Проверка на правописа - трикове на Excel - таблици, функции, формули, списъци, работни книги,
Очевидно наличието на правописни грешки не оцветява нито един документ, включително електронна таблица, създадена в Excel. За да не съдържа грешки в текста на документа, трябва или да ги избягвате, или, ако това не е възможно, да можете бързо да ги намерите и коригирате. В Excel проверката на правописа и търсенето на грешки в текстови данни може да се извърши както в цялата текуща таблица като цяло, така и в отделен, предварително избран блок. Същността на проверката е, че се определя наличието на въведената дума в речника. Ако думата я няма в речника, се счита, че е въведена с грешка.
Освен това се разпознават думи, въведени два пъти подред. В този случай за проверка могат да се използват речници, доставени като част от пакета Microsoft Office, както и речник, създаден от самия потребител. Очевидно при този подход дума, въведена правилно, но не в речника, може да бъде разпозната като грешна. С други думи, при проверка на правописа Excel само съобщава, че дадената дума му е "непозната", но потребителят сам определя дали да коригира думата или не.
За да проверите правописа след приключване на въвеждането, трябва: 1) да определите областта Проверка, за което: - поставете курсора на мястото, от което ще се извърши проверката, или - изберете блока, в който ще се извърши проверката; 2) започнете проверка, за което: - натиснете F7 или - изберете инструмента Правопис от стандартния панел, или - изпълнете командата Правопис. (Обслужване). Проверката се извършва отляво надясно, отгоре надолу. След като бъде открита непозната дума (или повторение), клетката с тази дума се маркира и на екрана се появява диалоговият прозорец Проверка на правописа (фиг.
11.1). В този прозорец в полето Не е в речника има "непозната" дума. В отворения списък Опции сапредложени опции за замяна на тази дума. Ако намерената дума е въведена без грешки, което е напълно възможно (виж по-горе), са възможни следните действия: - пропуснете тази дума на това място и продължете проверката - щракнете върху бутона Пропусни; - пропуснете тази дума на това място и продължете сканирането, като пропуснете тази дума и по-нататък, до края на текущото сканиране - щракнете върху бутона Пропусни всички', - пропуснете тази дума и продължете сканирането, като добавите думата към речника на потребителя, - щракнете върху бутона Добавяне към речника (тази дума ще бъде пропусната по време на текущото и всички следващи сканирания). Ако при проверката бъде открита дума, която наистина е въведена с грешки, тогава можете да направите едно от следните: - да я замените с една от думите от полето Варианти - изберете правилния вариант, като щракнете и натиснете бутона Замени или щракнете двукратно върху правилния вариант; - заменете го с една от думите от полето Варианти на това място, както и в цялата зона за проверка - изберете правилния вариант, като щракнете и натиснете бутона Замени всички. В някои случаи стойността (Без опции) се появява в списъка с опции. В този случай можете да затворите прозореца Проверка на правописа и да коригирате грешката, като редактирате клетката. Като щракнете върху бутона Отмяна на последната промяна, можете изненадващо да отмените последната промяна, направена в електронната таблица при проверка на правописа. Можете да прекратите проверката на правописа по-рано, като щракнете върху бутона Отказ. Ако потребителят смята, че допуска една и съща печатна грешка твърде често, той може да замени грешната дума при проверка, като натисне бутона за автокоригиране вместо замяна. В този случай не само грешната дума ще бъде заменена с правилната, но също така ще бъде създаден елемент за автоматично коригиране (повече за автоматичното коригиране в Глава 21). В резултат на това допълнително неправилновъведената дума ще бъде автоматично заменена с правилната при въвеждане. Някои опции за проверка на правописа се задават в диалоговия прозорец Опции в раздела Правопис, който може да бъде достъпен или по обичайния начин, или чрез щракване върху бутона Опции. в прозореца Правопис. В този раздел има превключватели, чиято цел е ясна от имената им.