Ще стане ли трудовата книжка електронна
Какви документи могат да бъдат конвертирани в електронен вид
Засега може само да се мечтае за пълен преход към електронно управление на документи в персонала, тъй като много повече документи за служители (например трудови книжки и лични досиета) все още съществуват само на хартиен носител. Можете да ги прехвърлите в електронен формат, но те няма да имат правна сила. Освен това, на хартиен носител, все още се изисква да се съхраняват и поддържат всички документи, които изискват подписа на служителя, например счетоводни книги за движение на трудови книжки и вложки в тях.
Но вече в електронен вид:
Трудов договор
Отпуск по болест
Няма отговорност или санкции за отказ от регистрация в базата данни за работодателя, но експертите отбелязват, че това си струва да се направи поне за удобство. В края на краищата електронният отпуск по болест ви позволява да се отървете от много проблеми, например, когато служител предостави фалшив отпуск по болест на счетоводството или отдела за персонал или когато просто е попълнен неправилно. Дори излизането извън полето за попълване може да се счита за нарушение! Ако по-рано фондът не изплащаше обезщетения за съмнителни отпуски по болест, сега тази ситуация просто няма да възникне.
История на заетостта
По предварителни оценки не всички работодатели в страната са готови напълно да преминат към електронен документооборот. Освен това големите предприятия ще трябва да наемат отделен специалист, който ще се занимава само с въвеждането на данни от хартиени документи в базата данни. Затова се очаква процесът на преход и премахване на старите трудови книжки да бъде дълъг и постепенен.
Идеално управление на електронни документи
Системата за електронен документооборот ще работи с пълна сила, когато има начин за спестяваненадежден подпис на служителя в електронна форма и абсолютно всички документи на персонала ще бъдат дигитализирани и ще имат юридическа сила. В този случай служителят по персонала ще може да събира автобиографии и да ги качва в единна база данни, като ги прикрепя към конкретна свободна позиция. Това ще опрости търсенето на нов служител, ако наскоро нает по някаква причина не се вписва. Резюмето ще стане незабавно достъпно за всички заинтересовани страни, които могат да го съгласят или отхвърлят. След успешно преминаване на интервюто, липсващите данни ще бъдат въведени в личната карта на бъдещия служител, автоматично ще бъде качена заповедта за наемане и служителят ще бъде обвързан с щатната единица, ще бъде определена началната дата на работа и други параметри. Дори текстът на заповедта може да бъде подписан с електронен цифров подпис без разпечатка.
Ако служителят по персонала трябва да генерира друг документ, системата за електронен документооборот ще направи това автоматично по шаблон, като отново качи необходимите данни от личния картон. По същия принцип ще могат да се генерират всякакви справки за служителите на предприятието, като тяхната детайлност ще зависи само от пълнотата на въведените данни за всички служители.
Какво мислят служителите по човешки ресурси за електронното управление на документи?
Засега към електронните документи се гледа със скептицизъм, дори само защото не е установена съдебната практика за обработката им. Но има много други причини за неприязънта на кадрови служители към иновациите - както обективни, така и субективни.
С помощта на електронно управление на документи отделът по персонала на нашата компания решава повечето от текущите работни задачи: изготвяне и координиране на ведомости за заплати на служителите, организиране на командировки. Програмата одобрява ново щатно разписание, записва информация за входа / изхода на персоналните единици.
Електронният документооборот позволяваускоряване на съгласувателната процедура поради факта, че цялата информация е на едно място, до което имат достъп всички служители. В системата можете да намерите необходимата информация много по-бързо, отколкото в архива с данни. Но, както във всяка програма, тук се случват неуспехи, въпреки че това се случва много рядко.
Специалистите по човешки ресурси са консервативни и предпазливи: или не искат да отделят време за учене, или се срамуват от „ненапредъка си“, или не искат да възстановят установената система на работа.
В лични разговори много HR-и признават, че се страхуват сериозно за работата си. Страхът от загуба в конкуренцията с HR ботове и други „твърде умни“ програми и евентуално изтласкване от пазара на труда поражда вътрешна психологическа съпротива. А тези, на които автоматизацията трябва да помогне, на практика са нейните най-трудни противници.
Има повече от достатъчно уязвимости за критика. Един от основните недостатъци е необходимостта от ръчно въвеждане на цялата първична информация за по-нататъшна цифрова обработка. Ако автобиографии, трудови книжки, сертификати, отпуск по болест, сертификати и всички други документи бяха изпратени на службата за човешки ресурси в електронен вид, тогава би било много по-лесно да ги обработвате, анализирате и работите с информация. Необходимостта от извършване на огромно количество ръчна и "ненужна" работа в началния етап се възприема като усложнение на работния процес.
За щастие, недостатъкът, свързан с ръчното въвеждане на първична информация, ще бъде премахнат. Болничните листове и част от трудовите договори вече са преведени в електронен вид, има опашка за трудови книжки.