Теоретични основи и особености на изграждане на счетоводен процес за предприятие, концепция, същност и
Концепцията, същността и принципите на формиране на счетоводния процес
Счетоводен процес - изпълнението на счетоводната работа в определена последователност, на отделни етапи, тясно свързани помежду си и осигуряващи единна система. [1]
Изграждането на счетоводния процес е неразривно свързано с организацията на счетоводството в предприятията, независимо от формата на собственост и организационно-правните форми, което може да се разглежда като набор от действия на лица, на които е възложена отговорността за управление на счетоводството и неговото специфично поддържане, за постигане на вътрешна подреденост, последователност, взаимодействие на елементите на счетоводния процес. Като се има предвид гореизложеното, може да се отбележи, че основните елементи на счетоводния процес са: документация, работен процес, технология за обработка на счетоводни данни, отчетност, инвентаризация, структура и функции на счетоводния апарат. [2]
Понятието "счетоводен процес" се открои в съвременните условия благодарение на дългогодишния теоретичен и практически опит на предприятия и организации от различни форми на собственост. [2]
В съответствие с държавната система от норми и правила за организиране и поддържане на счетоводството, при формирането на счетоводния процес трябва да се помни, че [3]:
а) организацията поддържа счетоводна документация на собственост, пасиви и икономически транзакции (факти на икономическата дейност) чрез двойно записване по взаимосвързани счетоводни сметки, включени в работния сметкоплан. Работният сметкоплан се утвърждава от организацията на базата на утвърдения от Министерството на финансите на България сметкоплан;
б)счетоводното отчитане на имуществото, пасивите и икономическите транзакции (факти на стопанската дейност) се извършва във валутата на България - в рубли. Документирането на имущество, задължения и други факти от стопанската дейност, поддържането на счетоводни регистри и финансови отчети се извършва на български език. Първичните счетоводни документи, съставени на други езици, трябва да имат пореден превод на български език;
в) за счетоводството в организацията се формира счетоводна политика, която предполага имуществена изолация и непрекъснатост на дейността на организацията, последователността на прилагане на счетоводната политика, както и времевата сигурност на фактите на икономическата дейност. Счетоводната политика на организацията трябва да отговаря на изискванията за пълнота, предпазливост, приоритет на съдържанието пред формата, последователност и рационалност;
г) в счетоводството на организацията текущите разходи за производство на продукти, извършване на работа и предоставяне на услуги и разходите, свързани с капиталови и финансови инвестиции, се отчитат отделно.
При организиране на счетоводството е необходимо да се установи най-рационалната връзка между производствените единици (бригади, цехове и др.) И счетоводството. Тези връзки трябва да предоставят необходимата информация за наблюдение на хода на процесите на възпроизводство и управление на икономическата дейност на организацията и нейните сегменти.
За да се определи обемът и естеството на счетоводната информация, е необходимо да се идентифицират направленията и естеството на счетоводната работа чрез определяне на персонала на счетоводния апарат и разпределяне на работата между отделните служители на счетоводния отдел.
Рационалното разпределение на труда между служителите на счетоводния апарат означава съставяне на списък на всичкисчетоводни операции, които да се извършват на месец, и установяване на норма за време за извършване на всяка операция от счетоводните служители. За да направите това, разработете план за организация на счетоводството. Планът за организация на счетоводството включва: документация и план за работа; инвентарен план; работен сметкоплан и проект на тяхната кореспонденция; отчетен план; план за техническа регистрация на счетоводството; план за организация на труда и повишаване на квалификацията на счетоводния персонал; план за проверка и одит; организационен план на счетоводния архив. [4]
Рационалната организация на счетоводството е система от елементи и средства за най-оптималното изграждане на счетоводния процес, за да се получи надеждна, навременна и подходяща (полезна) информация за управление на дейността на организацията и наблюдение на ефективността на използването на производствените ресурси. [4]
Основните условия за рационална организация на счетоводството в предприятието [5]:
а) изследване на структурата, характеристиките на технологията и организацията на производството. Проучването на структурата на предприятието, условията на работа на неговите подразделения, дейността на доставчиците осигурява правилната организация на отчитането на бизнес процесите, установяване на връзката на отделните подразделения на предприятието със счетоводството, определяне на процедурата за документиране на бизнес операции и работния процес, регистриране на бизнес транзакции в системата от сметки на синтетично и аналитично счетоводство, методи за изчисляване на себестойността на продукцията, процедурата за обобщаване на счетоводна информация. В същото време се определят техническите средства за получаване на счетоводна информация, използването на компютърни технологии, съставът и квалификацията на счетоводния персонал, както и други специфични условия за водене на отчетност в предприятието.
б) изследване на характера инеобходимото количество информация. В условията на пазарна икономика предприятията и организациите работят самостоятелно, но в условията на конкуренция, когато техните независими действия са ограничени от способността на всеки от тях да влияе върху общите условия за присъствие на стоки на пазара, когато предприятието трябва да стимулира производството на точно тези стоки, които се търсят. За пазарната икономика са характерни такива процеси и явления като конкуренцията, свободното създаване на ценова политика, получена под влияние на разходите, търсенето или тяхната комбинация. В тази връзка е необходимо да се организира такова вътрешноикономическо счетоводство, което, като част от счетоводното (финансово) счетоводство, да изпълнява задачи, свързани с управлението както на предприятието като цяло, така и на вътрешните подразделения, като се започне от етапа на проектиране на нов продукт и се стигне до неговото внедряване.
в) проучване на законови и подзаконови актове по отношение на счетоводството и отчетността. Счетоводството в предприятията и организациите е неразделна част от общата система на националното икономическо счетоводство. Следователно то трябва да се извършва в съответствие с действащите законодателни актове, одобрени от правителството, както и наредбите на Министерството на финансите относно процедурата за организиране на счетоводството в отделни раздели. Например за документалната подкрепа на счетоводните записи, за извършването на касови операции, за процедурата за съставяне на отчети и баланси и т.н. Само в този случай ще се осигури единството на методологията на счетоводството и получаването на отчетна информация, необходима за контрол, анализ и оперативно управление както на отделна икономика, така и на икономиката на страната като цяло.
г) установяване на счетоводни взаимоотношения между счетоводни отдели и оперативно обособени отделипредприятия. Счетоводството, като неразделна част от административния апарат, е тясно свързано с всички производствени звена и служби на предприятието. Получава от тях необходимата за счетоводството и контрола документация и от своя страна им предоставя икономическа информация за резултатите от тяхната работа. Тези взаимоотношения определят счетоводната организация, която може да бъде централизирана или децентрализирана. Използването на централизирана или децентрализирана счетоводна система зависи от специфичните условия на работа на отделните предприятия или асоциации, степента на тяхната оперативна самостоятелност и организационна и териториална отдалеченост.
В предприятия с териториално и организационно обособени подразделения (клонове, филиали и т.н.) се използва децентрализирано счетоводство, при което цялата работа се извършва от счетоводния апарат на тези подразделения. Тук те не само съставят първични документи, но и ги обработват, водят синтетични и аналитични записи на стопанските операции в счетоводната система, съставят баланс, който отразява имущественото състояние на единицата, и други форми на отчетност, които показват изпълнението на поставените пред нея планирани задачи. Отчетността се подава в счетоводния отдел на основното предприятие (асоциации, асоциации, концерни и т.н.). Функциите на счетоводния отдел на основното предприятие в децентрализираното счетоводство са ограничени до проверка и представяне на отчетните показатели на тези звена.
Общоприето е, че счетоводният процес преминава през четири етапа или етапи, представени на фигура 1. [6]
Фигура 1 - Етапи на счетоводния процес
На първия етап се извършва текущо наблюдение, извършва се измерване и регистриране на бизнес транзакции, т.е. документиране на операциите.
На втория етап счетоводната информация, съдържаща се в първичните счетоводни документи, се систематизира и групира, т.е. техническа обработка на първичната информация, нейното систематизиране в съответствие с изискванията на организацията на счетоводството, управлението и текущия контрол. Групирането на счетоводната информация трябва да бъде във форма, подходяща както за целите на вътрешното управление, така и за външни потребители.
На първите два етапа на счетоводния процес се изпълняват контролните функции на счетоводния апарат, които се състоят в предварителен, текущ и последващ контрол върху достоверността на информацията, съдържаща се в документите. Въз основа на периодични инвентаризации се проверява качеството на счетоводните данни за ДМА, материални и други ценности, разчети и задължения.
На третия етап от счетоводния процес се съставят установени форми на счетоводни (финансови) отчети въз основа на счетоводни данни. Производствено-икономическата дейност на предприятието, неговото имущество и финансово състояние за определен период (тримесечие, шест месеца, девет месеца, година) се отразяват в отчетността, която е набор от показатели, дадени в определена система.
На четвъртия етап от счетоводния процес се извършва използването на счетоводна и отчетна информация за анализ на финансовите и икономическите дейности. Анализът се основава на показатели от тримесечни и годишни финансови отчети и въз основа на тези данни се разработват почти всички области на финансовата политика на предприятието. А от резултатите от анализа зависи ефективността на управленските решения.
За изграждането на един счетоводен процес като единна информационна система е необходимо да се базира на следнотоорганизационни принципи [7]:
а) държавно регулиране на общите принципи и правила на организацията, методите и техниките на счетоводството;
б) в счетоводната политика, комбинацията от държавно регулиране при избора на организационни и технически аспекти на прилагането на счетоводната методология с индустриални, технологични и други характеристики на организацията;
в) организиране на въпроси за подобряване на счетоводството, повишаване на квалификацията и НЕ на служителите на счетоводния апарат и на тази основа постоянно увеличаване на ролята на счетоводството в ефективността на информационната система на организацията;
г) усъвършенстване на формите и методите за представяне на информация с цел контрол и анализ при управление на ефективността на възпроизводствените процеси;
д) използването на икономически методи на управление и осигуряване на оптимизиране на изграждането на счетоводния апарат, динамизма на организацията и аналитичността на получаване на счетоводна информация.