Процедурата за отписване на разходите за гориво и смазочни материали
Както в счетоводството, така и в данъчното счетоводство, разходите се признават въз основа на оправдателни документи. Процедурата за документиране на бизнес транзакциите, правилата за документооборот на организацията са установени в счетоводната политика.
Документи, потвърждаващи разхода на гориво са:
а) документи за закупуване на гориво:
- товарителници на бензиностанции с приложени преписи - документи, съдържащи информация за количеството и сортовете бензин (дизелово гориво), налят в резервоарите на конкретни превозни средства;
- (или) предварителни отчети на водачи с приложени документи за закупуване и плащане на гориво и смазочни материали;
б) документи за реалния разход на ГСМ:
- (или) декларации за пътуване;
в) документи за отписване на горива и смазочни материали като разходи:
- изчисляване на стандартния разход на горива и смазочни материали в зависимост от пробега за всеки автомобил въз основа на нормите, одобрени със заповед на ръководителя;
- акт за отписване на общото количество гориво и смазочни материали за месеца, който се съставя въз основа на горното изчисление.
В случаите, когато водачът е допуснал изгаряне (прекомерна консумация на гориво и смазочни материали), той пише бележка (обяснителна бележка), адресирана до ръководителя на организацията. Мениджърът решава или да отпише излишната сума като разходи (ако прегарянето е оправдано), или относно необходимостта водачът да възстанови излишните разходи за гориво и смазочни материали.
Други организации установяват стандарти въз основа на техническите характеристики на превозните средства, информацията от ръководството за експлоатация на превозното средство и резултатите от тестовете (контролни измервания). В същото време организации, които не са свързани с автотранспортни предприятия, при разработването на поръчка могат да прилагат горните методически препоръки № AM-23-r.