Редовете в таблицата могат да бъдат сортирани според съдържанието на една или повече колони

Редовете в таблицата могат да бъдат сортирани според съдържанието на една или повече колони. За да направите това, изберете полето, по което да сортирате, и щракнете върху бутона Сортиране възходящо или Сортиране низходящо в лентата с инструменти.

Типът данни определя какъв вид данни са разрешени в полето. Например не можете да въведете текст в поле за валута. Избирането на подходящ тип данни гарантира, че данните се въвеждат в правилната форма за сортиране, изчисления и други операции. Microsoft Access поддържа следните типове данни:

Дълъг текст или комбинация от текст и цифри.

Числени данни, използвани за изчисления.

Дати и часове, които се отнасят за години 100 до 9999 включително.

Парични стойности и числени данни, използвани в математическите изчисления.

Уникални последователно нарастващи (с 1) или произволни числа, въведени автоматично всеки път, когато се добави нов запис към

Булеви стойности, както и полета, които могат да съдържат една от двете възможни стойности (True/False, Yes/No).

Поле на OLE обект

Обект (например електронна таблица на Microsoft Excel, документ на Microsoft Word, картина, звукозапис или други данни в двоичен формат), който е свързан или вграден в електронна таблица на Microsoft Access.

Създава поле, което предлага избор на стойности от списък или от комбинирано поле, съдържащо набор от постоянни стойности или стойности от друга таблица. Избирането на тази опция от списъка в клетка стартира съветник за търсене, който определя типа на полето.

Въвеждане и редактиране на данни

Изгледът на таблицата показва всички въведени данни. Ако се създаде само структурата на таблицата,Това означава, че в таблицата все още няма данни. В празна таблица Маркерът за влизане (с триъгълник, сочещ надясно) обикновено се поставя в първия ред на таблицата.

За да въведете стойност в поле (в изглед на лист с данни), преместете курсора в полето и въведете стойността. Когато редактирате запис, маркерът на запис се променя на молив. Когато въведете нов запис (който има молив върху маркера си), автоматично се появява следващият ред (който има звездичка върху своя маркер, за да покаже нов запис). Новият маркер за запис винаги маркира последния ред на таблицата.

При въвеждане на нов запис курсорът обикновено се поставя в първото поле на таблицата.

В зависимост от извършваната операция и вида на записа, маркерът на запис може да приеме една от четирите форми.

Текущ маркер за запис.

Маркерът на записа, който се редактира.

Маркер за заключен вход (при работа в

Нов маркер за запис.

Добавен или променен запис се записва автоматично, когато преминете към друг запис или затворите електронната таблица. В този случай маркерът за запис променя формата си: моливът се превръща в стрелка, сочеща надясно.

Трябва да въведете валидна стойност в полето за първичен ключ, за да запазите записа. Стойността на първичния ключ се валидира спрямо типа данни, уникалността и други правила за валидиране на стойността, въведени в свойството ValidationRule

Бутонът Undo Current Field/Record, разположен на лентата с инструменти, ви позволява да отмените промените, направени само в текущия запис. След като преминете към следващия запис, този бутон ще се върне към нормалния режим на отмяна И след като промените следващия запис, вече няма да можете да отмените промяната на предишния.

Можете да запишете текущия запис на диск с помощта на командата Записи->Запазване на запис.(Записи->Запазване на записи) или клавишни комбинации.

Проверка коректността на въведените данни

Автоматична проверка на типа данни

Access проверява някои типове данни автоматично, без никаква намеса. За полета, съдържащи данни от тези типове, не е необходимо да попълвате свойствата Условие за стойност. Нека изброим тези типове данни.

Числови (число) и парични (валута) ви позволяват да въвеждате валидни числови стойности. Въпреки че Access ви позволява да въведете буква в полето Число, ако се опитате да излезете от полето, ще се появи диалогов прозорец със съобщението„Въведената от вас стойност не съответства на свойствата на полето тип данни или размер на полето“Ще получите също съобщение за грешка, ако въведете други невалидни знаци или множество десетични точки, или ако се опитате да въведете прекалено голямо число за поле с данни с определен размер от тип Число.

Полета от тип Дата/Час (Дата/Час) проверяват коректността на стойностите за дата и час. Ако се опитате да въведете час 44:44:44 или само буква в поле за тип дата/час, ще се появи диалогов прозорец за грешка

Logic (Yes/No) Можете да въведете само една от следните предварително зададени стойности: Yes (Yes), True (True) On (On) или произволно различно от нула число за логически Yes и No (No), False (False), Off (Изключено) или 0 за логическо No. Можете да дефинирате свои собствени булеви (Да/Не) стойности в свойството Format на полето, но обикновено се използват стандартните стойности.

Методи на въвеждане

Въвеждането на данни в полета от различни типове се извършва по различни начини. За някои типове данни проверката на стойността се извършва автоматично. Въпреки това, когато създавате някои таблици, може да се наложи да въведете нестандартни данни(дефинирани от потребителя) формати и задайте правила за валидиране за тях в свойството Правило за валидиране. След това ще разгледаме различните начини за въвеждане на данни.

Стандартно въвеждане на текст

Трите полета, въведени в таблицата MyStudents, бяха полета от тип Text. Полетата Fam Name Name1 имат маска за въвеждане, използвана за въвеждане на данни. Ако въведете стойност с малки букви, тя ще се покаже: първата буква е главна, останалите са малки. Текстът може да бъде проверен за специални значения и показан в определения формат.