Съставяне на длъжностни характеристики

В тази статия предлагаме на вашето внимание полезна информация за правилата за съставяне на описи на дела в организацията в различни ситуации.

Най-често в организацията има нужда от съставяне на описи на дела:

Всеки опис съдържа списък на делата и е предназначен за тяхното отчитане и разкриване на съдържанието, така че в бъдеще да може да се използва за справочни цели и с цел бързо търсене на документи.

Съставяне на опис на делата на структурно звено (предавателен опис на делата)

Нека да разгледаме процедурата за съставяне и обработка на опис на случаите, прехвърлени в архива на организацията. Но първо, нека се спрем по-подробно на пряката организация на работата по прехвърлянето на документи в архива. На първо място възникват два въпроса - какви документи трябва да се изготвят и за какви години.

Архивът на организацията е попълнен с документи с постоянно и временно (над 10 години) съхранение. В последния случай, на първо място, те означават дела на персонала, освен това в архива могат да се съставят описи на случаи на конкретни видове документи.

Дела, които се съхраняват по-малко от 10 години, обикновено не попадат в архива. Те остават в структурните подразделения (където са започнати и завършени от деловодство) до изтичане на срока на съхранение и загуба на практическо значение (по-късно се унищожават с акт по установената форма). Въпреки това, в някои случаи, по решение на ръководството, е разрешено прехвърлянето на такива случаи в архива (например поради липса на място за съхранение в структурните подразделения).

За случаи на временно (по-малко от 10 години) съхранение обикновено не се съставя опис на делата нито в архива, нито в структурните подразделения. В този случай номенклатурата на делата действа като счетоводен документ. Но за това е необходимо, че в номенклатуратае попълнена колона "Брой дела", която се попълва след края на ведомствената година. В същото време е позволено да се използва колона „Забележка“ в номенклатурата на делата за бележки за прехвърляне на дела, тяхното разпределение за унищожаване и др.

За да определите срока на годност използвайте:

Съгласно нормативните изисквания документите трябва да бъдат предадени в архива не по-късно от три години след приключването им в деловодство. Например през 2013 г. е необходимо да се прехвърлят документи, генерирани през 2010 г. и по-късно. Документите за 2009 г. и предходни години ще се считат за неизпълнени.

Изготвяне на доставна ведомост на документите в архива

В структурните подразделения лицата, отговорни за подготовката на документи за архивно съхранение, заедно със служителя, отговорен за архива на организацията, определят състава на делата за приемане и предаване. За тези цели се използват номенклатури на делата за съответните години или списъци на дела, посочващи периодите на съхранение (виж по-горе). В същото време във всяко структурно звено те проверяват пълнотата на установяването на дела в съответствие с номенклатурата (определят липсата на случаи според номенклатурата) или, обратно, разкриват действителното наличие на случаи, които не са включени в номенклатурата на делата. Проверява се и правилността на образуването и изпълнението на делата. Ако се установят нарушения, те се отстраняват.

В зависимост от възприетото разделение на отговорностите във всяка организация, обработката на делата, в съответствие с изискванията на Основните правила, може да се извърши преди прехвърлянето или вече директно в архива след прехвърлянето на делата там.

Списъкът за доставка на документи се съставя от служител на структурното звено във формата, установена от Основните правила (Пример 1) в два екземпляра (първият екземпляр се прехвърля в архива, вторият в отдела).

Опис на делатаструктурна единица включва следните елементи:

Колоната „Забележка“ се използва за отбелязване на характеристиките на формирането и физическото състояние на делата, прехвърлянето на дела и др.

Ако информацията от корицата на делото не е достатъчна за попълване на формуляра за опис, за справка се използва номенклатурата на делата.

Всеки случай, избран за архивно съхранение, се включва в списъка за приемане под самостоятелен сериен номер. Обикновено се придържат към схемата за систематизация според номенклатурата на делата. Ако има няколко тома или части, всички те се въвеждат под независими номера, като се посочва действителният брой листове и последните дати на всеки том или част.

В описа на случаите не е обичайно да се повтарят едни и същи заглавия. Заглавието на първия случай се изписва изцяло, след което повтарящата се част се заменя с думите „Същото“. Но в началото на нов инвентарен лист заглавието винаги се посочва изцяло.

В края на документа е необходимо да се посочи с цифри и с думи броят на делата, включени в списъка за приемане, да се посочат първия и последния номер на случая, буквени и липсващи номера, ако има такива.

Доставният лист на делата в архива се подписва от неговия съставител, подписват се предаващият делото (често същият като съставителя) и получателят на делото, като се посочват длъжностите. След това документът се одобрява от ръководителя на структурното звено.

Инвентарните описи на структурните подразделения обикновено се номерират в определена последователност. Например за инвентарен номер 02sp-10:

02 - приетият номер на отдела в организацията;

cn - префикс, означава "структурна единица";

10 - броят на документите за определена година, включени в описа.

Пример 1

Опис на делата на структурното звено

Ограниченоотговорност "Памук"

(Khlopok LLC)

Началник отдел "Поддръжка".

Комкова А.П. Комкова

Лични сметки за заплати на служителите на дружеството за 2010 г. "Авд-Дем"

Този инвентар включва 6 (шест) единици. хребет

(с цифри и думи)

от № 1 до № 7, включително:

букви: 2a ______

пропуснати числа: 5, 6

Непоседова Д.А. Непоседова

Опис на касите за постоянно съхранение

Описът на постоянно съхранение включва по реда на брутната номерация случаите на постоянно съхранение. Може да включва и част от документите с надпис „ЕПК“. Ако в списъка с документи периодът е посочен с добавка „EPK“ (например 5 години EPC), това означава, че някои от документите по делото могат да имат историческо или практическо значение. Поради това такива дела в процеса на подготовката им за архивно съхранение могат да бъдат преоформени и допълнително включени в описа като документи за постоянно съхранение.

Номерирането на делата в описа продължава няколко години. Всъщност в процеса на рационализиране на делата се съставят годишни раздели от описа за определена година. В бъдеще, ако се установят случаи на постоянно съхранение, те могат да бъдат допълнително включени във вече попълнения годишен раздел на описа под буквен номер (в пример 2 - No 86 а).

За тази цел съответните заглавни листове обикновено се препечатват или в края се изброяват допълнителни заглавия на дела. Необходимо е и уточняване (пресъставяне) на окончателния запис в описа (информация за броя на делата и подписите).

За организациите, които са източници на придобиване на държавни или общински архиви, е необходимо да координират действията си за извършване на промени с архивния орган, тъй като след утвърждаване на годишния раздел на описа на делата, да направят промени в негоможе да се изисква решение на ЕПК на архивния орган.

Процедурата за попълване на колоните на описа на делата за постоянно съхранение (виж Пример 2) е подобна на горната процедура за съставяне на опис на структурна единица (доставяне на опис на дела за архива).

Обикновено в една организация при обработка на документи първоначалният годишен раздел от описа на делата за постоянно съхранение се определя под номер 1, всички следващи годишни раздели се изброяват под този номер до формирането на пълен опис. При стартиране на нова инвентаризация на делата се присвоява следващия свободен пореден номер.

Обикновено инвентаризацията се състои от няколко годишни раздела (2010 г. се разглежда в пример 2). Накрая трябва да се състави окончателен протокол за броя на включените в него дела.

За по-лесно използване се съставя съдържание за инвентара, ако е необходимо, списък със съкращения (ако има такива).

Според нормативните изисквания на организацията източниците на придобиване на държавни или общински архиви отпечатват четири екземпляра от описа на случаите за постоянно съхранение, останалите организации се ръководят от практически съображения (може би едно или две копия ще бъдат достатъчни).

Процедурата за одобряване на годишния раздел от описа на делата за постоянно съхранение е следната:

описът се подписва от описосъставителя и отговорника за архива;
разгледани на заседание на експертната комисия на организацията;
внасят за разглеждане в ЕПК на архивния орган (само за организации - източници на комплектуване на държавни или общински архиви);
одобрени от ръководителя на организацията.

Неприключен опис, към който в бъдеще ще се добавят годишни раздели, не се завежда, съхранява се в папка с низове.

Към попълнения списък на случаите те съставляват общото резюмевписване и потвърждаващ надпис (както и за годишния раздел), както и задължително съставяне на съдържание, предговор и списък със съкращения, ако последните са налични в годишните раздели.

Описът се счита за завършен, ако броят на заглавията на делата достигне четири цифри.

Задължителен елемент от попълнения опис е заглавната страница, на която се посочва пълното наименование на държавния или общинския архив, в който се предават делата на организацията (за организации, които са източници на придобиване на тези архиви), името на фонда (пълното наименование на организацията), номерът на фонда, инвентарният номер, наименованието на описа (постоянно съхранение, по персонал и др.), сроковете за делата, включени в описа. Попълненият опис се подвързва или зашива в твърда корица.

Пример 2

Опис на кутии за постоянно съхранение

Отворено акционерно дружество