Разпределение на заплатите в 1C, Блог на счетоводител-практик и адвокат-аналитик
Методът за разпределение на заплатите по счетоводни обекти в 1C
Счетоводната ми кариера започна в изследователски институт. В допълнение към общата научна работа, служителите на института извършват работа по трудови договори. Разплащането за заплати (за 1000 души) е извършено в програма "самостоятелна работа". Разпределението на заплатите на производствения персонал за конкретни счетоводни обекти - поръчки (договори) се извършва от главния счетоводител в Excel. Освен това общите суми на начислените заплати със застрахователни премии по поръчка бяха отразени в счетоводството по сметка 20. В същото време всички служители, включително производствения персонал, имаха „твърди“ начисления (заплата + надбавки), а не заплати на парче. Всъщност разпределението по поръчки в Excel беше извършено по следния начин: начисленията на служителя за месеца бяха разпределени пропорционално на броя на дните, отработени от служителя за конкретна поръчка в съответствие с графика за време, общият брой дни, отработени на месец от служителя, беше приет за 100% (според същия лист за време). Таблицата за разпределение, отпечатана от Excel, беше „лист“ от няколко десетки листа.
Естественото желание беше да се оптимизира процесът, а „оптимизирането“ означаваше решаването на два проблема:
1) избягайте от „самоизработената“ програма, тъй като нейните разработчици отдавна напуснаха стените на института и възможностите за финализиране на програмата бяха практически равни на нула;
2) избягайте от „ръчното“ разпределение на заплатите според поръчките.
Консултантите бяха многократно канени за различни програми за заплати (включително 1C). И ако някоя от предложените програми успя да се справи с първия проблем, тогава всеки от посетителите се „плъзна“ по втория проблем.консултанти. В резултат на това те стигнаха до извода, че нито една от съществуващите програми не може да се справи с този проблем с обичайни средства, докато финализирането ще изисква големи парични инжекции и дълги срокове за изпълнение. В резултат на това в продължение на много години разпределението по поръчки се извършва по същия начин - в Excel, след което общите цифри за поръчките се въвеждат в 1C (цялото счетоводство вече се поддържа в тази програма) в режим на осчетоводяване: D20 / поръчка K70.69.
И само преди три години един от консултантите на 1C откри „ужасна тайна“: оказва се, че разпределението на заплатите по номенклатурни групи се извършва съвсем просто чрез документа „Въвеждане на разпределението на основната заплата на служителите“. След като вече научих този метод, намерих споменаване за него (именно споменаване, а не описание как да го използвам) в ръководството за работа с конфигурацията за заплати и човешки ресурси, което буквално казва следното:
Използвайки документаВъвеждане на разпределението на основната заплата на служителите на организациите, можете да промените отразяването в счетоводството на основната заплата на служителите за месеца, посочен в полетоМесец.
Следва снимка - образец на попълнен документ. Съгласете се, няма достатъчно информация, за да разберете процеса. Счетоводителят, като правило, няма достатъчно време за метода „проба и грешка“.
Искам да споделя усвоения метод за разпределение на заплатите с осигуровки по номенклатурни групи.
Веднага ще направя резервация, че използвам конфигурацията „Комплексна автоматизация“, така че задачата за правилно прехвърляне на публикации (от „заплата“ към „счетоводство“) не е от значение за мен и не се разглежда тук. Но като се има предвид, че "Комплексна автоматизация" включва "Заплата и човешки ресурси", смятам, че описаният метод за разпределение на печалбата ще бъде подходящ за "Заплата".
Така че, ако трябва да разпределите НЕ на парче, а ВРЕМЕННА заплата на конкретен служител по вид продукт, поръчка, договор или нещо друго, което е отразено в 1C като анализ на сметка 20 „Номенклатурни групи“, както и по разходни сметки (т.е. част от заплатата се приписва на сметка 20, част на сметка 23 и т.н.), тогава процедурата за вашите действия трябва да бъде следната:
1. Подгответе график за време по начина, който се използва във вашата организация - като попълните съответния формуляр ръчно или като го генерирате в 1C (Отчети - Лист за време).
2. Попълнете колони 7-9 в ведомостта - данни за ведомостта по вид и посока на разходите (вижте празния формуляр на таблицата):
- в колона 7 посочваме кода на вида плащане (или просто вида плащане, например „ремонт“ - базирано на време);
- в колона 8 посочваме съответната сметка, т.е. сметката, по която е необходимо да се отразят разходите за заплати, например „25“, „26“, „44“ или „20/001-12“ или „20/столове“, където след „/“ се посочва анализът на сметката за разходите;
- в колона 9 посочваме броя на дните (часовете - по часова ставка), в които служителят е работил по определена поръчка / вид продукт / и др.
В колони 7-9 ще има толкова редове, колкото е броят на сметките (като се вземат предвид анализите), за да се разпределят заплатите на служителя.
Общият брой дни (колона 9) трябва да съответства на броя на дните, отработени от служителя на месец (колона 6). Ако не всички работни дни са свързани с конкретни поръчки, оставащият брой дни се записва с кореспондентска сметка 25/26/44, т.е. посочете като съответстваща сметка, която отразява ведомостта по подразбиране за този служител, или подразделение, или организация като цяло (в зависимост от спецификата на вашето счетоводство).
3. Ние натрупвамезаплати и осигуровки по обичайния начин.
4. Ако в съответствие с графика за време, попълнен, както е посочено в клауза 2, има служители, чиито заплати трябва да бъдат разпределени между няколко разходни сметки (или в рамките на една сметка, но според различни елементи на аналитичното счетоводство), е необходимо да се създаде документ „Въвеждане на разпределението на основните доходи на служителите на организацията“ (Счетоводство на заплатите - Въвеждане на информация за разпределението на основните доходи на служителите).
4.1. Този документ има две части. В горната част (под заглавието) са посочени служителите, чиито заплати подлежат на разпределение. В долната част - отразява се действителното разпределение на основната печалба. За удобство при попълване и контрол на данните е препоръчително да кликнете върху бутона „По служител“. В този случай разпределението на печалбата ще бъде отразено в долната част на документа само за служителя, чието фамилно име е курсорът в горната част.
4.2. В горната част на документа формираме списък със служители, чиито доходи подлежат на разпределение (чрез „Добавяне“, „Попълване“ или „Избор“).
Възможно е в документа да не се включват тези служители, чиито заплати не са разпределени и трябва да бъдат отразени по начина, посочен за конкретен служител или отдел, към който служителят принадлежи.
4.3. Поставяме курсора върху името на служителя.
Да отидем на дъното. Чрез „Добави“ изберете служител. В колоната „Счетоводство“ трябва да посочите метода за отразяване на начислената заплата. За тази цел е предназначен справочникът „Методи за отразяване на заплатите в регулираното счетоводство“. По подразбиране той вече е попълнен от разработчиците: той посочва основните начини за отразяване на заплатите - кореспондентски сметки. Но ръководството не е затворено, можем да го допълним по свой начин.дискретност.
Посочената директория може да бъде попълнена предварително (Осчетоводяване на заплати - Начини за отразяване на заплатите) и можете да я допълвате, докато попълвате документа „Въвеждане на разпределението на основните доходи“. За удобство ви съветвам да структурирате директорията, като създадете папки, например „Поръчки / договори 2011“, „Поръчки / договори 2012“ или на всяка друга основа, която ще ви бъде най-удобна.
Новите елементи на директорията се създават по същия начин като всяка директория (за подробности вижте Инструкции за 1C за не-счетоводители (част 3)). Във формуляра, който се отваря, въведете името на метода за отразяване на разходите (например „001-12 Romashka LLC“ или „Производство на столове“), след това последователно попълнете дебитната сметка (например „20.01.1“), подразделение, група артикули (изберете „Номенклатурни групи“ от съответната директория или въведете нов елемент от тази директория, например „001-12 Romashka LLC“ или „Produ Столове”), разходна позиция - “Плащане ” (изберете от едноименния справочник). Относно източника на разходите - конкретна поръчка / договор / вид продукт и др. - ще посочи избраната от нас номенклатурна група.
Нека се върнем към попълването на документа „Въвеждане на разпределението на основните доходи“. След като сме избрали необходимия метод за отразяване на разходите в колона „Счетоводство“, е необходимо в следващата колона да посочим разпределителния дял, отнасящ се за конкретен вид разход (аналитичен елемент). За да направим това, съставяме пропорция (източник на данни - график):
(брой отработени дни от служител по конкретна поръчка) * 100 / (общ брой отработени дни от служител през текущия месец) = разпределителен дял.
Въвеждаме следния ред за същия служител, избираме метода за отразяване на разходите, изчисляваме и въвеждаме разпределителния дял. Редове (начиниразпределение) за всеки служител трябва да съвпада точно с термина в графика за време в колони 7-9 за този служител (включително кореспонденция на сметките при отразяване на начисленията „по подразбиране“).
Избраният от нас начин за отразяване на разпределението на основната заплата - по служител (натиска се съответния бутон в долната част на документа) ни позволява да извършим аритметичен контрол: общата сума на стойностите в колоната „% дял на разпределението“ трябва да бъде равна на 100 (редът над „Коментар“).
4.4. Повтаряме стъпките, описани в параграф 4.3 толкова пъти, колкото е броят на служителите, за да разпределим заплатата.
4.5. Извършваме попълнения документ „Въвеждане на разпределението на основните доходи на служителите на организацията“.
5. Формираме осчетоводявания за отразяване в счетоводното отчитане на заплатите и осигуровките (Отчитане на заплатите - Отразяване на заплатите в редовното счетоводство).