния случай не само поръчката се признава за поръчка, но и подписът на ръководителя върху касовия ордер. Съгласно параграф 14 от Процедурата за извършване на касови операции, касиерът има право да издава пари от касата, ако подписът на ръководителя е поставен върху поне един първичен документ - или върху касов ордер, или върху документи, приложени към него (заявления, фактури и др.). Това означава, че изискването организацията да има обща заповед за размера и времето на издаване на пари по отчета и дори претеглена със списък на лицата, имащи право да получават отчетни суми, е незаконно. Достатъчно подпис на ръководителя на организацията на касатазаповед или директорска виза по заявление на служител за издаване на отчетни пари към него.

Той трябва да опише реда на отношенията с отговорните лица, който се практикува в организацията. Колкото по-подробно опишете вашите вътрешни - само характерни за вашата организация - правила за извършване на сетълменти със служители, толкова по-добре.

Утвърдената процедура за извършване на отчетни операции е вид аналог на счетоводната политика, само в организационната сфера. Данъчните инспектори, когато проверяват, ще се ръководят от тази заповед, тъй като няма разпоредби, установяващи различна процедура.

И накрая, трябва да спазвате други изисквания за дизайна на първичните документи. Те са добре известни: документите трябва да бъдат съставени по унифицирани формуляри, всички необходими данни трябва да бъдат попълнени, всяка сума трябва да бъде документирана. Фамилното име на отговорното лице, посочено в авансовия отчет, трябва да съвпада с фамилното име на лицето, което придобива ценностите и е посочено в първичните документи. А първичните документи трябва да са с дата по-ранна от авансовия отчет на служителя.