Съдържанието на фазите на жизнения цикъл на проектите
Ограниченият период от време, през който се реализират поставените цели, се нарича жизнен цикъл на проекта. Разпределението на разходите и приходите в рамките на жизнения цикъл на условен проект е показано на фигура 1.
Сравнението на входящите средства (ползи) и техните разходи (разходи) ви позволява да определите така наречения нетен паричен поток (нетен паричен поток). Първият етап от изпълнението на проекта, като правило, се характеризира с отрицателна стойност на нетния паричен поток (парите се инвестират), след което (с увеличаване на доходите на проекта) стойността му става положителна.
Продължителността на жизнения цикъл на проекта във времето означава, че бъдещата стойност (стойност) на разходите и приходите от гледна точка на днешния ден (т.е. момента на решението за инвестиране в проекта) е различна.
Какво да приемем като момент на поява (начало) на проекта и момент на неговото завършване (край) зависи от участниците в проекта [2; 21].
Началото на проекта може да се счита:
- моментът на раждането на идеята;
– дата на започване на работата по проекта;
- началото на неговото финансиране.
Фигура 1 - Разпределение на разходите (Z), приходите (D) във времето:
нетен паричен поток (NPF)
(Забележка - данни от [1; 74])
Краят на проекта може да се счита:
- въвеждането му в експлоатация;
– постигане на цели или резултати;
- края на периода на изплащане за всички разходи:
- разформироване на екипа и преместване на друга работа;
Обикновено моментите на започване на работа по проекта и неговата ликвидация се формализират с официални документи.
През последните години има известно съгласие относно фазите на жизнения цикъл на продукта. Те включват изследвания инаучноизследователска и развойна дейност (R&D), въвеждане на пазара, растеж, зрялост, стареене и ликвидация.
Що се отнася до жизнения цикъл на проекта, съществува голямо разнообразие в дефинирането на фазите не само за различните сектори на националната икономика, но дори и между предприятията в една и съща индустрия.
Фазата на проекта е набор от логически взаимосвързани дейности по проекта, по време на завършването на които се постига един от основните резултати на проекта [3; 164].
Някои мениджъри схематично представят фазите (етапите) от жизнения цикъл на проекта, както следва [1; 76 - 77]:
- анализ на проблема (цели, изисквания, задачи);
– разработване на концепция (предпроектно проучване, алтернативни концепции);
– подробно проучване (спецификации, чертежи, подробни планове);
– изпълнение на проекта (работна документация, изпитване, приемане);
– използване (внедряване, поддръжка, експлоатация);
– ликвидация (демонтаж, обезвреждане, продажба, задание за развитие).
Банковите служители разделят жизнения цикъл на проекта на три фази: прединвестиционна, инвестиционна, оперативна [1; 77].
На графиката (фиг. 2) можете да видите как обемът на инвестиционните ресурси, изразходвани за изпълнението на проекта, се променя с течение на времето (долната част на графиката) и размера на дохода (печалба), характеризиращ възвръщаемостта, ефекта от инвестирането на капитал в проекта (горната част на графиката).
Обичайно е да се разграничават три етапа (нива) на прединвестиционната фаза на инвестиционния цикъл на проекта:
– проучване на инвестиционните възможности на проекта (opportunity studies);
– предварително проучване за осъществимост;
– оценка на целесъобразността на инвестиционния проект (предпроектно проучване).
Втората фаза обикновено енаречена инвестиция. По време на тази фаза се издигат сгради и конструкции, закупува се и монтира оборудване, създава се производствена инфраструктура, започва пилотно производство, последвано от серийно производство и продажба, продажба на продукти. Това е най-скъпата фаза, която поглъща по-голямата част от инвестициите. Въпреки това, започвайки от определен момент t0, съответстващ на началото на печеливша продажба на стоки, проектът става не само разход, но и източник на доходи.
Фигура 2 - Промяна в размера на инвестициите и доходите, които те носят на различните етапи от инвестиционния цикъл
(Забележка - данни от [4; 692])
С приключването на инвестиционната фаза, когато съоръжението е пуснато в експлоатация, размерът на инвестиционните разходи започва да намалява, а размерът на приходите, генерирани от проекта, се увеличават, тъй като той постепенно достига проектния си капацитет, което позволява значително увеличаване на продажбите при намаляване на производствените разходи. Подобно развитие на проекта се наблюдава в неговата трета и последна фаза, която се нарича експлоатационна фаза, тъй като съответства на времето и начина на използване на производството, експлоатацията на съоръжението, създадено съгласно инвестиционния проект.
По време на третата фаза все още са необходими инвестиции в определена, обикновено намаляваща сума, за да се поддържа производството, да се увеличи и да се амортизира оборудването. Приходът от продажбата на продукта в тази фаза обаче далеч надвишава инвестиционните разходи, в резултат на което в даден момент от време t1 общата сума на дохода става равна на цената на капитала, инвестиран в проекта, което показва, че точката на възвръщаемост на проекта е достигната.
Тогава проектът започва постепенно да остарява, търсенето на неговия продукт пада, цената на продукта намалява, което води до спадрентабилност на проекта. В същото време дълготрайните активи на проекта постепенно остаряват както морално, така и физически, поради което тяхната поддръжка може да изисква все по-големи инвестиции. Става ясно, че жизненият цикъл на проекта е към своя край и за да се избегне нерентабилността на проекта, препоръчително е той да бъде ограничен, т.е. на първо място да се спрат по-нататъшни инвестиции [4; 694].
Интересна е практиката на проектен анализ в организациите на Световната банка, включваща следните последователни фази от проектния цикъл (фиг. 3).
Тъй като няма универсален подход за разделяне на процеса на изпълнение на проекта на фази, когато решават такава задача за себе си, участниците в проекта трябва да се ръководят от ролята си в проекта, своя опит и специфичните условия за проекта. В тази връзка на практика разделянето на проекта на фази може да бъде различно - ако само такова разделяне разкрива някои важни контролни точки („крайъгълни камъни“), по време на преминаването на които се разглежда допълнителна информация и се оценяват възможните посоки за развитие на проекта [5; 93].
От своя страна всяка избрана фаза (етап) може да бъде разделена на фази (етапи) от следващото ниво (подфази, подетапи) и т.н.
Фигура 3 – Проектен цикъл на Световната банка
(След Waren C. Baum „Проектен цикъл“, публикация на Световната банка, 1993 г.)
Основна четирифазна структура
Основната четирифазна структура на жизнения цикъл следва от концепцията за управление на проекти (фиг. 4).
По правило проектът започва с обсъждане на идеи от инициаторите на проекта. И този период се нарича фаза на стартиране на проекта.
По време на инициирането (или началната фаза) на проекта се определят целите и задачите на проекта,ключови характеристики на проекта, като рискове и ползи. Началната фаза завършва с решение относно осъществимостта на отварянето на проекта.
След подписване на споразумения и договори започва фазата на разработка (планиране), по време на която се разработват техническите и работните проекти на предметната част на проекта. По правило планът на проекта не остава непроменен и с напредването на проекта подлежи на постоянна корекция, като се вземе предвид текущата ситуация.
Фигура 4 - Принципна структура на проектния цикъл (жизнен цикъл на проекта)
(Забележка - данни от [6; 42])
Следва фазата на изпълнение (изпълнение и контрол) на предметната част на проекта, която завършва с въвеждането в експлоатация на нов продукт или услуга. Контролът включва събиране на действителни данни за напредъка на работата и тяхното сравнение с планираните показатели. За съжаление, в управлението на проекти можете да сте абсолютно сигурни, че винаги има отклонения между планираните и реалните показатели. Следователно задачата на ръководителя е да анализира възможното въздействие на отклоненията в обхвата на извършената работа върху напредъка на проекта като цяло и при разработването на подходящи управленски решения. Например, ако графикът изостава от графика над приемливото ниво на отклонение, може да се вземе решение за ускоряване на определени критични задачи чрез разпределяне на повече ресурси за тях.
От момента на подписване на сертификата за приемане започва фазата на завършване на проекта, резултатите се обобщават, които след това се анализират. След това се правят заключения и препоръки за бъдещи проекти от този профил и/или проекти в свързани области.
Фазата на завършване завършва с обобщен доклад за проекта, който се предава в архив, обикновено наричанрегистър на корпоративните проекти.
Разходи по фази на проекта
В началото на своето развитие проектът не изисква големи финансови разходи или привличане на значителни ресурси. Въпреки това, докато работата по проекта се развива, разходите за неговото изпълнение нарастват значително и едва в края на проекта обемът на разходите започва да намалява бързо. Обхватът на изискванията за ресурси на проекта се определя основно от вида и сложността на самия проект.
Процентът от всички разходи по проекта, които се дължат на различни фази от неговия жизнен цикъл, е показан на фиг. 5.
Според предметния компонент максималните разходи за труд в жизнения цикъл на проекта се падат на фазата на изпълнение. По отношение на управленската част подобна зависимост има два максимума: първият е в областта на разработване на концепцията, вторият е във фазата на завършване. Първият максимум на разходите за труд е свързан предимно с процесите на моделиране на планирането, организацията и изпълнението на проекта. В момента се разработва пълен пакет от документи за отваряне на проекта. Вторият максимум е свързан с анализа на всички процеси по проекта, систематизиране и натрупване на опит. От гледна точка на личната значимост за ръководителя на проекта този период е най-приоритетен, тъй като тук систематично се натрупва управленски опит. Продължителността на жизнения цикъл на проекта по отношение на управленския компонент надвишава продължителността по отношение на предметния компонент.
Фигура 5 - Принципна структура на жизнения цикъл на традиционен инвестиционен проект
Забележка: Обхватът на изискванията за ресурси се определя от вида и сложността на проекта
(Забележка - данни от [7; 54])
Изчисляване на бъдещи разходи
Фигура 6 - Система за разходи по проекта (според G. Kerzner)
(Забележка - данни от [2; 22])
Идентифицирането на кривата на обучение е жизненоважно в процеса на планиране, когато се идентифицират разходни елементи. Ясно е, че не винаги е възможно да се каже със сигурност каква ще бъде производителността на работниците, колко бързо ще се движат по кривата на обучение.
Като цяло трябва да се има предвид, че разходите по проекта са в пряка зависимост от неговия мащаб. Големите проекти изискват служители на пълен работен ден, докато относително малки проекти със същия жизнен цикъл може да изискват само служители на непълно работно време. Следователно един човек може да отговаря за много проекти, които са в различни фази от жизнения цикъл. Ръководството на предприятието е отговорно за периодичния преглед на най-важните етапи на проекта, който трябва да се извършва поне в края на всяка фаза от жизнения цикъл или след критичните технологични етапи на проекта.
Брой на фазите и етапи на тяхното изпълнение
в големи проекти
По отношение на големи проекти (например изграждане на метро) броят на фазите и етапите на тяхното изпълнение може да бъде увеличен.
Големите проекти обикновено се разбират като проекти, които имат стратегически характер, са фундаментално нови съоръжения и струват над $2 млн. Средните проекти струват от $300 000 до $2 млн., малките проекти - под $300 000. Големите проекти в Западна Европа и САЩ представляват 20% от общия брой реализирани проекти от компаниите и обикновено отнемат около 80% от ресурсите на компанията. Такива проекти обикновено се изпълняват в рамките на 3-4 години и се одобряват на ниво ръководство на компанията, малки и средни проекти - занивото на управление на отделите [1; 77 - 78].
Пример за съотношението на разделяне на жизнения цикъл на проекта на фази в различни области на дейност е представен в таблица. 1.
Важно е да се отбележи, че на практика се разработват подробни модели, които отговарят на определен тип проекти. Пример са моделите на жизнения цикъл на проект за създаване на ново лекарство (фиг. 7), проект за създаване на нов модел военна техника (фиг. 8).
Пример за коефициент на разделяне на жизнения цикъл на проекта
на фази в различни области на дейност